ZAW-FA: Kiedy używać i jak wypełnić zawiadomienie o uprawnieniach do korzystania z KSeF

Zawiadomienie ZAW-FA (Zawiadomienie o uprawnieniach do KSeF) to papierowy formularz, który służy do nadania pierwszych uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur. Jest to metoda awaryjna i alternatywna dla podmiotów, które nie mogą uwierzytelnić się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. ZAW-FA nadaje uprawnienia tylko jednej, pierwszej osobie fizycznej i przyznaje jej pełne uprawnienia do zarządzania kontem w KSeF, w tym do nadawania uprawnień kolejnym użytkownikom już drogą elektroniczną.

Zawiadomienie ZAW-FA jest wykorzystywane w dwóch głównych sytuacjach:

• Przez osoby prawne i jednostki organizacyjne (np. spółki, fundacje, stowarzyszenia): gdy nie posiadają pieczęci elektronicznej i chcą upoważnić pierwszą osobę fizyczną (np. członka zarządu, dyrektora) do zarządzania uprawnieniami w KSeF. Ta osoba będzie mogła następnie nadawać uprawnienia innym pracownikom lub biurom rachunkowym już wewnątrz systemu.
• Przez osoby fizyczne (np. jednoosobowe działalności gospodarcze): gdy chcą zarejestrować w KSeF odcisk palca (tzw. hash) swojego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który nie zawiera numeru NIP lub PESEL (np. zagraniczny podpis).

🎯 e‑Faktury KSeF - przygotuj się na KSeF już teraz

firmly

Dla przedsiębiorców, którzy chcą:

✅ Samodzielnie księgować
✅ Oszczędzić czas i pieniądze
✅ Mieć dostęp z telefonu i komputera
✅ Fakturować za darmo z KSeF

Wystaw darmową fakturę

fillup

Dla księgowych, którzy potrzebują:

✅ 7 000+ formularzy w tym KSeF
✅ e-Deklaracji, JPK, e-ZUS
✅ Obsługi wielu firm
✅ Narzędzia do formalności

Wystaw darmową fakturę

fillup | k24

Dla biur rachunkowych, które chcą:

✅ System do współpracy z klientami
✅ Dać klientom darmowe faktury
✅ Obsługi KSeF bez instalacji
✅ Rozliczać KPiR lub Ryczałt

Zaproś pierwszego klienta

Wybierz program KSeF dopasowany do Twoich potrzeb - porównanie

Nie musisz składać ZAW-FA, jeśli:

• Jesteś osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą (JDG): masz automatyczne uprawnienia właścicielskie w KSeF i możesz zalogować się za pomocą Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego, o ile zawiera on Twój numer NIP lub PESEL.
• Posiadasz kwalifikowaną pieczęć elektroniczną firmy. Zalogowanie się pieczęcią elektroniczną do KSeF automatycznie nadaje uprawnienia właścicielskie.

Wypełnienie druku ZAW-FA obejmuje 5 kluczowych sekcji (od A do E).

W pole nr 1 ZAW-FA należy wpisać NIP podmiotu lub podatnika składającego zawiadomienie. Jeżeli równocześnie składane jest więcej niż jedno zawiadomienie ZAW-FA, w polu nr 4 ZAW-FA określa się ich łączną liczbę i kolejny numer zawiadomienia.

Tu należy wskazać właściwego naczelnika urzędu skarbowego (pozycja nr 5 ZAW-FA) oraz cel składania zawiadomienia (pozycja nr 6 ZAW-FA). Tym celem może być:

• wskazanie osoby uprawnionej do korzystania z KSeF
• odebranie uprawnień do korzystania z KSeF konkretnej osobie
• odebranie uprawnień do korzystania z KSeF wszystkim osobom (w takim przypadku nie wypełnia się części C)
• zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika i numeru PESEL podatnika, którym będzie się posługiwał podatnik będący osobą fizyczną wymienioną w części B lub zgłaszanie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowaną pieczęć elektroniczną niezawierającą numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika, którą będzie się posługiwała osoba działająca w imieniu podatnika niebędącego osobą fizyczną wymienioną w części B. W takich przypadkach nie wypełnia się części C.

e-faktury fillup – KSeF kolejna formalność, to samo narzędzie w cenie abonamentu
Wystawiaj i wysyłaj e-faktury KSeF dla wszystkich swoich klientów w filup. KSeF to kolejny obowiązek – jak JPK czy e-deklaracja. Tam, gdzie wystawiasz wszystkie inne formularze swoich klientów.
Rozliczaj wiele NIP-ów wysyłaj i pobieraj z KSeF - weryfikuj i archiwizuj dokumenty dla każdego klienta bez przełączania się między systemami. Generuj pliki JPK_VAT i wysyłaj je przez JPKomat - od importu po weryfikację i wysyłkę JPK_V7M i JPK_V7K. Jedno miejsce, wszystkie NIP-y, jeden abonament.
Wystawiaj faktury KSeF online w fillup

Pole 7 ZAW-FA służy wskazaniu, czy zawiadomienie składa:

• podmiot niebędący osobą fizyczną
• organ egzekucyjny
• osoba fizyczna.

