Korekty i błędy faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF)

System KSeF pozwala na wystawienie faktury korygującej. Każda faktura ustrukturyzowana może zostać skorygowana poprzez wystawienie w systemie dedykowanej faktury korygującej. Taki dokument musi zawierać numer identyfikacyjny korygowanej faktury pierwotnej oraz własny, unikalny numer i datę wystawienia.

Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, wystawienie faktury korygującej jest obowiązkowe, gdy podatnik stwierdzi pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury. Dotyczy to błędów takich jak niewłaściwa stawka VAT, zła ilość towaru czy błąd w nazwie usługi. KSeF nie zmienia tego podstawowego założenia.

Nabywca traci prawo wystawienia noty korygującej. Wszystkie zmiany faktury wystawionej w KSeF wymagają wystawienia faktury korygującej w KSeF. Fakturę korygującą w KSeF trzeba wystawić do poprawy nawet tych danych, które nie zmieniają wartości podstawy opodatkowania i kwoty podatku. Obejmują one błędy w takich elementach jak:

• data sprzedaży,
• oznaczenia (FP, TP, GTU),
• adnotacja o mechanizmie podzielonej płatności (MPP).

W takiej fakturze korygującej należy wskazać prawidłową treść korygowanych pozycji.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

KSeF upraszcza rozliczenie faktur korygujących in minus, zmniejszając ilość wymaganej dokumentacji do obniżenia podstawy opodatkowania.

Wystawca faktury korygującej dokonuje obniżenia podstawy opodatkowania za okres rozliczeniowy, w którym wystawił fakturę korygującą w KSeF. Eliminuje to dotychczasowy obowiązek, wynikający z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie i spełnienie warunków korekty z nabywcą. Zasada ta pozostanie w mocy jedynie dla transakcji, które nie są fakturowane w KSeF.

Nie, system KSeF nie zmienia dotychczasowych zasad rozliczania faktur korygujących in plus.

Kluczowa dla rozliczenia wciąż pozostaje przyczyna wystawienia takiej faktury. Determinuje ona moment ujęcia korekty w ewidencji podatkowej, tak jak miało to miejsce przed wprowadzeniem obowiązkowego KSeF.

Nie, Krajowy System e-Faktur nie wprowadza limitu na liczbę wystawianych faktur korygujących.

Do jednej faktury sprzedaży można wystawić tyle faktur korygujących, ile jest potrzebnych do skorygowania wszystkich błędów lub zmian w transakcji. System nie przewiduje w tym zakresie żadnych ograniczeń.

Nie można skorygować błędnego NIP nabywcy poprzez wystawienie standardowej faktury korygującej, która zmienia tylko te dane. Wynika to bezpośrednio z uwarunkowań systemowych KSeF. Faktura z błędnym numerem NIP jest automatycznie udostępniana podmiotowi, który się nim posługuje, a nie faktycznemu nabywcy.

Poprawna procedura korygowania tego błędu składa się z 2 kroków:

1. Wystawienie faktury korygującej „do zera” z tym samym, błędnym NIP-em nabywcy. Ten krok anuluje pierwotny, błędny dokument w systemie.
2. Wystawienie nowej, odrębnej faktury pierwotnej z całkowicie poprawnymi danymi nabywcy, w tym z właściwym numerem NIP.

Dopiero wykonanie tych czynności sprawi, że poprawny dokument trafi do podmiotu faktycznie związanego z transakcją. Wymaga to od wystawców faktur szczególnej uwagi przy wprowadzaniu danych, ponieważ proces korekty jest bardziej złożony niż dotychczas.

Sprawdź NIP w białej liście VAT

Terminowe korygowanie błędów jest niezwykle ważne, ponieważ zaniechanie tego obowiązku lub niewystawienie faktury w systemie może wiązać się z dotkliwymi sankcjami finansowymi.

Zgodnie z przepisami, kary za niewystawienie e-faktury w KSeF lub wystawienie jej w sposób niezgodny z wzorem, mogą zostać nałożone od 1 stycznia 2027 r. Wysokość kary jest uzależniona od rodzaju faktury:

• Do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na tej fakturze.
• Do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze – w przypadku faktur bez wykazanego podatku VAT.

Obowiązki i kary w KSeF

Fundamentalna różnica polega na statusie prawnym dokumentu: faktura odrzucona nie istnieje w obiegu prawnym, natomiast faktura przyjęta z błędem jest dokumentem ważnym.

Rozróżnienie tych dwóch sytuacji jest kluczowe dla prawidłowego postępowania.

Faktura odrzucona przez KSeF

System odrzuca fakturę, gdy zawiera ona błędy techniczne lub strukturalne, które uniemożliwiają jej przetworzenie, takie jak nieprawidłowy format pliku XML lub błędna suma kontrolna.

• Status prawny: Taka faktura nie jest uznawana za wystawioną, nie otrzymuje numeru KSeF i nie wchodzi do obiegu prawnego.
• Wymagane działanie: Należy poprawić błąd w pliku źródłowym i wysłać fakturę do KSeF ponownie.

Faktura przyjęta przez KSeF z błędem

W tym przypadku dokument przeszedł walidację techniczną i otrzymał numer KSeF, ale zawiera błąd merytoryczny, na przykład błędną kwotę, datę czy dane nabywcy.

• Status prawny: Taki dokument jest w obiegu prawnym i jest w pełni ważny.
• Wymagane działanie: Jedynym sposobem na naprawienie błędu jest wystawienie faktury korygującej, która zostanie powiązana z dokumentem pierwotnym.