Płatności w KSeF: nowe obowiązki i zasady dla firm

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) rewolucjonizuje procesy płatności, wprowadzając fundamentalną zmianę – obowiązek umieszczania unikalnego numeru identyfikacyjnego faktury w tytule przelewu. Ta nowa zasada, oparta na konkretnych przepisach prawnych, posiada precyzyjnie określone, choć odroczone, terminy wdrożenia.

W praktyce oznacza to konieczność stosowania 35-znakowego numeru KSeF przy płatności za pojedynczy dokument lub specjalnego identyfikatora zbiorczego w przypadku regulowania wielu faktur jednym przelewem.

Ustawodawca przewidział jednak wyjątki – m.in. w sytuacjach awarii systemu czy dokonywania płatności przed otrzymaniem faktury ustrukturyzowanej. Choć obecnie pomyłka w numerze nie wiąże się z sankcjami finansowymi, może powodować komplikacje w rozliczeniach.

Cała zmiana niesie ze sobą zarówno wyzwania (integracja systemów informatycznych), jak i korzyści (automatyzacja księgowości, bezpieczeństwo obrotu, transparentność rozliczeń).

Nowe zasady opisuje art. 108g ustawy o VAT. Najważniejsze daty:

• 1 lutego 2026 r. – formalne wejście w życie przepisu.
• 1 stycznia 2027 r. – faktyczny start obowiązywania nowych zasad dotyczących płatności.

Odroczenie obejmuje wszystkie płatności za faktury podlegające obowiązkowemu KSeF. Zrezygnowano z pierwotnego planu wdrażania etapami.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Tak, przepisy przewidują dwa główne scenariusze, w których obowiązek podawania numeru KSeF nie ma zastosowania:

1. Awaria systemu KSeF
   Nie trzeba podawać numeru KSeF, jeśli płatność dotyczy faktury wystawionej w trybie awaryjnym. Dzieje się tak, gdy system jest niedostępny, a informacja o tym została oficjalnie ogłoszona w komunikatach (o których mowa w art. 106ne ust. 1 i 3 ustawy o VAT).
2. Płatność przed wystawieniem faktury w KSeF
   Obowiązek nie dotyczy również płatności dokonywanych przed otrzymaniem faktury ustrukturyzowanej z KSeF. Obejmuje to sytuacje takie jak:
   
   • płatności na podstawie dokumentów innych niż faktura VAT (np. faktur proforma, zamówień czy wezwań do zapłaty),
   • płatności kartą płatniczą,
   • płatności za pośrednictwem operatorów płatności elektronicznych.

Na ten moment przepisy nie przewidują bezpośrednich sankcji finansowych za pomyłkę przy wpisywaniu numeru KSeF w tytule przelewu. Należy jednak zachować staranność, ponieważ błędny lub brakujący numer może powodować praktyczne trudności w automatycznym księgowaniu płatności po stronie odbiorcy i wymagać dodatkowych, czasochłonnych wyjaśnień.

Wdrożenie KSeF w obszarze płatności to nie tylko nowy obowiązek, ale także szansa na modernizację procesów:

Wyzwania:

• Integracja systemów: Konieczność dostosowania programów finansowo-księgowych i systemów ERP do komunikacji z KSeF, co wiąże się z kosztami i pracami deweloperskimi.
• Zarządzanie zmianą: Firmy muszą przygotować się na zmiany w codziennych procedurach (np. weryfikacji przelewów w dziale księgowości) i przeszkolić pracowników.
• Ryzyko kar: Chociaż brak sankcji za błąd w tytule, to niestosowanie samego systemu KSeF po jego wejściu w życie będzie groziło wysokimi karami administracyjnymi.

Korzyści:

• Automatyzacja: KSeF umożliwia automatyzację obiegu faktur i ich powiązanie z płatnościami. Prowadzi to do szybszych rozliczeń i mniejszej liczby błędów ludzkich.
• Bezpieczeństwo: Faktury w KSeF są weryfikowane, co zmniejsza ryzyko otrzymania fałszywych lub zduplikowanych dokumentów.
• Zwiększona transparentność: Jednoznaczny identyfikator ułatwia urzędom skarbowym monitorowanie obiegu dokumentów i przepływu środków.
• Usprawnienie windykacji: Dostęp do danych w czasie rzeczywistym może w przyszłości usprawnić procesy windykacyjne.