Nieprzygotowanie nie zwalnia z obowiązku stosowania KSeF

Wystawianie faktur poza KSeF jest możliwe tylko w ściśle określonych przypadkach. Ustawodawca nie wskazał w tym katalogu braku gotowości ze strony wystawcy faktur - przypomniał Dyrektor KIS.

Spółka z o.o. osiągnęła w 2024 r. wartość sprzedaży brutto przekraczającą 200 mln zł. Zobowiązuje ją to do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 r. Jednak prace wdrożeniowe, zmierzające do integracji wewnętrznego systemu finansowo-księgowego spółki z KSeF, nie zakończyły się przed tą datą. Wykorzystywane oprogramowanie nadal nie posiada pełnej, stabilnej funkcjonalności pozwalającej na bezbłędne generowanie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych do KSeF. Problem dotyczy nie tylko braku połączenia z KSeF, ale przede wszystkim niemożności generowania plików w standardzie zgodnym z wymaganiami tego systemu. Przez to niemożliwe jest nawet zastosowanie tzw. trybu offline24 o którym mowa w art. 106nda ustawy o VAT.

Spółka wystąpiła o indywidualną interpretację, aby uzyskać potwierdzenie, że w tej sytuacji, która ma charakter tymczasowy:

• w celu zachowania ciągłości obrotu jest uprawniona do wystawiania faktur w formie elektronicznej lub papierowej,
• do 31 grudnia 2026 r. za wystawienie faktur elektronicznych i papierowych nie będą na nią nakładane sankcje pieniężne, przewidziane w art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT,
• gdy wystawi fakturę w formie elektronicznej lub papierowej z opisanych powyżej przyczyn technicznych leżących po stronie spółki, nie będzie miała obowiązku przesłania danych z tej faktury do systemu KSeF, gdy bariery techniczne ustąpią

Opisując swoją sytuację spółka podkreśliła też, że w swojej działalności generuje wiele faktur, a ich wystawianie wymaga pozyskiwania danych z wewnętrznych systemów (sprzedażowych, magazynowych). Dlatego w ocenie spółki komercyjne aplikacje webowe i darmowa Aplikacja Podatnika KSeF są “obiektywnie nieprzydatne”, ponieważ wymagają manualnego wprowadzania danych lub ich importu z prostych plików. Przy skali działalności spółki takie działanie paraliżowałoby proces sprzedażowy i naruszało zasady racjonalności gospodarczej. Niedostosowanie systemu technicznego spółki oznacza więc w praktyce niemożność wystawienia faktury ustrukturyzowanej w ogóle, ponieważ żadna inna ścieżka nie jest dostępna - wskazano we wniosku. Wnioskodawca przekonywał też, że gdyby podatnik, który z przyczyn technicznych nie może skorzystać z KSeF, miał całkowity zakaz sprzedaży lub fakturowania, naruszałoby to konstytucyjną zasadę wolności gospodarczej oraz unijną zasadę neutralności VAT.

Z firmly przygotujesz i wyślesz JPK_V7M lub JPK_V7K prosto z przeglądarki!
firmly ułatwia wprowadzanie faktur, generowanie JPK_V7M, JPK_V7K i JPK_FA, oraz umożliwia online wysyłkę do urzędu skarbowego z e-podpisem. Sprawdź statusy wysyłki i pobieraj Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) bezpośrednio w aplikacji.
Przejdź do firmly i ułatw sobie pracę z JPK »

KSeF służy do wystawiania faktur, nie do raportowania o fakturach

W interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej podkreślił, że, co do zasady, od 1 lutego 2026 r. podatnicy zobowiązani są dokumentować transakcję fakturami ustrukturyzowanymi przy użyciu KSeF. W ustawie o VAT przewidziano sytuacje, w których podatnik może wystawić fakturę w formie elektronicznej lub papierowej. Jest to możliwe:

• w trybie offline24: należy wówczas wystawić fakturę w postaci elektronicznej zgodnej ze strukturą logiczną FA i przesłać ją do KSeF niezwłocznie, jednak nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia,
• w trybie offline - niedostępność KSeF: należy wówczas wystawić fakturę w postaci elektronicznej zgodnej ze strukturą logiczną FA i przesłać ją do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu trwania niedostępności,
• w trybie awaryjnym: należy wówczas wystawić fakturę w postaci elektronicznej zgodnej ze strukturą logiczną FA i przesłać ją do KSeF w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF,
• w razie awarii całkowitej: wówczas możliwe jest wystawienie faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej, a takiej faktury nie przesyła się do KSeF.

Z opisu sprawy nie wynika jednak, aby wystawienie faktur w postaci innej niż ustrukturyzowana wynikało z któregokolwiek z tych szczególnych trybów. Z opisu sprawy nie wynika też aby zachodziły okoliczności wskazane w art. 106ga ustawy o VAT (przepis ten zwalnia z obowiązku fakturowania w KSeF m.in. podatników nieposiadających w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, zezwala też na wystawianie poza KEsF faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej). Dlatego wnioskodawca wystawiając faktury z pominięciem KSeF działa niezgodnie z obowiązującymi przepisami.

Dyrektor KIS podkreślił następnie, że Krajowy System e-Faktur to system służący do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, nie zaś do raportowania o wystawionych fakturach. KSeF umożliwia bieżące wystawianie faktur ustrukturyzowanych, natomiast obowiązek dosłania faktur do KSeF odnosi się do faktur wystawionych podczas awarii lub w trybach offline - jednak nawet w takich sytuacjach podatnik wystawia je w postaci elektronicznej i zgodnie z określonym wzorem. Pytanie zadane przez spółkę dotyczy natomiast faktur papierowych i elektronicznych, które nie zostały wystawione zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT. Takich dokumentów spółka nie musi przesyłać do KSeF po ustąpieniu barier technicznych, gdyż nie spełniają one wymogów technicznych (nie są wystawione zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej).

W interpretacji wskazano również, że przepis art. 106ni ust.1 ustawy o VAT, przewidujący nakładanie kar na podatników, którzy wbrew obowiązkowi:

• nie wystawią faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,
• wystawią fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem w jednym z trybów offline,
• nie prześlą w wymaganym terminie do KSeF faktury wystawionej w jednym z trybów offline,

wejdzie w życie od 1 stycznia 2027 r.

Wcześniej Dyrektor KIS wielokrotnie potwierdzał, że dla nabywcy otrzymanie faktury wystawionej poza KSeF wbrew takiemu obowiązkowi nie jest przeszkodą do odliczenia VAT naliczonego, o ile spełnione są materialne przesłanki do odliczenia podatku. Aby było to możliwe, faktura powinna prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze, odliczenia musi dokonywać dokonuje czynny, zarejestrowany podatnik VAT, zaś zakupione towary i usługi muszą mieć związek z czynnościami opodatkowanymi.

Ostatnią fakturę poza KSeF wystawisz później niż myślisz

Źródło: indywidualna interpretacja 0111-KDIB3-1.4012.198.2026.1.IK z 2 czerwca 2026 r.