Obowiązkowe korzystanie z KSeF w 2026 dla przedsiębiorców i możliwe kary

Obowiązek korzystania od 1 lutego 2026 roku z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) został wprowadzony nowelizacją ustawy o VAT uchwaloną przez Sejm 5 sierpnia 2025 roku. Nowe przepisy przewidują harmonogram stopniowego wdrażania tego obowiązku.

Regulacje obejmują transakcje między przedsiębiorcami (B2B), nakładając na nich nowe obowiązki. Za niewdrożenie systemu w wyznaczonym czasie ustawa przewiduje dotkliwe sankcje pieniężne. Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie faktury będą musiały być wystawiane za pośrednictwem KSeF. Aby ułatwić przygotowania do nadchodzących zmian, Ministerstwo Finansów już teraz udostępniło bezpłatne, testowe wersje systemu.

Obowiązkowe e-fakturowanie w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zgodnie z przyjętą ustawą, zacznie obowiązywać w następujących terminach:

1. Od 1 lutego 2026 r. – dla dużych przedsiębiorstw, których roczny obrót brutto w 2024 r. przekroczył 200 mln zł.
2. Od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.
3. Od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych firm, których miesięczna sprzedaż brutto nie przekracza 10 tys. zł.

Obecnie, od 1 stycznia 2022 roku, korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Faktury ustrukturyzowane są dopuszczone jako jedna z form dokumentowania sprzedaży, obok dokumentów papierowych czy istniejących faktur elektronicznych.

Ustawa zakłada, że faktury z kas fiskalnych oraz faktury uproszczone w obecnej formie będą mogły być wystawiane do 31 grudnia 2026 roku.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF dotyczy:

• wszystkich czynnych podatników VAT mających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski,
• wszystkich podatników zwolnionych z VAT (podmiotowo lub przedmiotowo), posiadających polski numer NIP.

System KSeF obejmuje transakcje między przedsiębiorcami (B2B). Sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C) nie wymaga korzystania z KSeF. Do systemu włączone zostaną również faktury dokumentujące transakcje takie jak:

• wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT),
• eksport towarów,
• eksport usług.

W przypadku takich transakcji podatnik, oprócz wystawienia e-faktury w KSeF, ma obowiązek dostarczyć ją nabywcy w innej uzgodnionej formie, np. jako plik PDF lub wydruk papierowy. Dokument ten musi być dodatkowo oznaczony specjalnym kodem QR generowanym przez system.

Projekt ustawy przewiduje kary pieniężne w maksymalnej wysokości:

• do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF,
• do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze bez wykazanego podatku.

Kary za nieprzestrzeganie obowiązku stosowania KSeF będą nakładane od 1 stycznia 2027 roku. W okresie przejściowym, od 1 lutego 2026 r. do 31 grudnia 2026 r., podatnik, który w tym czasie nie zastosuje się do przepisów, może podlegać odpowiedzialności karnoskarbowej.

Organ podatkowy będzie wymierzał karę indywidualnie. Przy jej ustalaniu zostaną wzięte pod uwagę okoliczności takie jak waga, stopień i częstotliwość naruszenia prawa. Organ podatkowy ma prawo odstąpić od nałożenia kary, jeżeli obowiązek nie został dopełniony wskutek działania siły wyższej.

Sankcje mogą być nałożone także za błędy w przesyłaniu faktur w trybie awaryjnym, np. za niezgodność z harmonogramem wysyłki po awarii KSeF lub własnego systemu.

Platforma KSeF służy do realizowania trzech głównych czynności: wysyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

System przydziela każdej fakturze unikalny numer identyfikujący oraz weryfikuje jej zgodność ze wzorem. Faktura jest uznawana za wystawioną i doręczoną w momencie nadania jej tego numeru. Dokument ma ustrukturyzowaną formę pliku w formacie XML z określonymi polami obligatoryjnymi.

Jakich faktur nie można wystawić w systemie KSeF?

