Faktura na osobę fizyczną – obowiązki, elementy, wystawianie, korekty i rodzaje

Faktury VAT służą przede wszystkim dokumentowaniu transakcji między przedsiębiorcami, a ich wystawianie jest wówczas obowiązkowe. Transakcje z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej (konsumentami) co do zasady są dokumentowane paragonem z kasy fiskalnej. Jednak na zgłoszone w ustawowym terminie żądanie takiego nabywcy przedsiębiorca ma obowiązek wystawić mu fakturę. Od faktury B2B faktura dla konsumenta różni się jedynie brakiem obowiązku umieszczania na dokumencie numeru NIP nabywcy. Obowiązują też identyczne zasady korygowania stwierdzonych w dokumencie błędów. W szczególnych przypadkach zamiast standardowej faktury VAT osobie fizycznej wystawia się fakturę zaliczkową, fakturę końcową bądź fakturę pro forma.

Faktura na osobę fizyczną to oficjalny dokument sprzedaży wystawiany przez przedsiębiorcę (sprzedawcę) dla nabywcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej Jest to standardowy dokument księgowy, który potwierdza dokonanie transakcji sprzedaży towarów lub usług. Na fakturze muszą znaleźć się dane sprzedawcy, dane nabywcy oraz informacje o przedmiocie transakcji. Cechą szczególną tego dokumentu jest nieumieszczanie na nim NIP (Numeru Identyfikacji Podatkowej) nabywcy, ponieważ osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej zazwyczaj go nie posiadają lub nie jest on wymagany w kontekście danej transakcji. Obowiązkowe jest natomiast umieszczenie na fakturze numeru NIP sprzedawcy.

W obecnym stanie prawnym (rok 2025) faktury wystawiane w formie papierowej są równoważne fakturom elektronicznym i moga być stosowanie zamiennie w obiegu gospodarczym. Jednak już wkrótce podstawową formą dokumentowania transakcji będzie wystawienie faktury ustrukturyzowanej z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur. Jeśli rządowe plany wejdą w życie, duzi podatnicy (a więc tacy, którzy w poprzednim roku przekroczyli którzy w poprzednim roku przekroczyli 200 mln złotych obrotów) będą zobowiązani do fakturowania w KSeF od 1 lutego 2026 r. Mniejszych wystawców faktur ten obowiązek obejmie od 1 kwietnia 2026 r. W KSeF obowiązkowo będą musiały być wystawiane faktury B2B, natomiast wystawianie faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej będzie możliwe i w KSeF, i poza tym systemem.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę z aplikacją firmly
Z aplikacją firmly, możesz szybko i łatwo wystawić oraz wysłać darmową e-fakturę VAT. To idealne oprogramowanie do przygotowywania różnego rodzaju faktur, w tym ustrukturyzowanych. Nasz intuicyjny interfejs ułatwia ich wystawianie, a funkcja automatycznych płatności Autopay dodatkowo upraszcza proces otrzymywania pieniędzy. Niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz, nasza aplikacja mobilna umożliwia ci dostęp do pełnej funkcjonalności wystawiania faktur w firmly.
Wystawiaj darmowe e-faktury VAT w firmly »

Przepis art. 106b ust 1 ustawy o VAT określa katalog czynności, które sprzedawca jest zobowiązany udokumentować fakturą. Katalog ten nie zawiera sprzedaży towarów ani usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Obowiązek wystawienia faktury osobie fizycznej pojawia się dopiero wtedy, gdy nabywca towarów bądź usług zgłosi takie żądanie w wymaganym terminie. Wynika to z treści art 106b ust 3 ustawy o VAT.

