Wizualizacja musi odzwierciedlać treść faktury

Aby dokument PDF mógł zostać uznany za wizualizację faktury wystawionej w KSeF, dane w nim zawarte muszą być merytorycznie zgodne z danymi zapisanymi w pliku XML.

Spółka z o.o. będąca zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT uzgodniła z kontrahentami, że po wejściu w życie obowiązku wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) będzie im dodatkowo przesyłać wizualizacje tych faktur w formacie PDF. Dzięki temu w jednym dokumencie znajdą się wszystkie obowiązkowe elementy faktury, wymagane przepisami ustawy o VAT, oraz dodatkowe dane wynikające z uwarunkowań biznesowych. Proces wystawiania i przesyłania faktur w spółce wygląda więc następująco:

• spółka wystawia w KSeF fakturę ustrukturyzowaną, która zawiera wszystkie dane wymagane przez ustawę o VAT oraz jest zgodna ze schematem faktury ustrukturyzowanej,
• spółka otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), na którym widnieje numer nadany fakturze przez KSeF,
• spółka generuje i przesyła kontrahentowi wizualizację faktury w formacie PDF.

Aby uniknąć wątpliwości, że wizualizacja jest odzwierciedleniem faktury ustrukturyzowanej, nie jest natomiast kolejną fakturą dokumentującą tę samą transakcję, spółka umieszcza w tym dokumencie numer KSeF faktury, datę przesłania faktury do KSeF oraz kod weryfikacyjny (kod QR), o którym mowa w art. 106gb ust. 5 oraz art. 106nf ust. 3 ustawy o VAT.

W treści obu dokumentów (faktury ustrukturyzowanej i jej wizualizacji) mogą się jednak pojawiać pewne różnice, na przykład:

• wizualizacja może zawierać, oprócz danych obowiązkowych znajdujących się na fakturze ustrukturyzowanej, dodatkowe dane niewpływające na klasyfikację przedmiotu transakcji; w szczególności nie będą to żadne z elementów wskazanych w art. 106e oraz 106j ustawy o VAT,
• inny może być sposób prezentacji danych, na przykład zamiast nagłówka „opis pozycji” może pojawić się nagłówek „nazwa produktu”,
• w wizualizacji mogą być pominięte niektóre informacje dodatkowe (niewymagane ustawą o VAT) umieszczone w treści faktury ustrukturyzowanej, na przykład na fakturze ustrukturyzowanej mogą być dodatkowo (czyli ponad to, co w wizualizacji) uzupełnione pola dotyczące obciążeń lub odliczeń i konsekwentnie wykazana odpowiednio większa lub mniejsza kwota do zapłaty; kwota w polu P_15 faktury ustrukturyzowanej zawsze jednak będzie równa wykazanej w wizualizacji kwocie należności ogółem.

Spółka wystąpiła o indywidualną interpretację, aby uzyskać potwierdzenie, że mimo tego typu różnic w treści obu dokumentów, wizualizacji przygotowanych w opisany powyżej sposób nie można uznać za tzw. puste faktury, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, dlatego nie wystąpi obowiązek zapłaty wykazanego w nich podatku VAT.

Z firmly przygotujesz i wyślesz JPK_V7M lub JPK_V7K prosto z przeglądarki!
firmly ułatwia wprowadzanie faktur, generowanie JPK_V7M, JPK_V7K i JPK_FA, oraz umożliwia online wysyłkę do urzędu skarbowego z e-podpisem. Sprawdź statusy wysyłki i pobieraj Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) bezpośrednio w aplikacji.
Przejdź do firmly i ułatw sobie pracę z JPK »

Podwójny podatek za jedną czynność opodatkowaną

W interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przypomniał, że, zgodnie z treścią art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna która wystawi fakturę i wykaże w niej kwotę podatku, jest zobowiązana do jego zapłaty. Jeżeli zaś dokonana przez podatnika czynność opodatkowana VAT zostanie udokumentowana dwoma różnymi fakturami, to co do zasady podatnik będzie obowiązany do zapłaty wykazanego podwójnie podatku (za tę samą czynność opodatkowaną). Aby odpowiedzieć na pytanie zadane przez spółkę należy więc ustalić, czy wystawiane przez nią wizualizacje PDF są odrębnymi fakturami dokumentującymi tę samą sprzedaż, czy egzemplarzami tej samej faktury wystawionej w ramach KSeF.

Przepisy ustawy o VAT nie określają, jakie wymogi powinny spełniać wizualizacje faktur ustrukturyzowanych. Jednak ponieważ faktura w formie zwizualizowanej jest pochodną przesłanego do KSeF pliku XML, wystawca powinien zadbać o:

• jej spójność w porównaniu do zawartości pliku XML faktury przesłanego do KSeF,
• czytelność dokumentu, poprzez odpowiedni, logiczny układ danych w wizualizacji,
• brak sprzeczności pomiędzy zawartością pliku XML przesłanego do KSeF i przyjętego przez system a treścią wizualizacji.

Natomiast w opisanej we wniosku sytuacji, gdy wizualizacja PDF zawiera wszystkie kluczowe dane dla faktury, ale jednocześnie różni się od faktury ustrukturyzowanej, może zostać uznana za odrębną fakturę, o której mowa w art. 108 ustawy, w związku z czym wystąpi obowiązek zapłaty wykazanego w niej podatku VAT. Stanowisko wnioskodawcy jest więc nieprawidłowe.

Wizualizacji faktury nie trzeba generować w KSeF

Źródło: indywidualna interpretacja 0114-KDIP4-2.4012.87.2026.1.MC z 30 kwietnia 2026 r.