Obowiązkowe korzystanie z KSeF

Od 01 stycznia 2022 roku mamy możliwość wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych wystawianych na podstawie wzoru, przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur (w skrócie: KSeF).

Obecnie korzystanie z tej formy fakturowania jest dobrowolne. E-faktura dopuszczona jest, jako jedna z form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Jednak jest to okres przejściowy. Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT oraz innych ustaw, obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wejdzie od 1 lutego 2026 roku dla czynnych podatników VAT, u których wartość sprzedaży wraz z podatkiem VAT przekroczyła w 2024 r. limit 200 mln zł.

Natomiast dla tych podatników, u których limit 200 mln zł sprzedaży nie został przekroczony oraz dla tych podmiotów, które są zwolnione podmiotowo oraz przedmiotowo z rozliczeń podatku VAT obowiązek korzystania z KSeF rozpocznie się 1 kwietnia 2026 roku. Jedynie mali podatnicy, u których comiesięczna wartość sprzedaży wraz z podatkiem VAT do końca 2026 r. nie będzie przekraczać 10 tys. zł, mogą liczyć na zwolnienie z obowiązku wystawiania e-faktur przy pomocy KSeF aż do 1 stycznia 2027 r.

Ustawa zakłada również że faktury z kas fiskalnych i faktury uproszczone w obecnej formie będą mogły być wystawiane do 31 grudnia 2026 roku.

Co ważne, system KSeF obowiązywać będzie w obrocie między przedsiębiorcami tzw. B2B. W przypadku sprzedaży dla konsumentów (B2C) nie ma konieczności korzystania z KSeF.

KSeF mają zostać objęte również faktury dokumentujące WDT, eksport towarów, eksport usług lub dostawę opodatkowaną poza terytorium kraju. Wówczas podatnik zobowiązany będzie udostępnić nabywcy fakturę również w inny sposób z nim uzgodniony (tj. poza KSeF). Podatnik będzie e-fakturę wystawioną w KSeF zapisywał i wysyłał kontrahentowi w postaci PDF lub w formie papierowej. Przy czym konieczne będzie oznaczenie tej faktury dedykowanym kodem QR.

Platforma ta służy do wysyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. W momencie wprowadzenia do niego danych niezbędnych do wystawienia faktury będzie on przydzielał dokumentowi unikalny numer identyfikujący oraz weryfikował poprawność danych zawartych w takiej fakturze ze wzorem faktury ustrukturyzowanej.

Faktura natomiast będzie uznawana za wystawioną i doręczoną w dniu nadania jej przez system numeru identyfikacyjnego. Wystawiony w KSeF dokument ma formę ustrukturyzowaną, z określonymi polami obligatoryjnymi w formacie pliku xml.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, wszystkie faktury dokumentujące sprzedaż na terytorium kraju, wystawiane zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi mają docelowo podlegać tym wymogom.

System KSeF jest kompleksowym rozwiązaniem obsługującym wiele typów faktur i umożliwiającym rozliczanie miedzy różnymi podmiotami. Trzeba jednak pamiętać, że nie wszystkie rodzaje faktur będziemy mogli wystawić poprzez system KSeF.

Dokumenty związane ze sprzedażą podlegające wyłączeniu z KSeF to:

• noty korygujące - przewidywana jest likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF
• faktury niezgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej - brak zgodności wprowadzanych danych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej nie pozwoli na wystawienie faktury w systemie KSeF np. wystawienie faktury bez NIP sprzedawcy.
• duplikat faktury - do faktur, które są wystawione w systemie KSeF nie ma konieczności wystawienia duplikatu, gdyż nie ma możliwości aby taka faktura zaginęła, faktury w KSeF są archiwizowane przez okres 10 lat.
• faktura proforma - faktura proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT, zatem wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF.
• faktura ustrukturyzowana w zamówieniach publicznych - do przekazywania faktur i innych ustrukturyzowanych dokumentów między wykonawcami zamówień publicznych a instytucjami zamawiającymi służy platforma Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF)
• faktura od zagranicznego dostawcy - Ministerstwo Finansów wskazuje, że zadaniem KSeF nie jest raportowanie faktur od dostawców zagranicznych, a sprzedaż dokonywana w kraju, zatem otrzymanie faktury dokumentującej WNT czy import nie musi być odnotowywane w KSeF.
• transakcje polskich podmiotów fakturowane według przepisów innego państwa - jeśli polski podmiot dokonuje transakcji w innym kraju i ta transakcja podlega pod tamtejszy system podatkowy, wówczas faktura dokumentująca daną sprzedaż powinna być wystawiona zgodnie z tamtejszym prawem podatkowym, a co z tym związane nie podlega KSeF.
• faktury konsumenckie (B2C) - faktury wystawiane dla finalnych konsumentów (B2C) nie muszą być wystawiane w KSeF.
• bilety spełniające funkcję faktury - bilety takie będą całkowicie wyłączone ze stosowania KSeF.
• faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS - podatnicy korzystający ze szczególnych procedur OSS i IOSS są wyłączeni z korzystania z KSeF.

Dobrowolny Krajowy System e-Faktur już funkcjonuje, jednak Ministerstwo Finansów przewiduje, że obowiązkowy Krajowy Systemem e-faktur (KSeF) ma wejść w życie 1 lutego 2026 r. dla dużych czynnych podatników VAT, natomiast dla pozostałych czynnych podatników VAT oraz podatników zwolnionych podmiotowo i wykonujących wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo zostanie wprowadzony od 1 kwietnia 2026 r.

Zgodnie z projektem ustawy przygotowanym przez Ministerstwo Finansów kary za nieprzestrzeganie obowiązku stosowania systemu KSeF przy fakturowaniu będą stosowane od 1 stycznia 2027 roku. Natomiast podatnik za niestosowanie się do przepisów dotyczących KSeF w okresie od 1 lutego 2026 roku do 31 grudnia 2026 roku powinien pamiętać o ewentualnych karach z tytułu odpowiedzialności karnoskarbowej.

Według założeń projektowych kary mogą wynieść do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną wynoszącą do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur. Trzeba jednak pamiętać, że nie są to stałe kwoty, a będą one wymierzane indywidualnie przez urząd skarbowy z uwzględnieniem maksymalnych wartości.

Jeśli nie dopełniono obowiązku wskutek działania siły wyższej, organ podatkowy będzie miał prawo odstąpić od nałożenia kary. Do nakładania kar będą stosowane przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego. Przez co przy wymierzaniu kary za niekorzystanie z KSeF zostaną wzięte pod uwagę wszystkie okoliczności tj. waga, okoliczności i stopień naruszenia prawa, częstotliwość niedopełniania w przeszłości obowiązku, to czy wcześniej podatnik był karany za podobny czyn.