Żądanie nabywcy jako kluczowy warunek wystawienia

Przedsiębiorca jest zobowiązany wystawić osobie fizycznej fakturę jedynie na jej żądanie, o ile zostanie ono zgłoszone w terminie przewidzianym w ustawie. Równocześnie przepis art. 106b ustawy o VAT, który nakazuje wystawić fakturę konsumentowi na jego żądanie, nie zabrania przedsiębiorcom wystawiania takich dokumentów w innych sytuacjach. Potwierdza to na przykład indywidualna interpretacja 0114-KDIP1-3.4012.420.2023.1.JG z 29 sierpnia 2023 r. Wystawienie konsumentowi faktury VAT nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku zaewidencjonowania transakcji na kasie rejestrującej (chyba że jest z tego obowiązku zwolniony na podstawie innych przepisów). W takiej sytuacji do kopii faktury pozostającej u sprzedawcy należy podpiąć oryginał paragonu z kasy rejestrującej - nie należy go natomiast wydawać kupującemu.

Terminy zgłoszenia żądania przez nabywcę

Zgodnie z treścią przepisu art 106b ust. 3 ustawy o VAT przedsiębiorca jest zobowiązany wystawić osobie fizycznej fakturę, o ile takie żądanie zostanie mu zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Jeśli żądanie zostanie zgłoszone po tym terminie, sprzedawca nadal może wystawić konsumentowi fakturę, jednak nie ma już takiego obowiązku.

Terminy wystawienia faktury przez sprzedawcę

Terminy, w jakich przedsiębiorca jest zobowiązany wystawić fakturę na żądanie osoby fizycznej, reguluje art. 106i ust. 6 ustawy o VAT. Zgodnie z jego treścią taki dokument musi być wystawiony:

• nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, otrzymano całość lub część zapłaty, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty lub
• w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub usługę albo otrzymano całość lub część zapłaty.

Faktura do paragonu – najczęstszy scenariusz

Sprzedaż na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej najczęściej dokumentowana jest paragonem z kasy fiskalnej (wyjątki od obowiązku ewidencjonowania transakcji z użyciem kasy fiskalnej zostały wskazane w rozporządzeniu MF w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących). Jeżeli następnie nabywca zgłosi żądanie otrzymania faktury, dokument ten sporządza się na podstawie paragonu. Paragon ten jest następnie zatrzymywany przez sprzedawcę i wraz z egzemplarzem faktury pozostaje w jego dokumentacji księgowej. Gdy natomiast nabywca nie posiada paragonu, bo np. go zgubił, może dowodzić faktu, że zakupił towar lub usługę na podstawie innych dokumentów. Zgodnie z interpretacją interpretacją Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach IBPP3/4512-982/15/JP z 6 kwietnia 2016, nie stoi to w sprzeczności z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.

Od 1 stycznia 2020 do paragonu, na którym nie został wskazany NIP nabywcy, może być wystawiona wyłącznie faktura dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (a więc bez NIP nabywcy). W wyroku z 11 października 2023 r. (sygn. I SA/Bk 264/23) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku wskazał, że obowiązujące przepisy nie dopuszczają sytuacji, w której towar lub usługa nabyte na potrzeby osobiste lub prywatne mogłyby z czasem przekształcić się w zakupy służące działalności gospodarczej.

Faktura wystawiona dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej musi zawierać wskazane w ustawie o VAT obowiązkowe elementy, aby była zgodna z wymogami ustawy o VAT i stanowiła prawidłowy dokument księgowy.

Dane sprzedawcy – zawsze kompletne

Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy, na fakturze powinny się znaleźć między innymi:

• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika oraz adres,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

Jeśli wystawcą faktury jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, która wskazała w CEIDG główne miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, to na fakturze powinien zostać podany właśnie ten adres. Na dokumencie musi się też obowiązkowo znaleźć NIP sprzedawcy - niezależnie od tego, czy nabywcą towarów bądź usług jest podatnik VAT czy konsument.

Dane nabywcy – kluczowe informacje identyfikacyjne

Na fakturze wystawionej dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej muszą się znaleźć podstawowe dane identyfikujące tę osobę, a więc jej imię i nazwisko oraz adres. Na takim dokumencie nie umieszcza się numeru NIP nabywcy, nawet jeśli ten go posiada. Nie ma również potrzeby umieszczania na fakturze dla konsumenta jego numeru PESEL.

