Zakup okularów lub soczewek pod kątem podatkowym

W jakich warunkach wydatek poniesiony na zakupu okularów może zostać uznany za koszt uzyskania przychodów? Czym różni się w tym zakresie sytuacja przedsiębiorcy kupującego okulary dla siebie od sytuacji pracodawcy refundującego taki koszt pracownikowi? Czy szkła kontaktowe traktowane są na równi z okularami? Czy refundacja kosztu okularów na rzecz pracownika zwolniona jest z PIT i czy wywołuje jakiekolwiek skutki na gruncie VAT? Analiza tych zagadnień wymaga sięgnięcia do przepisów prawa oraz indywidualnych interpretacji podatkowych wydawanych w konkretnych stanach faktycznych.

Na gruncie ustawy o PIT koszt uzyskania przychodu rozumiany jest jako koszt poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Udokumentowany koszt podatkowy musi zatem pozostawać w bezpośrednim albo co najmniej pośrednim związku przyczynowym z osiąganiem przychodów bądź zachowywaniem źródła przychodów (ewentualnie jego zabezpieczaniem). Jednocześnie koszt taki - dla uwzględnienia go jako czynnika zmniejszającego podatek dochodowy - nie może podlegać wyłączeniu ustawowemu. W przypadku wydatków na zakup okularów czy soczewek kontaktowych żadne takie wyraźne wyłączenie nie zostało ustanowione, co jednak nie zwalnia podatnika z obowiązku udowodnienia, że dany koszt pozostaje w związku przyczynowym z uzyskiwaniem przychodów. Dodatkowo organy podatkowe stoją na stanowisku, że koszt podatkowy musi być faktycznie i definitywnie poniesiony przez podatnika oraz pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Właśnie na tym gruncie diametralnie zróżnicowana jest sytuacja przedsiębiorcy kupującego okulary czy soczewki dla siebie od sytuacji pracodawcy refundującego taki koszt pracownikowi. Organy podatkowe powszechnie przyjmują bowiem, że okulary korekcyjne nabyte przez przedsiębiorcę stanowią jego wydatek osobisty, gdyż jako koszt poniesiony na ochronę zdrowia dotyczą również kontekstu niezwiązanego z wykonywaniem przez niego działalności gospodarczej. Z kolei pracodawca refundujący pracownikowi koszt zakupu okularów korekcyjnych może zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodów, gdy zapewnienie takich okularów jest jego obowiązkiem na gruncie prawa pracy.

Przenieś swoje biuro rachunkowe na wyższy poziom z aplikacją fillup k24
Efektywnie komunikuj się z Klientami, sprawnie zarządzaj dokumentami księgowymi i eksportuj efekty pracy do programów księgowych. Dzięki fillup k24, Twoje biuro stanie się bardziej zorganizowane, a obsługa klientów jeszcze sprawniejsza.
Nie zwlekaj, zaproś klientów do współpracy już dziś »

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w Kodeksie pracy wydany został szereg rozporządzeń określających ogólnie obowiązujące przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczące prac wykonywanych w różnych gałęziach pracy. Jednym z nich jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Zmiana tego rozporządzenia, która weszła w życie 17 listopada 2023 r., rozszerzyła uprawnienie pracownika do żądania refundacji nie tylko kosztu okularów korekcyjnych, ale na równi także szkieł kontaktowych korygujących wzrok - o ile tylko konieczność ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego wynikać będzie z zaświadczenia lekarskiego wydanego w wyniku badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach wynikającej z przepisów prawa pracy obowiązkowej profilaktycznej opieki zdrowotnej. Warto pamiętać, że na gruncie wskazanego rozporządzenia za pracownika uznaje się każdą osobę zatrudnioną przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę, użytkującą w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Wraz z dynamicznym rozwojem technologii obok wymienionych w rozporządzeniu monitorów ekranowych narzędziami pracy wyposażonymi w ekrany stały się również laptopy, tablety i smartfony. Interpretując zatem przepisy rozporządzenia w drodze analogii można przyjąć, że również pracownicy korzystający przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy ze wskazanych urządzeń są uprawnieni do uzyskania refundacji kosztu okularów czy szkieł kontaktowych. Jednocześnie pamiętać należy, że prawodawca w sposób wyraźny wyłączył stosowanie przepisów rozporządzenia do:

• systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy,
• kalkulatorów, kas rejestrujących i innych urządzeń z małymi ekranami do prezentacji danych lub wyników pomiarów.