W pozycji nr 8 ZAW-FA wskazuje się nazwisko i imię tej osoby fizycznej lub pełną nazwę podmiotu. W pole nr 9 ZAW-FA można wpisać numer telefonu do kontaktu, zaś w pole 10 obowiązkowo należy wpisać adres e-mail. Na ten adres wysłana będzie informacja o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF.

Sekcja C służy wskazaniu osoby, której nadawane lub odbierane są uprawnienia do korzystania z KSeF. Nie wypełnia się jej, jeżeli zawiadomienie dotyczy danych podpisu elektronicznego.

W polu nr 11 ZAW-FA należy wskazać rodzaj identyfikatora osoby, której dotyczy zawiadomienie, w pozycji nr 12 ZAW-FA podać ten identyfikator, zaś w pola nr 13 i 14 ZAW-FA wpisać nazwisko i imię tej osoby. W przypadku nierezydenta, który nie posiada identyfikatora podatkowego, w polu 15 ZAW-FA należy podać jego datę urodzenia, a w polach 16-18 ZAW-FA - dane dokumentu potwierdzającego jego tożsamość. Pozycje 19-27 ZAW-FA służą podaniu adresu zamieszkania osoby wskazanej w zawiadomieniu, w pole 28 ZAW-FA można wpisać numer telefonu tej osoby, zaś w pozycji 29 ZAW-FA należy obowiązkowo umieścić jej adres e-mail. Także na ten adres zostanie przesłana informacja o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF.

Tę sekcję wypełnia się, gdy:

• w polu nr 6 zaznaczono „zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną podatnika”;
  w takim przypadku nie wypełnia się części C; albo
• w polu nr 6 zaznaczono „nadanie uprawnień”, a osoba uprawniona do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymieniona w części C nie posiada numeru
  identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL oraz posiada wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający numeru identyfikacji podatkowej (NIP)
  i numeru PESEL, albo
• w polu nr 6 zaznaczono „nadanie uprawnień”, a osoba uprawniona do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymieniona w części C posiada wyłącznie
  kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL.

W polu 30 ZAW-FA należy podać dane unikalne identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną (SHA -256). W przypadku wypełnienia części D każdą zmianę kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej należy zgłaszać odpowiednio w trybie nadania uprawnień lub zgłoszenia danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną podatnika.

Wykorzystaj KSeF do automatyzacji biura dzięki aplikacji fillup k24
Wykorzystaj nowy obowiązek KSeF do automatyzacji procesów w Twoim biurze. Dzięki fillup k24 sprawnie zarządzasz obiegiem dokumentów bezpośrednio z systemu ministerstwa, co eliminuje ręczne przepisywanie faktur i błędy. Funkcje księgowania w K24 oraz błyskawicznego eksportu danych do Twojego programu księgowego pozwalają skrócić czas pracy do minimum. Zyskaj narzędzie do sprawnej komunikacji z Klientami i optymalizacji Twojej pracy.
Zaproś Klientów do współpracy w fillup k24 i przejdź na wyższy standard obsługi już dziś »

W kolejnych pozycjach tej sekcji umieszcza się nazwisko, imię, stanowisko/funkcję i podpis osoby składającej zawiadomienie.

W pojedynczym formularzu przewidziano miejsce na dane i podpisy maksymalnie czterech osób; w przypadku reprezentacji wieloosobowej powyżej 4 osób, pozostałych uprawnionych do reprezentowania i do ustanowienia osoby uprawnionej do korzystania z KSeF należy wymienić w dodatkowym formularzu ZAW-FA.

Poniższa tabela porównuje zawiadomienie ZAW-FA z trzema alternatywnymi metodami uwierzytelnienia w KSeF, wskazując ich kluczowe zalety, wady oraz docelowych użytkowników.

Rozliczaj małą firmę w firmly – od faktury KSeF po automatyczne podatki i ZUS
Firmly prowadzi Cię przez cały proces: od szybkiego wystawienia darmowej e-faktury VAT (zgodnej z KSeF), aż po automatyczne wyliczenie podatków i składek ZUS. Niezależnie czy prowadzisz KPiR, czy Ryczałt, intuicyjna aplikacja zmienia wystawione dokumenty w gotowe rozliczenie. Obsługujemy wszystkie rodzaje faktur, przygotowane na obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Aplikacja mobilna firmly daje Ci dostęp do pełnej funkcjonalności z każdego miejsca.
Wystawiaj darmowe e-faktury KSeF w firmly

Druk ZAW-FA uprawniający do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur możesz wypełnić online i wydrukować, bądź pobrać na swój dysk przez platformę fillup^® - link poniżej:

Druk zawiadomienie ZAW-FA

Co zrobić, gdy uprawniona osoba odejdzie z firmy?

Należy niezwłocznie odebrać jej uprawnienia w KSeF. Wymaga to posiadania co najmniej jednego aktywnego użytkownika z uprawnieniami właścicielskimi.

Czy mogę używać ZAW-FA do nadania uprawnień biuru rachunkowemu?

Nie bezpośrednio. ZAW-FA służy do wyznaczenia pierwszej osoby w firmie. Dopiero ta osoba może nadać uprawnienia biuru rachunkowemu, korzystając z interfejsu KSeF.