System KSeF nie obsługuje następujących typów dokumentów:

• Noty korygujące – przewidywana jest ich likwidacja zarówno w KSeF, jak i poza nim.
• Faktury niezgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej – system uniemożliwia wystawienie faktury, jeśli dane nie będą zgodne ze wzorem, na przykład przy braku NIP sprzedawcy.
• Duplikaty faktur – faktury w KSeF są archiwizowane przez 10 lat i nie mogą zaginąć, dlatego wystawianie duplikatów staje się zbędne.
• Faktury proforma – dokument ten nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT, więc nie podlega ewidencji w KSeF.
• Faktury w zamówieniach publicznych – do ich obsługi służy dedykowana Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF).
• Faktury od dostawców zagranicznych – KSeF służy do obsługi sprzedaży krajowej, a nie raportowania faktur zakupowych z zagranicy (np. WNT czy importu usług).
• Faktury konsumenckie (B2C) – dokumenty wystawiane dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są wyłączone z obowiązku.
• Bilety pełniące funkcję faktury – są całkowicie wyłączone z systemu KSeF.
• Faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS – podatnicy korzystający z tych procedur szczególnych są zwolnieni z obowiązku używania KSeF.
• Transakcje polskich podmiotów fakturowane według prawa innego państwa – jeśli transakcja podlega systemowi podatkowemu innego kraju, faktura jest wystawiana zgodnie z tamtejszymi przepisami i nie podlega KSeF.

Jakie obowiązki i wymagania techniczne nakłada na przedsiębiorców wprowadzenie KSeF?

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF nakłada na przedsiębiorców trzy kluczowe wymagania:

• Zapewnić techniczną możliwość integracji z systemem, na przykład poprzez odpowiednie oprogramowanie księgowe lub dedykowane aplikacje.
• Uwierzytelnić dostęp do systemu przy użyciu jednej z dostępnych metod, takich jak profil zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny lub certyfikat (wcześniej: token).
• Dostosować wewnętrzne procesy księgowe oraz systemy fakturowania do standardu faktury ustrukturyzowanej.

Aby korzystać z KSeF, przedsiębiorca musi dysponować odpowiednim oprogramowaniem i systemem autoryzacji.

• Oprogramowanie: Możliwe jest korzystanie z bezpłatnych narzędzi oferowanych przez Ministerstwo Finansów (np. Aplikacja Podatnika KSeF) lub zintegrowanie z systemem KSeF własnego oprogramowania (np. systemy ERP).
• Metody autoryzacji:
  
  • Kwalifikowany podpis elektroniczny – najbezpieczniejsza forma, równoważna z podpisem odręcznym.
  • Profil Zaufany – bezpłatna metoda dostępna dla osób fizycznych i jednoosobowych działalności gospodarczych.
  • Certyfikat KSeF - jest rodzajem elektronicznego poświadczenia tożsamości posiadacza. Docelowo certyfikaty zastąpią tokeny.
  • Token autoryzacyjny – unikalny ciąg znaków generowany w KSeF, umożliwiający automatyczną komunikację system-system (np. oprogramowania księgowego z KSeF). Token zostaną zastąpione przez certyfikaty.
  • Zawiadomienie ZAW-FA – formularz służący do upoważnienia osób fizycznych do działania w imieniu podmiotu, jeśli ten nie dysponuje kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Jakie korzyści system KSeF przynosi przedsiębiorcom?

• Szybszy zwrot VAT: Z 60 do 40 dni dla faktur rozliczanych w systemie KSeF.
• Brak konieczności wysyłania JPK_FA.
• Łatwiejsze archiwizowanie faktur – system przechowuje je przez 10 lat.
• Automatyzacja procesów księgowych i niższe koszty.

Jakie wyzwania stwarza system KSeF dla przedsiębiorców?

• Konieczność dostosowania lub zakupu nowego oprogramowania.
• Ryzyko awarii systemu – zarówno KSeF, jak i systemów własnych. W przypadku awarii KSeF, faktury offline muszą zostać wysłane do KSeF w ciągu 7 dni roboczych. W przypadku awarii po stronie podatnika bądź planowanej niedostępności KSeF - fakturę offline trzeba dosłać w następnym dniu roboczym.
• Brak stabilności technicznej – z powodu audytu, który wykrył błędy w pierwotnej architekturze, cały system jest budowany od nowa, co opóźnia publikację finalnych specyfikacji.

Jak przygotować się na wejście KSeF?

Aby się przygotować na wejście KSeF, przedsiębiorcy mogą już teraz skorzystać z darmowych, testowych wersji systemu udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, które pozwalają zapoznać się z jego działaniem bez żadnych skutków prawnych. Inną możliwością jest dobrowolne, wcześniejsze wdrożenie KSeF - można zacząć go używać już teraz, np. tylko do odbierania faktur zakupowych lub, za zgodą kontrahenta, do wystawiania wszystkich faktur.