Żywność, alkohol i prezenty w kosztach firmowych

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) oraz ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) zgodnie stanowią, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Nie jest jednak tak, żeby wszystkie tego typu wydatki nigdy nie mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

Kontrowersje wzbudza bowiem to, w jakich warunkach przedmiotowe koszty należy zakwalifikować jako koszty reprezentacji, a kiedy takiego przymiotu nie posiadają. Niekiedy jednak również dany koszt nie jest w ogóle uznawany za pozostający w związku z prowadzeniem danej działalności (np. alkohol). Poza tym wyraźnego odróżnienia wymagają koszty reprezentacji od kosztów reklamy.

Najogólniej rzecz ujmując należy przyjąć, że reprezentacja dotyczy działań zmierzających do kształtowania wizerunku samego podatnika, natomiast reklama dotyczy działań zmierzających do rozpowszechniania informacji na temat produktów i usług podatnika. W wyroku z dnia 18 października 2017 r., II FSK 2538/15 NSA tłumaczy, że wydatkami na reprezentację są, m.in. upominki przekazywane nie w celu zareklamowania produktów przedsiębiorcy (np. rozdawane masowe klasyczne gadżety z logo, jak kubek, smycz, długopis), lecz w celu uhonorowania wybranych kontrahentów eleganckim, ekskluzywnym upominkiem (np. wiecznym piórem lub markowym portfelem), bez względu na to, czy umieszczono na nim logo firmy lub produktu, czy też nie. Wprawdzie nie ma możliwości wyznaczenia ściśle określonej wartościowo granicy między reklamą a reprezentacją, ale nie jest też tak, że wartość rzeczy w ogóle nie ma znaczenia dla prawnego zakwalifikowania takich przekazań. Zarówno wartość przekazywanych upominków, jak i obecność logo mają znaczenie dla oceny, czy mamy do czynienia z reklamą, czy z reprezentacją.

W klasycznym ujęciu koszty reprezentacji dotyczyły wydatków ponoszonych na rzecz kontrahentów w celu zbudowania w ich oczach dobrego wizerunku podatnika. W wyroku z dnia 8 stycznia 2019 r., II FSK 3524/16 NSA wyjaśnia, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.
Głównym dylematem, przed jakim stoją przedsiębiorcy jest to, że w aktualnych warunkach społeczno-gospodarczych z jednej strony:

1. pewne drobne świadczenia rzeczowe na rzecz kontrahentów stały się normą biznesową i trudno dopatrywać się w nich przejawów wystawności,
   a z drugiej strony:
2. modele biznesowe zakładają powszechne korzystanie z pomocy współpracowników zewnętrznych (umowy cywilnoprawne, współpraca B2B), którzy również z tego typu świadczeń korzystają, a nie do końca wpisują się w tradycyjną definicję kontrahentów - nie będąc zarazem w sensie ścisłym pracownikami podatnika.

Przenieś swoje biuro rachunkowe na wyższy poziom z aplikacją fillup k24
Efektywnie komunikuj się z Klientami, sprawnie zarządzaj dokumentami księgowymi i eksportuj efekty pracy do programów księgowych. Dzięki fillup k24, Twoje biuro stanie się bardziej zorganizowane, a obsługa klientów jeszcze sprawniejsza.
Nie zwlekaj, zaproś klientów do współpracy już dziś »

Żywność w kosztach

W wyroku składu 7 sędziów NSA z dnia 17 czerwca 2013 r., II FSK 702/11 wskazano, iż każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny ze względu na rodzaj konkretnych wydatków kwalifikowanych jako koszty reprezentacji. Decydującymi kwalifikatorami we wskazanej sytuacji nie mogą być ani miejsce świadczenia usług gastronomicznych, ani też przypisana im cecha bliżej nieokreślonej "wystawności", "przepychu" czy też "okazałości". Tylko wydatki na zakup tych usług gastronomicznych, których jedynym (głównym) celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku firmy na zewnątrz, podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów.

Bazując na powyższym orzeczeniu Ministerstwo Finansów wydało dnia 25 listopada 2013 r. interpretację ogólną (sygn. DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521), z której wynika, iż nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej.

