Podatkowa księga przychodów i rozchodów - zasady ogólne cz. 2

Rzetelnie i niewadliwie

Zapisy w księdze powinny być dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Podatnicy mają obowiązek prowadzenia księgi rzetelnie i w sposób niewadliwy, przy czym za niewadliwe uważa się księgi, które są prowadzone zgodnie z przepisami i według wzoru wskazanego w rozporządzeniu. Jednocześnie sposób dokonywania wpisów w księdze musi być zgodny z objaśnieniami zawartymi w tym rozporządzeniu.

Księgi będą uznane za rzetelne, jeśli zawarte w nich zapisy będą odzwierciedlać rzeczywiste zdarzenia. Rozporządzenie przewiduje kilka dodatkowych warunków, kiedy księgi można uznać za rzetelne. Przede wszystkim, niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodów nie mogą przekroczyć łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym te błędy zostały stwierdzone przez organ podatkowy, np. w trakcie kontroli. W przypadku, gdy w księdze brakuje właściwych zapisów a brak ten wynika z nieszczęśliwego wypadku lub zdarzenia losowego, które uniemożliwiło prowadzenie księgi, nadal może być ona uznana za prowadzoną w sposób rzetelny.

Podobnie będzie, jeśli w wyniku błędnie dokonanych zapisów doszło do zawyżenia podstawy opodatkowania, z tym wyjątkiem, że jeśli błędy polegały na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, rzetelność nie będzie zachowana.

W przypadku ryzyka nierzetelnych ksiąg, nawet jeśli podatnik prowadził zapisy w księdze w sposób niezgodny z rozporządzeniem, ale uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy lub w terminie, w którym przysługuje mu takie prawo, księgi zostaną uznane za rzetelne.

Podatnik może także uniknąć zarzutu nierzetelnych ksiąg, jeśli błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe spełniające odpowiednie warunki, wskazane w rozporządzeniu.

Wszystkie wskazane powyżej zasady dotyczą także ujmowania kosztów uzyskania przychodów.

Korekty

Aby uniknąć potencjalnego zarzutu wadliwości czy też nierzetelności ksiąg podatnicy mają prawo do korekty błędów w księdze. Korekty można dokonać poprzez:

1. skreślenie błędnego zapisu i wpisanie poprawnej treści,
2. wpisanie dowodów korygujących poprzednie zapisy lub dowodów, które powinny być ujęte a nie zostały dotychczas wprowadzone do księgi.

W przypadku prowadzenia księgi w sposób papierowy należy pamiętać o zachowaniu czytelności poprzedniego, błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki.

Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.

Kiedy korekta

Aby uniknąć potencjalnego zaniżenia zobowiązania podatkowego czy też nadmiernych kosztów związanych z odsetkami od zaległości, podatnicy powinni korygować ewentualne błędy niezwłocznie. Ważne jest także ustalanie, w jakim okresie sprawozdawczym powinna zostać ujęta korekta. Tutaj należy kierować się przepisami ustawy o PIT. Z przepisów ustawy wprost wynika, iż korekty wynikające z oczywistych omyłek i błędów ujmuje się w okresie, w którym zostało ujęte zdarzenie pierwotne (np. ujęty przychód/koszt). W pozostałych przypadkach korektę ujmuje się na bieżąco.

UWAGA! W przypadku, gdy skutkiem korekty jest konieczność zapłaty większego podatku niż pierwotnie został wpłacony do urzędu, pamiętaj o jednoczesnej zapłacie odsetek od zaległości. W celu uniknięcia sankcji karno-skarbowych warto także złożyć tzw. czynny żal. Więcej na ten temat piszemy [TUTAJ].

Pobierz fillup - przygotuj i wyślij JPK tak łatwo, jak e‑maila!
W JPKomacie fillup kompleksowo pomożemy Ci w całym procesie - od wystawienia faktury JPK w fillup, przez import do arkusza sprzedaży, weryfikację i wysyłkę online plików JPK do urzędu skarbowego. 
Pobierz program fillup na komputer i sprawdź 30 dni za darmo »

Jakie dowody

Zgodnie z zasadami rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe. W pierwszej kolejności będą to faktury VAT, w tym faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione na podstawie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług i pozostałych ustaw podatkowych. Rozporządzenie przewiduje także dokonywanie zapisów w księdze na postawie innych dokumentów, w tym dokumentów wewnętrznych sporządzonych przez podatnika . Są to w szczególności:

• dzienne zestawienia faktur sprzedaży,
• miesięczne zestawienia sprzedaży prowadzone przez podatników zwolnionych z podatku VAT,
• noty księgowe korygujące dokumenty otrzymane od kontrahentów lub przekazane kontrahentom (dotyczy to oczywiście sytuacji, kiedy odrębne przepisy pozwalają na korektę poprzez wystawienie noty)
• dowody przesunięć międzymagazynowych
• dowody opłat pocztowych i bankowych;
• inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat,
• dokumenty określające zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów w związku z sankcyjną korektą wymaganą przepisami ustawy o PIT, dotyczącą płatności z pominięciem rachunku bankowego, została dokonana na rachunek bankowy nie znajdujący się na tzw. „białej liście”, lub z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności
• dokumenty wewnętrzne dokumentujące np. wartości diet i innych należności za czas podróży służbowej [WIĘCEJ NA TEN TEMAT PISZEMY TUTAJ].
  W każdym przypadku dokumenty te powinny zawierać co najmniej:
• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
• podpisy osób uprawnionych do wystawienia dokumentu.

Warto także wskazać, iż sporządzone wewnętrznie przez podatnika dokumenty powinny być oznaczone odpowiednim numerem lub innym oznaczeniem, na podstawie którego możliwe będzie powiązanie dowodu z zapisami w księdze.

Dzienne zestawienie faktur sprzedaży powinno zawierać numery od-do faktur objętych zestawieniem oraz sumę zbiorczą tych faktur. Miesięczne zestawienie sprzedaży prowadzone przez podatników zwolnionych z VAT powinno zawierać sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny podatek od towarów i usług oraz o wartość towarów i usług niestanowiącą przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym i powiększoną o przychody nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów podatku od towarów i usług