Wizualizacja z dodatkowymi danymi nie jest odrębną fakturą

Wizualizacja faktury wystawionej w KSeF może zawierać dodatkowe dane, pominięte w pliku XML, o ile nie dotyczą one przedmiotu transakcji ani nie zaburzają w żaden sposób czytelności dokumentu.

O interpretację podatkową wystąpiła spółka, która wystawia faktury sprzedaży w formie faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur zarówno na rzecz kontrahentów krajowych, jak i zagranicznych. Kontrahenci krajowi, którzy posiadają uprawnienia do korzystania z KSeF, uzyskują dostęp do faktur za pośrednictwem tego systemu. Natomiast kontrahentom zagranicznym, którzy co do zasady nie korzystają z KSeF, spółka przekazuje wizualizację faktury w uzgodniony z danym kontrahentem sposób. Jednocześnie, dla usprawnienia komunikacji handlowej, logistycznej i organizacyjnej z kontrahentami, spółka przesyła drogą mailową wizualizacje faktur również wybranym kontrahentom krajowym.

Jak wyjaśniła spółka we wniosku o indywidualną interpretację, wizualizacja faktury jest wydrukiem generowanym z jej wewnętrznego systemu księgowego. Taka wizualizacja w pełni odzwierciedla treść faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF, zawiera wszystkie dane wymagane przepisami ustawy o VAT dla faktury (takie jak m.in. numer faktury, numer identyfikujący fakturę w KSeF, kod QR umożliwiający weryfikację faktury w KSeF, wyszczególnione pozycje sprzedawanych towarów wraz ze stawką VAT, ceną jednostkową, ilością oraz wartością), jednak może dodatkowo zawierać informacje o charakterze technicznym, logistycznym oraz handlowym, które:

• nie są elementami wymaganymi przepisami ustawy o VAT dla faktury,
• nie wpływają na wysokość podstawy opodatkowania, kwotę podatku ani charakter transakcji,
• mają wyłącznie charakter pomocniczy dla kontrahenta.

Spółka wskazała, że takimi dodatkowymi informacjami mogą być w szczególności:

• logotyp spółki,
• wewnętrzny, unikalny kod klienta,
• wewnętrzny numer zamówienia nadany w systemie spółki wraz z datą wpływu zamówienia,
• kraj pochodzenia towarów, wskazywany przy poszczególnych pozycjach towarowych w transakcjach z podmiotami zagranicznymi,
• informacja o udzielonym rabacie handlowym,
• informacja o liczbie palet, na których zapakowany jest zafakturowany towar,
• waga brutto zafakturowanego towaru,
• dane dotyczące wysyłki towaru, np. nazwa firmy spedycyjnej oraz numer listu przewozowego albo numery rejestracyjne pojazdu, na który towar został załadowany,
• warunki dostawy zgodnie z formułą Incoterms (np. DAP, EXW, FCA),
• dopisek informujący, że ogólne warunki sprzedaży oraz szczegółowe informacje o produktach, ryzyku oraz producencie są dostępne na stronie sklepu internetowego spółki.

Spółka podkreśliła też, że wizualizacja faktury nie jest oznaczana jako odrębna faktura, nie dokumentuje odrębnej czynności i jest wyłącznie dodatkowym, pomocniczym odwzorowanie faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF. Dlatego, w jej ocenie, wystawienie i przesłanie kontrahentowi takiego dokumentu nie powoduje obowiązku zapłaty VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT (zgodnie w tym przepisem podmiot, który wystawi fakturę i wykaże w niej kwotę podatku, jest zobowiązany do jego zapłaty).

Z firmly przygotujesz i wyślesz JPK_V7M lub JPK_V7K prosto z przeglądarki!
firmly ułatwia wprowadzanie faktur, generowanie JPK_V7M, JPK_V7K i JPK_FA, oraz umożliwia online wysyłkę do urzędu skarbowego z e-podpisem. Sprawdź statusy wysyłki i pobieraj Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) bezpośrednio w aplikacji.
Przejdź do firmly i ułatw sobie pracę z JPK »

Wizualizacja musi odzwierciedlać treść faktury wystawionej w KSeF

W interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że obowiązek zapłaty podatku, wynikający z przepisu art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, dotyczy nie tylko sytuacji, w której wystawiona zostanie tzw. pustej faktury, ale może wystąpić również wtedy, gdy podatnik wystawi kilka faktur dokumentujących tę samą czynność. Jeżeli dokonana przez podatnika na rzecz kontrahenta czynność opodatkowana VAT zostanie udokumentowana dwoma różnymi fakturami, to co do zasady podatnik będzie obowiązany do zapłaty wykazanego podwójnie podatku. Aby odpowiedzieć na zawarte we wniosku pytanie, należy więc ustalić, czy wystawiane przez spółkę wizualizacje faktur są odrębnymi fakturami dokumentującymi tę samą sprzedaż, czy egzemplarzami tej samej faktury wystawionej w ramach KSeF.

Następnie Dyrektor KIS zauważył, że faktury ustrukturyzowane przyjmują format XML zgodny ze strukturą logiczną FA(3), natomiast udostępnienie tych faktur poza KSeF wymaga dokonania wizualizacji plików XML w czytelnym dla odbiorcy formacie. Choć o sposobie prezentacji danych w wizualizacji faktury decyduje jej wystawca, to skoro faktura w formie zwizualizowanej jest pochodną przesłanego do KSeF pliku XML, należy zadbać o:

• jej spójność w porównaniu do zawartości pliku XML faktury przesłanego do KSeF,
• czytelność dokumentu (poprzez odpowiedni, logiczny układ danych w wizualizacji),
• brak sprzeczności pomiędzy zawartością pliku XML przesłanego do KSeF i przyjętego przez system a treścią wizualizacji.

Wizualizacja nie powinna zawierać dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, które nie zostały zawarte w treści faktury ustrukturyzowanej, bowiem takie działanie mogłoby wprowadzić nabywcę w błąd co do przedmiotu transakcji. Może natomiast zawierać informacje biznesowe, które są specyficzne dla danej branży, o ile nie zaburzają one w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu.

W analizowanej sprawie dodatkowe dokumenty udostępniane klientom w pełni odzwierciedlają treść faktur ustrukturyzowanych wystawionych KSeF, zawierają wszystkie dane wymagane przepisami ustawy o VAT dla faktury, a jednocześnie dodatkowe informacje umieszczane na fakturze nie wpływają na wysokość podstawy opodatkowania, kwotę podatku ani charakter transakcji. Dlatego należy uznać te dokumenty za wizualizacje faktur przesyłanych do KSeF. Przesłanie kontrahentowi takiego dokumentu nie będzie więc powodowało obowiązku zapłaty VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy.

Z wcześniej wydanej interpretacji indywidualnych wynika natomiast, że nawet niewielkie rozbieżności pomiędzy treścią faktury w KSeF a jej wizualizacją mogą być podstawą do uznania tego drugiego dokumentu za odrębną fakturę. Takie stanowisko Dyrektor KIS zajął w interpretacji 0114-KDIP4-2.4012.87.2026.1.MC z 30 kwietnia 2026 r. Stwierdził wówczas, że ryzyko uznania wizualizacji za odrębną fakturę istnieje, gdy zostaną w niej pominięte nieobowiązkowe dane umieszczone na fakturze oraz gdy zmienione zostaną opisy nagłówków (na przykład “nazwa produktu” zamiast “opis pozycji”).

Wizualizacja musi odzwierciedlać treść faktury

Źródło: indywidualna interpretacja 0112-KDIL1-3.4012.317.2026.1.ŁW z 15 lipca 2026 r.