Należy jedynie zwrócić uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania, że dany wydatek posiada związek skutkowy z osiąganiem, zabezpieczeniem lub zachowaniem źródła przychodów. W efekcie organy podatkowe mogą żądać, aby dokument potwierdzający lunch w restauracji powinien być co do zasady opisany jako związany z określoną czynnością, czy też aby móc go chociażby powiązać z określonymi działaniami biznesowymi.

Standardowe artykuły spożywcze udostępniane w biurze dla pracowników i współpracowników (umowy cywilnoprawne, współpraca B2B) korzystających z tej samej przestrzeni biurowej podatnika mogą być traktowane jako jego koszty podatkowe, o ile ich głównym celem jest wspieranie efektywności zespołów w realizacji celów biznesowych. Przyjmuje się bowiem, że wydatki na żywność dostępną w biurze służą poprawie samopoczucia oraz efektywności personelu, co wspiera działalność firmy i może przełożyć się na jej przychody. Tym samym wydatki na standardowe jedzenie i picie dla współpracowników świadczących swoje usługi w siedzibie podatnika również mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Stanowisko wyrażone w piśmie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej z dnia 21.07.2021 r. (sygn. DOP4.8221.8.2021.CPXV) zapoczątkowało utrwaloną już - z dzisiejszej perspektywy - linię orzeczniczą Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, co widoczne jest w wydawanych kolejno interpretacjach indywidualnych dotyczących zbliżonych stanów faktycznych. I tak przykładowo:

1. produkty spożywcze takie, jak woda, kawa, herbata, cukier, mleko, napoje, soki, ciastka, herbatniki, paluszki, cukierki, owoce udostępniane w biurze są uznawane za koszty podatkowe, ponieważ ich celem jest zapewnienie komfortu pracy, a nie reprezentacja. Tym samym pozytywnie wpływają na efektywność pracy i są związane z uzyskiwaniem przychodów. Produkty udostępniane na co dzień pracownikom i współpracownikom nie mają charakteru reprezentacyjnego, nawet jeśli pośrednio wpływają na pozytywny wizerunek firmy (pismo DKIS z dnia 12 listopada 2021 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.438.2021.1.MZA);
2. podatnik może zaliczyć wydatki również na takie produkty spożywcze, jak czekoladki czy słodzone napoje gazowane do kosztów podatkowych, ponieważ mają one na celu zapewnienie komfortu pracy, co sprzyja efektywności i wydajności personelu, a tym samym przyczynia się do generowania przychodów. Produkty udostępniane pracownikom i współpracownikom nie stanowią kosztów reprezentacji, ponieważ ich celem nie jest budowanie wizerunku firmy, ale poprawa warunków pracy i relacji w zespole, co przekłada się na realizację celów biznesowych (pismo DKIS z dnia 30 maja 2022 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.146.2022.1.AK);
3. również takie artykuły spożywcze jak ciasta i napoje energetyczne mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Stworzenie przyjaznej atmosfery w miejscu pracy, dbałość o pracowników i współpracowników wiąże te osoby z firmą, co przekłada się na większą efektywność podejmowanych przez te osoby działań, skutkiem czego są wyższe przychody podatnika (pismo DKIS z dnia 22 sierpnia 2022 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.548.2022.1.JG);
4. kosztami podatkowymi mogą być także wydatki na zakup: warzyw, pieczywa, serów, wędlin, dżemów, konserw i innych przetworzonych produktów spożywczych. Działania o charakterze reprezentacyjnym podejmowane są w stosunku do podmiotów zewnętrznych lub ich przedstawicieli. Pojęcie reprezentacji nie obejmuje natomiast tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych współpracowników (pismo DKIS z dnia 20 października 2022 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.572.2022.1.IM);
5. kosztem firmowym może być wydatek na zapewnienie współpracownikom stałego dostępu do zdrowych przekąsek w postaci owoców i warzyw. Zapewnienie współpracownikom owoców i warzyw ma na celu między innymi zachęcenie do podjęcia i kontynuowania pracy w danym przedsiębiorstwie i prowadzi do zmniejszenia fluktuacji personelu, co bez wątpienia przyczynia się do zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów (pismo DKIS z dnia 26 października 2023 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.465.2023.1.KW);
6. produkty spożywcze takie, jak mleczne produkty fermentowane (jogurt, kefir), masło, orzeszki, krakersy, wafle ryżowe, batoniki, kabanosy, płatki śniadaniowe, syropy do kawy, syropy owocowe do wody, miód, przyprawy, dania finger food, kanapki koktajlowe, przystawki, słodki bufet również uznawane są za koszt podatkowy - w części, w której są udostępniane współpracownikom w siedzibie przedsiębiorstwa. Celem udostępniania produktów spożywczych jest pozytywny wpływ na kondycję i samopoczucie pracowników, co skutkuje zwiększeniem ich efektywności oraz wydajności, a jednocześnie wpływa na poprawę atmosfery w miejscu pracy. Wspólna konsumpcja sprzyja integracji, wymianie pomysłów i kreowaniu nowych rozwiązań, a także wpływa na polepszenie relacji w firmie, co pozytywnie przekłada się na wysokość uzyskanych przychodów (pismo DKIS z dnia 20 lutego 2024 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.724.2023.1.DK).

