Pracownik poniesie wydatek, spółka uwzględni go w kosztach

Spółka, która ze względu na wprowadzenie obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmieniła sposób dokumentowania wydatków, nie straci przez to prawa do uwzględniania ich w kosztach uzyskania przychodów.

Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej ponosi wydatki, których część jest regulowania przez pracowników przy użyciu udostępnionych przez pracodawcę kart płatniczych. Pracownik dokonujący takiej płatności działa jako osoba upoważniona do realizacji płatności za dany towar lub usługę w imieniu spółki. Z kolei nabywcą świadczenia pozostaje spółka, ponieważ wydatek jest ponoszony w jej interesie i na jej rzecz oraz jest finansowany ze środków spółki. Wydatki pracownicze ponoszone przy użyciu kart służbowych podlegają następnie procedurze akceptacji, obejmującej weryfikację zasadności, celowości oraz związku z działalnością gospodarczą spółki. W szczególności każdy ponoszony w tym trybie wydatek jest weryfikowany pod kątem możliwości zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów spółki.

Przed wejściem w życie obowiązku wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) w spółce stworzono procedurę, zgodnie z którą:

• faktura zakupowa była wystawiana na spółkę jako nabywcę i zawierała jej dane, w tym nazwę, adres oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP),
• pracownik rozliczał fakturę w wewnętrznym systemie służącym do rozliczeń wydatków pracowniczych, gdzie podlegała weryfikacji i akceptacji,
• po uznaniu danego zakupu za wydatek pracowniczy fakturę ujmowano w księgach rachunkowych spółki.

W związku ze zmianą ustawy o VAT, wprowadzającą od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e- Faktur, faktury ustrukturyzowane dotyczące wydatków pracowniczych trafiają bezpośrednio do KSeF, jeszcze przed dokonaniem przez pracownika ich rozliczenia i opisania celu poniesienia wydatku. Utrudnia to spółce (a niekiedy wręcz uniemożliwia) powiązanie konkretnego wydatku z właściwym pracownikiem, podróżą służbową czy innym zdarzeniem gospodarczym. Dlatego planowana jest zmiana zasad dokumentowania i rozliczania wydatków ponoszonych przez pracowników. Spółka chce, aby faktury potwierdzające ponoszenie wydatków przez pracowników były wystawiane imiennie na tych pracowników, bez wskazywania danych spółki (w tym numeru NIP) - choć wydatki nadal będą opłacane przy użyciu służbowych kart płatniczych spółki i nadal będą obciążały jej rachunek bankowy. Pozwoli to przeprowadzać weryfikację tych wydatków na dotychczas obowiązujących zasadach.

Spółka wystąpiła o indywidualną interpretację, aby uzyskać potwierdzenie, że:

• wydatki regulowane przez pracowników przy użyciu służbowych kart płatniczych i dokumentowane imiennymi fakturami będą dla niej stanowić koszty uzyskania przychodów, o ile dany wydatek będzie spełniał ogólne kryteria uznania wydatku za koszt podatkowy w podatku CIT,
• w związku z brakiem prawa do odliczenia VAT z takich faktur (ze względu na to, że będą wystawiane na pracownika, a nie na spółkę), będzie mogła zaliczyć do kosztów podatkowych w podatki CIT wartość poniesionych wydatków w kwocie brutto.
  
  

Z firmly przygotujesz i wyślesz JPK_V7M lub JPK_V7K prosto z przeglądarki!
firmly ułatwia wprowadzanie faktur, generowanie JPK_V7M, JPK_V7K i JPK_FA, oraz umożliwia online wysyłkę do urzędu skarbowego z e-podpisem. Sprawdź statusy wysyłki i pobieraj Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) bezpośrednio w aplikacji.
Przejdź do firmly i ułatw sobie pracę z JPK »

Poprawny dowód księgowy jest podstawą do odliczenia kosztów

W interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Normą prawną, która ma zastosowanie w tej sprawie, w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym podatnicy mają obowiązek m.in. prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Natomiast przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa o rachunkowości. Zgodnie z nią w przypadku zakupów opodatkowanych VAT podstawą zapisów księgowych mogą być wyłącznie zewnętrzne obce dowody źródłowe, które zostały otrzymane od kontrahenta. Dla celów VAT takie kryteria spełniają faktura lub paragon. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Jeśli więc ponoszone przez pracowników wydatki:

• będą miały charakter biznesowy (będą ponoszone w interesie spółki i opłacane przy użyciu kart płatniczych spółki),
• będą spełniały definicję kosztów uzyskania przychodów zawartą w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT,
• nie będą zaliczane do wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy,
• zostaną udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości,

to spółka będzie miała prawo zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych.

Dyrektor KIS zgodził się z wnioskodawcą także w drugiej z analizowanych kwestii. Wskazał, że co do zasady VAT nie jest kosztem uzyskania przychodu, jednak z przepisu art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a) ustawy o CIT wynika, że gdy podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług, a naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, to podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwotę naliczonego podatku od towarów i usług, który nie podlega odliczeniu od kwoty podatku należnego. Spółka będzie więc miała prawo, aby zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów równowartość wydatków opłaconych przez pracowników przy użyciu służbowych kart płatniczych i udokumentowanych imiennymi fakturami wystawionymi na rzecz tych pracowników w pełnej wysokości, w tym w części odpowiadającej podatkowi VAT naliczonemu widniejącemu na tych dokumentach.

Dane zagranicznej spółki i jej polskiego oddziału na fakturze KSeF

Źródło: indywidualna interpretacja 0111-KDIB1-2.4010.335.2026.1.EWJ z 24 sierpnia 2026 r.