W celu wykonania postanowień rozporządzenia MPiPS z 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe pracodawca powinien wydać stosowne regulacje wewnątrzzakładowe, z których wynikać będzie wzór wniosku i określenie wymaganych załączników do wniosku pracownika starającego się o dofinansowanie kosztu okularów lub soczewek kontaktowych, a także wysokość i częstotliwość samego dofinansowania, a ewentualnie również najpóźniejszy termin ubiegania się przez pracownika o zwrot kosztów liczony od wydania orzeczenia lekarskiego. Decyzje w tym zakresie pozostawione zostały do swobodnej decyzji pracodawcy, aczkolwiek przyjmuje się, iż pracodawca powinien refundować co najmniej koszt odpowiadający standardowi podstawowemu, zapewniając zarazem możliwość ponownego ubiegania się o dofinansowanie po upływie kilku lat, a w krótszym okresie - w przypadku nagłego pogorszenia wzroku u pracownika. Badanie okulistyczne w przypadku osób pracujących przy monitorach ekranowych przeprowadza się standardowo co pięć lat. Informacja o spędzaniu przed monitorem ekranowym co najmniej czterech godziny dziennie przez danego pracownika powinna znaleźć się na skierowaniu wystawionym przez pracodawcę, aby lekarz medycyny pracy mógł właściwie ocenić ryzyko pogorszenia wzroku w przypadku pracy na danym stanowisku. Najczęściej zakup okularów lub szkieł kontaktowych jest dokumentowany fakturą wystawioną na pracownika. Gdy pracodawca zakupi okulary lub szkła bezpośrednio dla pracownika, faktura wystawiona na pracodawcę powinna zawierać dane pracownika, którego dotyczy zakup.

Dofinansowanie do okularów czy szkieł kontaktowych korygujących wzrok stanowi ekwiwalent za świadczenie rzeczowe, czyli jest przychodem, który pracownik uzyskuje kosztem pracodawcy. Świadczenie to zatem mogłoby podlegać opodatkowaniu PIT, jednakże skoro obowiązek zapewnienia okularów wynika bezpośrednio z przepisów przepisów prawa pracy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, to kwota zwrotu jest wolna od podatku dochodowego. Ustawa o PIT zwalnia bowiem z podatku dochodowego świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Analogiczny zapis znajduje się w rozporządzeniu MPiPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a zatem świadczenie to nie podlega także oskładkowaniu na rzecz ZUS. Należy jedynie pamiętać, że bezwzględnym warunkiem powyższych zwolnień z PIT i składek ZUS jest stosowne zaświadczenie od lekarza medycyny pracy, do którego skierował pracownika pracodawca. Zwolnienia nie będą przykładowo przysługiwać, gdy pracownik uzyskał zaświadczenie lekarskie bez skierowania pracodawcy, a także gdy okulary zostały zakupione ponownie na skutek utraty lub zniszczenia tej pary okularów, na którą uzyskano już wcześniej dofinansowanie.

Bez cienia wątpliwości kosztami uzyskania przychodów są dla pracodawcy wydatki ponoszone na zakup okularów lub soczewek korygujących dla pracowników, do których ponoszenia pracodawca jest zobowiązany z mocy przepisów prawa pracy i odpowiedniego orzeczenia okulisty przeprowadzającego profilaktyczne badania pracowników. W przypadku umów zlecenia, do których przepisy prawa pracy nie znajdują zastosowania, dofinansowanie przez zleceniodawcę kosztu zakupu okularów czy soczewek dla zleceniobiorcy nie będzie mogło być uznane za koszt podatkowy, bowiem ich związek z wykonywaniem zlecenia nie jest tak ścisły i jednoznaczny, jak w przypadku świadczenia pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Tym niemniej zleceniodawca może umówić się ze zleceniobiorcą w taki sposób, iż część wynagrodzenia za wykonanie zlecenia stanowić będzie świadczenie rzeczowe w postaci okularów czy soczewek. Wówczas bez wątpliwości zleceniodawca może zaliczyć całość należnego zleceniobiorcy wynagrodzenia do kosztów uzyskania przychodów, pamiętając jednocześnie o konieczności opodatkowania i oskładkowania wartości pieniężnej świadczeń w naturze.

