ZAW-FA: Kiedy używać i jak wypełnić zawiadomienie o uprawnieniach do korzystania z KSeF

Zawiadomienie ZAW-FA (Zawiadomienie o uprawnieniach do KSeF) to papierowy formularz, który służy do nadania pierwszych uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur. Jest to metoda awaryjna i alternatywna dla podmiotów, które nie mogą uwierzytelnić się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. ZAW-FA nadaje uprawnienia tylko jednej, pierwszej osobie fizycznej i przyznaje jej pełne uprawnienia do zarządzania kontem w KSeF, w tym do nadawania uprawnień kolejnym użytkownikom już drogą elektroniczną.

Zawiadomienie ZAW-FA jest wykorzystywane w dwóch głównych sytuacjach:

• Przez osoby prawne i jednostki organizacyjne (np. spółki, fundacje, stowarzyszenia): gdy nie posiadają pieczęci elektronicznej i chcą upoważnić pierwszą osobę fizyczną (np. członka zarządu, dyrektora) do zarządzania uprawnieniami w KSeF. Ta osoba będzie mogła następnie nadawać uprawnienia innym pracownikom lub biurom rachunkowym już wewnątrz systemu.
• Przez osoby fizyczne (np. jednoosobowe działalności gospodarcze): gdy chcą zarejestrować w KSeF odcisk palca (tzw. hash) swojego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który nie zawiera numeru NIP lub PESEL (np. zagraniczny podpis).

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Nie musisz składać ZAW-FA, jeśli:

• Jesteś osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą (JDG): masz automatyczne uprawnienia właścicielskie w KSeF i możesz zalogować się za pomocą Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego, o ile zawiera on Twój numer NIP lub PESEL.
• Posiadasz kwalifikowaną pieczęć elektroniczną firmy. Zalogowanie się pieczęcią elektroniczną do KSeF automatycznie nadaje uprawnienia właścicielskie.

Wypełnienie druku ZAW-FA obejmuje 5 kluczowych sekcji (od A do E).

W pole nr 1 ZAW-FA należy wpisać NIP podmiotu lub podatnika składającego zawiadomienie. Jeżeli równocześnie składane jest więcej niż jedno zawiadomienie ZAW-FA, w polu nr 4 ZAW-FA określa się ich łączną liczbę i kolejny numer zawiadomienia.

Tu należy wskazać właściwego naczelnika urzędu skarbowego (pozycja nr 5 ZAW-FA) oraz cel składania zawiadomienia (pozycja nr 6 ZAW-FA). Tym celem może być:

• wskazanie osoby uprawnionej do korzystania z KSeF
• odebranie uprawnień do korzystania z KSeF konkretnej osobie
• odebranie uprawnień do korzystania z KSeF wszystkim osobom (w takim przypadku nie wypełnia się części C)
• zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika i numeru PESEL podatnika, którym będzie się posługiwał podatnik będący osobą fizyczną wymienioną w części B lub zgłaszanie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowaną pieczęć elektroniczną niezawierającą numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika, którą będzie się posługiwała osoba działająca w imieniu podatnika niebędącego osobą fizyczną wymienioną w części B. W takich przypadkach nie wypełnia się części C.

Pole 7 ZAW-FA służy wskazaniu, czy zawiadomienie składa:

• podmiot niebędący osobą fizyczną
• organ egzekucyjny
• osoba fizyczna.

W pozycji nr 8 ZAW-FA wskazuje się nazwisko i imię tej osoby fizycznej lub pełną nazwę podmiotu. W pole nr 9 ZAW-FA można wpisać numer telefonu do kontaktu, zaś w pole 10 obowiązkowo należy wpisać adres e-mail. Na ten adres wysłana będzie informacja o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF.

Sekcja C służy wskazaniu osoby, której nadawane lub odbierane są uprawnienia do korzystania z KSeF. Nie wypełnia się jej, jeżeli zawiadomienie dotyczy danych podpisu elektronicznego.

W polu nr 11 ZAW-FA należy wskazać rodzaj identyfikatora osoby, której dotyczy zawiadomienie, w pozycji nr 12 ZAW-FA podać ten identyfikator, zaś w pola nr 13 i 14 ZAW-FA wpisać nazwisko i imię tej osoby. W przypadku nierezydenta, który nie posiada identyfikatora podatkowego, w polu 15 ZAW-FA należy podać jego datę urodzenia, a w polach 16-18 ZAW-FA - dane dokumentu potwierdzającego jego tożsamość. Pozycje 19-27 ZAW-FA służą podaniu adresu zamieszkania osoby wskazanej w zawiadomieniu, w pole 28 ZAW-FA można wpisać numer telefonu tej osoby, zaś w pozycji 29 ZAW-FA należy obowiązkowo umieścić jej adres e-mail. Także na ten adres zostanie przesłana informacja o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF.

Tę sekcję wypełnia się, gdy:

• w polu nr 6 zaznaczono „zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną podatnika”;
  w takim przypadku nie wypełnia się części C; albo
• w polu nr 6 zaznaczono „nadanie uprawnień”, a osoba uprawniona do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymieniona w części C nie posiada numeru
  identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL oraz posiada wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający numeru identyfikacji podatkowej (NIP)
  i numeru PESEL, albo
• w polu nr 6 zaznaczono „nadanie uprawnień”, a osoba uprawniona do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymieniona w części C posiada wyłącznie
  kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL.

W polu 30 ZAW-FA należy podać dane unikalne identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną (SHA -256). W przypadku wypełnienia części D każdą zmianę kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej należy zgłaszać odpowiednio w trybie nadania uprawnień lub zgłoszenia danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną podatnika.

W kolejnych pozycjach tej sekcji umieszcza się nazwisko, imię, stanowisko/funkcję i podpis osoby składającej zawiadomienie.

W pojedynczym formularzu przewidziano miejsce na dane i podpisy maksymalnie czterech osób; w przypadku reprezentacji wieloosobowej powyżej 4 osób, pozostałych uprawnionych do reprezentowania i do ustanowienia osoby uprawnionej do korzystania z KSeF należy wymienić w dodatkowym formularzu ZAW-FA.

Poniższa tabela porównuje zawiadomienie ZAW-FA z trzema alternatywnymi metodami uwierzytelnienia w KSeF, wskazując ich kluczowe zalety, wady oraz docelowych użytkowników.

Druk ZAW-FA uprawniający do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur możesz wypełnić online i wydrukować, bądź pobrać na swój dysk przez platformę fillup^® - link poniżej:

Druk zawiadomienie ZAW-FA

Co zrobić, gdy uprawniona osoba odejdzie z firmy?

Należy niezwłocznie odebrać jej uprawnienia w KSeF. Wymaga to posiadania co najmniej jednego aktywnego użytkownika z uprawnieniami właścicielskimi.

Czy mogę używać ZAW-FA do nadania uprawnień biuru rachunkowemu?

Nie bezpośrednio. ZAW-FA służy do wyznaczenia pierwszej osoby w firmie. Dopiero ta osoba może nadać uprawnienia biuru rachunkowemu, korzystając z interfejsu KSeF.