Dane dotyczące transakcji

Na fakturze dla osoby fizycznej muszą się także znaleźć dane identyfikujące samą fakturę oraz opisujące przedmiot transakcji, takie jak:

• data wystawienia faktury,
• kolejny numer faktury, zgodny ze stosowanymi przez wystawcę zasadami numeracji,
• data dokonania/zakończenia dostawy towarów/wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, jeżeli ta data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
• miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
• kwoty opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartość sprzedaży netto (wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku),
• stawka podatku,
• suma wartości sprzedaży netto w podziale na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto w podziale na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwota należności ogółem.

Oznaczenia specjalne – kody GTU

Od 1 października 2020 roku podatnicy VAT sprzedający towary lub usługi ze wskazanych kategorii są zobowiązani do oznaczania takich transakcji kodami GTU (kodami grup towarowo-usługowych). Ten obowiązek dotyczy na przykład sprzedaży napojów alkoholowych (kod GTU_01), wyrobów tytoniowych i płynów do papierosów elektronicznych (kod GTU_04) czy pojazdów i części samochodowych (kod GTU_07). Kod nie musi być jednak umieszczany na samej fakturze (ani w wersji papierowej, ani elektronicznej), a jedynie w strukturze dokumentu JPK_VAT.

W praktyce gospodarczej faktury, także te dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, najczęściej wystawiane są z wykorzystaniem programu księgowego, który podpowiada kolejne czynności, na przykład:

• wybór opcji "osoba fizyczna" lub pominięcie NIP,
• wprowadzanie danych nabywcy,
• wprowadzanie danych transakcji,
• generowanie numeru faktury i dat.

Zgodnie z prawem jest też wystawienie faktury odręcznie, jednak przedsiębiorcy coraz rzadziej korzystają z tej możliwości.

Jeżeli faktura jest wystawiana do paragonu z kasy fiskalnej dokumentującego sprzedaż, numeru tego paragonu nie umieszcza się na fakturze, natomiast sam paragon dołącza się do egzemplarza faktury pozostającego u sprzedawcy. Jeżeli sprzedawca jest zwolniony z obowiązku posiadania i stosowania kasy fiskalnej, nie zwalnia go to z obowiązku wystawienia faktury na żądanie osoby fizycznej na podstawie innego dowodu potwierdzającego dokonanie transakcji i dokumentującego zapłatę.

Faktura elektroniczna dla osoby fizycznej

Zgodnie z definicją zawartą w ustawie o VAT, przez fakturę elektroniczną należy rozumieć fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. W aktualnie obowiązującym stanie prawnym faktury elektroniczne są równoważne fakturom papierowym, jednak ich stosowanie wymaga akceptacji odbiorcy. Przepisy nie określają formy, w jakiej zgoda na otrzymywanie faktur elektronicznych ma być wyrażona - może więc np. wynikać z zawartej umowy bądź z zaakceptowanego przez nabywcę regulaminu sprzedaży. Przyjmuje się też, że zgoda może być wyrażona w sposób dorozumiany, poprzez opłacenie faktury z odroczonym terminem płatności przesłanej w formie elektronicznej.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę z aplikacją firmly
Z aplikacją firmly, możesz szybko i łatwo wystawić oraz wysłać darmową e-fakturę VAT. To idealne oprogramowanie do przygotowywania różnego rodzaju faktur, w tym ustrukturyzowanych. Nasz intuicyjny interfejs ułatwia ich wystawianie, a funkcja automatycznych płatności Autopay dodatkowo upraszcza proces otrzymywania pieniędzy. Niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz, nasza aplikacja mobilna umożliwia ci dostęp do pełnej funkcjonalności wystawiania faktur w firmly.
Wystawiaj darmowe e-faktury VAT w firmly »

Przedsiębiorca wystawiający fakturę, która nie dokumentuje poprawnie przeprowadzonej transakcji gospodarczej, musi liczyć się z konsekwencjami podatkowymi (jest wtedy zobowiązany do zapłaty wykazanego na fakturze podatku), karnoskarbowymi (za wystawienie faktury w sposób wadliwy grozi mu kara grzywny, a za wystawienie w sposób nierzetelny - kara grzywny, kara pozbawienia wolności lub obie te kary łącznie). Za niektóre czyny związane z wystawianiem faktur grozi też odpowiedzialność karna. Nie dotyczy to jednak osób, które błąd popełnią przypadkowo - a to właśnie do takich pomyłek dochodzi najczęściej.