Zupełnie natomiast odmiennie organy podatkowe podchodzą do kosztu zakupu okularów korygujących przez samego pracodawcę bądź przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą. Szereg indywidualnych interpretacji podatkowych wyklucza generalnie możliwość zaliczenia takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Przykładowo za nieprawidłowe uznane zostało stanowisko podatników w następujących stanach faktycznych:

• pismo Dyrektora KIS z dnia 7 listopada 2019 r., sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.423.2019.1.ISL
  
  Wnioskodawczyni, wykonująca zawód lekarza dentysty, ze względu na specyfikę wykonywanych usług, dla ochrony oczu i wymogów higienicznych zmuszona jest używać specjalnych okularów, które ochraniają oczy przed dostaniem się materiałów biologicznych, chemicznych i innych opiłków. Takie okulary są przystosowane do doczepienia masek ochronnych na twarz i urządzeń powiększających. Z uwagi na wadę wzroku Wnioskodawczyni pod okularami ochronnymi używa okularów korekcyjnych - wyłącznie do pracy w gabinecie stomatologicznym. Stanowisko organu było odmowne, bowiem zakup okularów uznano za wydatek o charakterze osobistym, nie mający wpływu na wysokość przychodów uzyskiwanych ze świadczenia usług wykonywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, ani nawet nie mający związku z prowadzoną działalnością jako źródłem przychodów.
  
  
• pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) z dnia 18 stycznia 2023 r., sygn. 0115-KDIT3.4011.920.2022.1.AD:
  
  Wnioskodawca, będący doradcą podatkowym, zadał pytanie o możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych wydatku na zakup okularów korekcyjnych zaleconych przez lekarza i wykorzystywanych do wielogodzinnej pracy przy komputerze, zapoznawania się z aktami spraw, orzecznictwem i przepisami prawa. Argumentował, że używanie okularów zwiększa wydajność pracy, która przekłada się na wzrost przychodów. Zastrzegł również, iż okularów używać będzie tylko w pracy, bowiem wada wzroku nie uniemożliwia mu funkcjonowania bez okularów w pozostałych aspektach życia. Stanowisko organu co do zaliczenia kosztu okularów korekcyjnych było odmowne z powołaniem tej samej argumentacji.
  
  
• pismo Dyrektora KIS z dnia 22 sierpnia 2023 r., sygn. 0115-KDIT3.4011.433.2023.1.AD
  
  Wnioskodawca prowadzi sklep motoryzacyjny i korzysta w tej działalności z komputera m.in. w celu realizacji zamówień, obsługi klientów, przygotowywania dokumentów sprzedażowych. Praca przy komputerze realizowana jest w wymiarze co najmniej kilku godzin w każdym dniu, a bardzo często - kilkunastu godzin dziennie. Wniosek nie dotyczył kosztu oprawek, a jedynie soczewek okularowych z filtrem światła niebieskiego. Wnioskodawca używa zakupionych soczewek wyłącznie przy okazji pracy przy komputerze i wyłącznie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Stanowisko organu było również odmowne z powołaniem tej samej argumentacji, a dodatkowo zarzucono, iż bezpośrednim celem, jaki jest związany z ponoszeniem tego rodzaju wydatków, jest ochrona wzroku, a nie osiągnięcie przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.
• pismo Dyrektora KIS z dnia 12 lipca 2024 r., sygn. 0115-KDIT3.4011.523.2024.1.JS
  
  Wnioskodawca prowadzi działalność m. in. w zakresie grafiki komputerowej. Konieczność używania okularów korekcyjnych wynika z zalecenia lekarskiego. Podnosi, że nieużywanie okularów uniemożilwiłoby mu wykonywanie pracy i wyeliminowało z rynku pracy. Uznał za dyskryminujący fakt, iż za koszt podatkowy uznaje się wydatki na zakup okularów dla pracowników, ale nie dla osoby prowadzącej działalność gospodarczą. Ponownie stanowisko organu było odmowne z podtrzymaniem dotychczasowego uzasadnienia.
  
