Dokumentów innych niż faktury nie wystawia się w KSeF

Dyrektor KIS w indywidualnej interpretacji przypomniał zasady dokumentowania rabatów pośrednich, a więc udzielanych podmiotom innym niż bezpośredni nabywca towarów.

Spółka z branży farmaceutycznej w ramach prowadzonej działalności sprzedaje swoje towary hurtowniom farmaceutycznym (pośrednikom), te zaś sprzedają je podmiotom prowadzącym apteki (detalistom). Spółka nie dokonuje więc bezpośredniej sprzedaży do detalistów. Aby wesprzeć sprzedaż swoich produktów, spółka planuje objęcie detalistów (aptek) systemem premiowym, w ramach którego będzie im przyznawać premie za osiągnięcie określonego poziomu obrotów. Przyznanie premii detaliście będzie uzależnione wyłącznie od wysokości obrotu, a apteki nie będą zobowiązane do dokonywania jakiejkolwiek czynności usługowej na rzecz spółki.

Ze względów organizacyjnych program premiowy będzie organizowany przy udziale pośredników. To pośrednicy, jako podmioty reprezentujące sieci aptek i punktów aptecznych, zawrą w imieniu detalistów umowę ze spółką. Również pośrednicy, po zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego, będą przesyłać do spółki zbiorcze raporty dotyczący obrotów osiągniętych przez detalistów. Na tej podstawie spółka skalkuluje kwotę należnych premii i wypłaci je pośrednikom, dokumentując to notami księgowymi (uznaniowymi). Każda z takich not będzie zawierać m.in. następujące informacje:

• dane wystawcy (nazwę, adres oraz NIP),
• dane odbiorcy (nazwę, adres oraz NIP pośrednika),
• numer i datę wystawienia,
• kwotę premii brutto,
• kwotę premii netto,
• stawkę podatku VAT,
• kwotę VAT,
• oczekiwany termin zapłaty,
• okres za jaki jest przyznawana premia
• słowny opis dotyczący faktu przyznania premii.

Następnie pośrednicy wypłacą kwoty premii detalistom, również dokumentując to notami księgowymi.

Spółka wystąpiła o indywidualną interpretację, aby uzyskać potwierdzenie, że:

• premie wypłacane na zasadach opisanych we wniosku należy traktować jako opusty (obniżki cen) w rozumieniu art. 29a ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT,
• takie premie mogą być dokumentowane dla celów VAT za pomocą not księgowych (not uznaniowych),
• nie będzie mieć obowiązku wystawiania tych not z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur.

Z firmly przygotujesz i wyślesz JPK_V7M lub JPK_V7K prosto z przeglądarki!
firmly ułatwia wprowadzanie faktur, generowanie JPK_V7M, JPK_V7K i JPK_FA, oraz umożliwia online wysyłkę do urzędu skarbowego z e-podpisem. Sprawdź statusy wysyłki i pobieraj Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) bezpośrednio w aplikacji.
Przejdź do firmly i ułatw sobie pracę z JPK »

Przepisy nie określają sposobu dokumentowania udzielonych rabatów

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji potwierdził, że przyznawana przez spółkę premia jest w istocie rabatem obniżającym wartość dokonanej sprzedaży. W opisanej sytuacji nie można mówić o rabacie bezpośrednim, bowiem takie rabaty są przyznawane bezpośrednio pomiędzy stronami umowy kupna-sprzedaży, a taka sytuacja tu nie występuje. Jest to natomiast rabat pośredni, przyznawany kolejnemu podmiotowi (innemu niż nabywca) przez podatnika znajdującego się na początku łańcucha dostaw, w wyniku którego dochodzi do pomniejszenia ustalonej ceny towarów sprzedawanych przez spółkę aptekom za pośrednictwem dystrybutorów.

Dyrektor KIS podkreślił też, że przepisy krajowe nie określają dokumentu, na podstawie którego podatnik udzielający rabatu lub otrzymujący rabat może go udokumentować. Właściwym dokumentem nie jest faktura korygująca, natomiast nic nie wskazuje, by nie mogła nim być np. nota księgowa wystawiona zgodnie z wymogami określonymi dla dowodów księgowych, o których mowa w przepisach ustawy o rachunkowości. Wreszcie obowiązek, który wynika z art. 106ga ust. 1 ustawy (a więc obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur) nie dotyczy dokumentów innych niż faktury. Z przepisów dotyczących KSeF nie wynika, aby przy użyciu tego systemu musiały być wystawiane noty księgowe. Stanowisko wnioskodawcy jest więc prawidłowe.

Noty księgowe będą wystawiane poza KSeF

Źródło: indywidualna interpretacja 0114-KDIP4-3.4012.80.2026.2.DS z 29 kwietnia 2026 r.