Dla nabywcy, który jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, błąd na fakturze nie będzie miał aż tak poważnych konsekwencji. Może utrudniać utrudniać mu skorzystanie z przysługujących nabywcy praw (reklamacja, gwarancja, zwrot towaru) czy udokumentowanie faktu poniesienia wydatków objętych ulgą podatkową (np. ulgą rehabilitacyjną, ulgą mieszkaniową).

Niezależnie od tego, czy odbiorcą faktury jest przedsiębiorca, czy osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, wystawioną już fakturę należy skorygować, gdy w jej treści pojawią się błędy lub gdy zmienią się warunki transakcji. Niektóre formalne błędy dokumentu może naprawić nabywca, wystawiając notę korygującą. Wreszcie w ściśle określonych przypadkach możliwe jest anulowanie wystawionej już faktury.

Faktura korygująca – kiedy i jak wystawić?

Fakturę korygującą wystawia się, gdy:
faktura pierwotna została wystawiona z błędem lub bez adnotacji “mechanizm podzielonej płatności”, mimo że była ona obowiązkowa,
po wystawieniu faktury pierwotnej zmieniły się warunki transakcji - a więc na przykład sprzedawca udzielił nabywcy dodatkowego rabatu albo nabywca zwrócił sprzedawcy część lub całość towarów.

Przepisy nie określają terminu wystawienia faktury korygującej. Taki dokument należy sporządzić za każdym razem, gdy stwierdzony zostanie błąd na fakturze pierwotnej lub zmienią się warunki transakcji. Fakturę korygującą zawsze wystawia przedsiębiorca, który wystawił fakturę pierwotną.

Zgodnie z treścią art. 106j ust. 2 i 2a, faktura korygująca powinna zawierać:

• numer kolejny oraz datę jej wystawienia, a gdy faktura pierwotna została wystawiona w KSeF - także jej numer identyfikujący w KSeF,
• podstawowe dane z korygowanej faktury: datę wystawienia, numer faktury, oznaczenie stron transakcji, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą,
• jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej,
• jeżeli korygowane są inne pozycje - prawidłową treść korygowanych pozycji.

Faktura korygująca dodatkowo może zawierać:

• wyrazy "faktura korygująca” albo "korekta",
• przyczynę korekty.

Przedsiębiorca wystawiający fakturę korygującą nie musi mieć formalnego potwierdzenia jej odbioru przez nabywcę, jednak w przypadku faktur obniżających podstawę opodatkowania powinien dysponować dokumentacją, z której wynika, że nowe warunki zostały uzgodnione z nabywcą.

Nota korygująca – czy ma zastosowanie?

Zgodnie z treścią art. 106k ustawy o VAT nabywca towarów bądź usług ma prawo do wystawienia noty korygującej, którą poprawi formalne błędy na fakturze, takie jak np. błąd w dacie wystawienia dokumentu, w danych nabywcy, w nazwie towaru lub usługi. Nota korygująca wymaga akceptacji ze strony wystawcy faktury.

Notą korygującą nie można natomiast poprawiać danych wskazanych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 ustawy o VAT, a więc:

• miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów ani zakresu wykonanych usług,
• ceny jednostkowej netto,
• kwot opustów lub obniżek cen nieuwzględnionych w cenie jednostkowej netto,
• wartości sprzedaży netto,
• stawki podatku,
• sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatku,
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatku,
• kwoty należności ogółem.