  Jedynie w bardzo szczególnych przypadkach uznano wydatek na zakup okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych przez indywidualnego przedsiębiorcę za koszt podatkowy:
  
  
• pismo Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 8 marca 2016 r., sygn. IBPB-1-1/4511-796/15/WRz
  
  Wnioskodawca, posiadający uprawnienia kierownika budowy, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej świadczy usługi w zakresie kompleksowej obsługi inwestycji budowlanych. Z powodu stwierdzonej wady wzroku używa okularów korekcyjnych, których zgodnie z przepisami BHP nie może wykorzystywać przy pracy na wysokości powyżej 3 metrów. Jednak wykonywanie osobistej pracy i nadzoru na wysokości powyżej 3 metrów stanowi integralną część świadczonej przez niego usługi. Jedyną dopuszczalną możliwością korekcji wzroku na wysokości powyżej 3 metrów jest stosowanie soczewek kontaktowych, których Wnioskodawca będzie używał wyłącznie w tym celu. Organ uznał stanowisko podatnika za prawidłowe - koszt zakupu soczewek kontaktowych wykorzystywanych do prac wyłącznie powyżej 3 metrów stanowi koszt podatkowy.
  
  
• pismo Dyrektora KIS z dnia 29 sierpnia 2023 r., sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.476.2023.1.KD
  
  Wnioskodawca wykonuje usługi polegające na montażu instalacji energetyki odnawialnej na skośnych dachach budynków jednorodzinnych parterowych lub piętrowych. Praca wykonywana jest na wysokości ponad 3 m. Wnioskodawca ma wadę wzroku i poniósł wydatek na wykonanie szkieł korekcyjnych okularów BHP oraz na zakup oprawek BHP wraz ze szkłami ochronnymi BHP z dodatkowymi wkładkami pod szkła korekcyjne. Stworzone w ten sposób okulary korekcyjne BHP są wykorzystywane wyłącznie przy pracy na wysokości i przy korzystaniu z narzędzi niebezpiecznych, do których niezbędne jest użycie okularów ochronnych. Organ uznał stanowisko podatnika za prawidłowe - koszt zakupu okularów ochronnych BHP wyposażonych w dodatkowe soczewki korekcyjne może stanowić koszt uzyskania przychodów.

Przenieś swoje biuro rachunkowe na wyższy poziom z aplikacją fillup k24
Efektywnie komunikuj się z Klientami, sprawnie zarządzaj dokumentami księgowymi i eksportuj efekty pracy do programów księgowych. Dzięki fillup k24, Twoje biuro stanie się bardziej zorganizowane, a obsługa klientów jeszcze sprawniejsza.
Nie zwlekaj, zaproś klientów do współpracy już dziś »

Jeżeli pracownik dokona zakupu okularów lub soczewek i z tego tytułu uzyska fakturę wystawioną na pracodawcę, to dokument taki - przedłożony pracodawcy wraz z wnioskiem o dofinansowanie - nie może stanowić podstawy odliczenia przez pracodawcę podatku VAT naliczonego. Tym bardziej podstawy takiej nie stanowi faktura wystawiona na pracownika. Prawo do odliczenia podatku naliczonego uzależnione jest bowiem nie od wskazania podatnika jako nabywcy w fakturze, ale od faktu nabycia przez podatnika prawa do faktycznego władania towarem jak właściciel. Jeśli rzeczywistym nabywcą jest pracownik - a pracodawca jedynie refunduje zakup (zazwyczaj w części), to pracodawca w istocie rzeczy nie kupuje okularów czy soczewek i nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturze dokumentującej zakup towaru.

Zarazem czynność przekazania pracownikowi okularów czy soczewek nie jest opodatkowana VAT. Dysponuje nimi pracownik, a więc nie dochodzi ani do przeniesienia prawa do rozporządzania towarami jak właściciel, ani do nieodpłatnej dostawy towarów przez pracodawcę. Sfinansowanie pracownikowi zakupu okularów czy soczewek nie wywołuje zatem skutków w VAT.

Zakup okularów lub soczewek przez indywidualnego przedsiębiorcę może stanowić podstawę odliczenia podatku VAT tylko w takim zakresie, w jakim towary te są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Zasadniczo jednak organy podatkowe nie zaliczają zakupu okularów do wydatków związanych ani bezpośrednio, ani nawet pośrednio z opodatkowaną działalnością gospodarczą (np. pismo Dyrektora KIS z dnia 17 października 2023 r., sygn. 0113-KDIPT1-1.4012.574.2023.2.RG - Wnioskodawca świadczy usługi prawnicze i nabył okulary biurowe). Wydaje się jednak, że prawo do odliczenia VAT powinno zostać uznane w przypadkach, w których koszt zakupu okularów czy soczewek kwalifikowany jest jako koszt uzyskania przychodu na gruncie PIT, a więc przykładowo, gdy konieczność zastosowania szczególnego rozwiązania w zakresie korekcji wady wzroku wynika z wyraźnych przepisów BHP.