Likwidacja szkody bez numeru KSeF

Ubezpieczyciel pokrywający koszt likwidacji szkody nie płaci za usługę jako podmiot trzeci, tylko finansuje ją w ramach odpowiedzialności odszkodowawczej. Dlatego nie musi opisywać przelewu numerem KSeF faktury.

O indywidualną interpretację w tej sprawie wystąpił zakład ubezpieczeń zarejestrowany jako czynny podatnik VAT. Jego działalność podlega regulacjom ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej. Wnioskodawca udziela ochrony ubezpieczeniowej na podstawie umów zawartych z ubezpieczającymi, a po otrzymaniu zawiadomienia o zdarzeniu objętym ochroną ubezpieczeniową - wypłaca odszkodowania lub świadczenia. Taka wypłata musi nastąpić w terminach wynikających z przepisów prawa oraz z ogólnych warunków ubezpieczenia.

W przypadku wystąpienia niektórych zdarzeń losowych rozliczenie szkody obejmuje m.in. kwotę z faktury potwierdzającej naprawienie szkody (likwidację szkody). Ta kwota jest, co do zasady, wypłacana bezpośrednio podmiotowi dokonującemu naprawy (a więc z pominięciem ubezpieczonego). Mogą się jednak zdarzyć sytuacje, gdy wypłata jest dokonywana na rzecz ubezpieczonego. W przypadku faktur dokumentujących naprawę szkody zakład ubezpieczeń pełni wyłącznie funkcję podmiotu finansującego. Oznacza to, że nie jest nabywcą usług ani towarów wskazanych na tych fakturach, a jest wyłącznie płatnikiem danej faktury.

Wnioskodawca może otrzymywać faktury dokumentujące czynności likwidacji szkód:

• bezpośrednio na własne konto w Krajowym Systemie e-Faktur, o ile wystawca faktury ustrukturyzowanej wskaże go jako płatnika w sekcji „Podmiot3” faktury,
• poza KSeF, w formie wizualizacji faktury ustrukturyzowanej przekazanej przez ubezpieczonego, podmiot realizującego naprawę lub inny podmiot, gdy wystawca faktury ustrukturyzowanej wskaże go innej sekcji (innym polu) faktury lub gdy jego dane nie znajdą się na fakturze ustrukturyzowanej.

Możliwa jest także sytuacja, gdy wnioskodawca nie otrzyma ani faktury ustrukturyzowanej ani jej wizualizacji, a rozliczenie umowy ubezpieczenia (czyli finansowanie wypłaty) nastąpi na podstawie innych udostępnionych mu dokumentów.

Zakład ubezpieczeń wystąpił o indywidualną interpretację, aby dowiedzieć się, w jaki sposób powinien oznaczać płatności, których będzie dokonywał począwszy od 1 stycznia 2027 r. Do płatności realizowanych od tej daty stosuje się bowiem przepisy art. 108g ustawy o VAT. Przepis art. 108g ust. 1 ustawy wprowadza zaś obowiązek oznaczenia płatności - w określonych okolicznościach i pod pewnymi warunkami - numerem identyfikującym tę fakturę w KSeF. Zdaniem wnioskodawcy w sytuacji, gdy będzie on pełnił wyłącznie rolę podmiotu zobowiązanego do wypłaty świadczenia (odszkodowania), natomiast nie będzie wskazany jako nabywca na fakturze ustrukturyzowanej, to nie będzie miał obowiązku stosowania tego oznaczenia.

Z firmly przygotujesz i wyślesz JPK_V7M lub JPK_V7K prosto z przeglądarki!
firmly ułatwia wprowadzanie faktur, generowanie JPK_V7M, JPK_V7K i JPK_FA, oraz umożliwia online wysyłkę do urzędu skarbowego z e-podpisem. Sprawdź statusy wysyłki i pobieraj Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) bezpośrednio w aplikacji.
Przejdź do firmly i ułatw sobie pracę z JPK »

Podmiot dokonujący płatności za nabywcę musi ją oznaczyć numerem KSeF

W interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przypomniał kryteria, jakie musi spełniać dana płatność, aby od 1 stycznia 2027 r. konieczne było jej oznaczenie numerem KSeF. Zgodnie z treścią art. 108g ust. 1 ustawy o VAT łącznie spełnione muszą być następujące warunki:

• płatności dokonuje zarejestrowany podatnik VAT czynny,
• płatność dokonywana jest za faktury ustrukturyzowane na rzecz innego podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny,
• płatność dokonywana jest za pośrednictwem instrumentu płatniczego, który umożliwia podanie tytułu transferu środków pieniężnych.

Do podawania numeru KSeF zobligowany jest również podatnik inny niż nabywca towaru lub usługi, jeśli dokonuje płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy. Ustawodawca uszczegółowił bowiem przepisy i wskazał, że rozszerza obligatoryjnie stosowanie (podawanie) numeru KSeF także na podmioty, które dokonują płatności za bezpośredniego nabywcę.

Dyrektor KIS stwierdził następnie, że elementem przesądzającym o konieczności oznaczania danych płatności numerem KSeF powinno być przede wszystkim określenie, czy w istocie mamy do czynienia z zapłatą za wyświadczoną usługę bądź dostawę towarów. Przepisy wskazują bowiem bezpośrednio, że numerem KSeF mają być oznaczane płatności za faktury ustrukturyzowane. W analizowanej sytuacji
zapłata stanowi zaś realizację odpowiedzialności odszkodowawczej wobec ubezpieczonych (uposażonych). To oznacza, że zakład ubezpieczeń w istocie nie dokonuje zapłaty za wykonanie świadczenia (usługę, dostawę towarów) związanego z likwidacją szkody, tylko przelewa środki w ramach szczególnej procedury - wypłaty odszkodowania, do czego jest zobligowany na podstawie umowy ubezpieczeniowej. Skoro tak, nie jest bezpośrednim uczestnikiem danej transakcji, tylko występuje jako podmiot finansujący. Nie jest to jednak „zapłata przez osobę trzecią” za towar lub usługę, lecz finansowanie w ramach odpowiedzialności odszkodowawczej wobec ubezpieczonych (uposażonych). Dlatego, występując w roli podmiotu zobowiązanego do wypłaty odszkodowania (świadczenia) w ramach procesu likwidacji szkód i jednocześnie nie będąc wskazanym jako nabywca na fakturze ustrukturyzowanej, wnioskodawca nie będzie miał obowiązku podawania numeru KSeF w komunikacie płatności.

Tylko płatności za faktury muszą być oznaczane numerem KSeF

Źródło: indywidualna interpretacja 0114-KDIP4-3.4012.366.2026.1.DS z 27 lipca 2026 r.