Przepisy nie zabraniają osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej wystawiania not korygujących, ale w praktyce nie jest to stosowane.

Anulowanie faktury – kiedy jest możliwe?

Anulowanie faktury jest możliwe tylko w szczególnych sytuacjach, gdy łącznie spełnione są dwa warunki:

• transakcja nie doszła do skutku (nie doszło jeszcze do dostawy towaru bądź wykonania usługi),
• faktura VAT nie trafiła do obrotu prawnego, a więc wystawca nadal posiada oba egzemplarze dokumentu.
• Z interpretacji podatkowych i orzeczeń sądów wynika, że fakturę można anulować np. w sytuacji, gdy:
• przedsiębiorca wystawił fakturę, ale klient zrezygnował z zakupu i faktura nie została wysłana do klienta,
• przedsiębiorca wysłał zamówiony towar do klienta wraz fakturą, klient jednak przesyłki nie odebrał i wróciła ona do firmy z fakturą,
• przedsiębiorca wysłał towar i fakturę do kontrahenta, ale przesyłka uległa zniszczeniu lub została zgubiona i nie dotarła do adresata ani nie wróciła do nadawcy.

Faktury nie można natomiast anulować np. wtedy, gdy:

• klient odstąpił od umowy i zwrócił towar,
• faktura została wysłana do nabywcy w formie elektronicznej.

W takich sytuacjach prawidłowym postępowaniem będzie wystawienie faktury korygującej.

Aby poprawnie anulować fakturę, należy przekreślić oba egzemplarze dokumentu i dołączyć do faktury opis przyczyny anulowania opatrzony datą i podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktur.

Nie w każdym przypadku, gdy osoba fizyczna żąda udokumentowania transakcji fakturą, właściwym dokumentem będzie standardowa faktura VAT. W praktyce biznesowej występują też sytuacje, w których konieczne jest wygenerowanie innych dokumentów, takich jak faktura zaliczkowa czy faktura końcowa. Niekiedy też pojawia się faktura pro forma, która, mimo wizualnego podobieństwa do faktury VAT, pełni zupełnie inną rolę. Wymienione poniżej rodzaje faktur mogą mieć zastosowanie w relacjach z osobami fizycznymi.

Faktura zaliczkowa

Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej w sytuacji, gdy sprzedawca otrzymał całość lub część zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, wynika z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT. Od tej zasady przewidziano jednak wyjątki, a jeden z nich dotyczy sytuacji, gdy nabywcą towaru lub usługi jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. Czynny podatnik VAT ma obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej konsumentowi dopiero wtedy, gdy nabywca zgłosi takie żądanie w przewidzianym w ustawie terminie.

Faktura końcowa

Faktura końcowa służy ostatecznemu rozliczeniu transakcji, do której wcześniej były wystawiane faktury zaliczkowe (jedna bądź więcej). Wystawia się ją na tę część wartości transakcji, która nie została wykazana na fakturze zaliczkowej bądź fakturach zaliczkowych. Wartość faktury końcowej pomniejsza się o wartość otrzymanych zaliczek, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanych w fakturach zaliczkowych. Jeżeli nabywcą towaru lub usługi jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, obowiązuje ogólna zasada, że sprzedawca jest zobowiązany wystawić taki dokument dopiero na żądanie nabywcy.

Faktura pro forma

Faktura pro forma (spotyka się też łączną pisownię proforma) to dokument w formie papierowej bądź elektronicznej, który zwykle wizualnie przypomina fakturę, jednak w rozumieniu przepisów fakturą nie jest. Potwierdza to np. indywidualna interpretacja 0113-KDIPT1-3.4012.807.2023.1.OS z 14 lutego 2024 r. Dyrektor KIS wyjaśnił w niej, że oznaczenia dokumentu wyrazami pro forma powoduje, iż nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. Proforma jest dokumentem służącym jedynie przedstawieniu oferty handlowej lub doprecyzowaniu jej warunków i jest jedynie zapowiedzią właściwej faktury.