Odmienne stanowisko prezentowane jest w zakresie wydatków na spotkania integracyjne dla partnerów współpracujących z podatnikiem na podstawie umów B2B. W wyroku NSA z dnia 11 października 2023 r., II FSK 326/21 orzeczono, iż organizowanie poczęstunku dla osób fizycznych, które nie są zatrudnione w spółce, a jedynie świadczą na jej rzecz usługi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (umowy o współpracy B2B) nie pozwala na zaliczenie wydatków poniesionych na rzecz tych osób do kosztów uzyskania przychodów. Zaliczenie takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów byłoby w istocie uznaniem wydatków spółki na motywowanie współpracowników do lepszego prowadzenia własnej działalności gospodarczej, czyli de facto ponoszeniem wydatku na rzecz innej firmy. Analogicznie NSA wypowiedział się w wyroku z dnia 19 października 2022 r. ws. II FSK 572/22.

Wyłącznie alkoholu z kosztów firmowych

Odnośnie napojów alkoholowych ich koszt powszechnie uznawany jest za niemający w ogóle związku z uzyskiwaniem przychodów. W wyroku z dnia 16 października 2013 r., II FSK 1517/11 NSA stanął na stanowisku, iż trudno jednoznacznie powiązać wydatek na alkohol dla pracowników z zakładanym celem integracji mającej na celu związanie pracowników z firmą oraz między sobą, poprawę atmosfery pracy i wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych. Celu takiego nie ma samo spotkanie polegające na konsumpcji alkoholu i tym samym nie może stanowić kosztu uzyskania przychodów. Spotkania integracyjne mają służyć budowaniu motywacji do pracy u pracowników i w ten sposób wpływać na jej efektywność, lecz uzyskiwanie tego efektu poprzez fundowanie bezpłatnego alkoholu uznać należy za pozostające poza związkiem przyczynowym z osiąganiem (zachowywaniem bądź zabezpieczeniem źródeł) przychodów. Podobnie w wyroku z 10 maja 2016 r., II FSK 700/14, NSA orzekł, iż wydatki na alkohol nie są niezbędne do przeprowadzenia szkolenia, ani nie służą celowi szkolenia, a w konsekwencji nie służą także celowi, jakim jest osiągnięcie przychodu lub zachowanie (zabezpieczenie) jego źródła). Na dodatkowy argument wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie w wyroku z dnia 10 lutego 2011 r., I SA/Rz 835/10 podkreślając, że w orzecznictwie sądowoadministracyjnym ugruntowany jest pogląd, że wydatki na zakup alkoholu należy ocenić negatywnie pod względem etycznym, a co za tym idzie nie można uznać ich za kształtujące pozytywny wizerunek firmy.

Pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (DKIS) z dnia 16 czerwca 2021 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.89.2021.3.PD potwierdza nieuznawanie kosztu wina stanowiącego element pakietów (koszy) upominkowych dla pracowników, współpracowników i kontrahentów. Analogicznie pismem z dnia 16 września 2024 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.377.2024.3.AND Dyrektor KIS uznał, że część kosztów eventu mającego na celu prezentację i promocję towarów, a mianowicie wydatki związane z zakupem alkoholu, tj. wypożyczenie rollbaru oraz zakup kegli z piwem, nie przyczyniają się do osiągnięcia lub zabezpieczenia bądź zachowania źródła przychodów. Wydatki takie - nawet jeżeli uznawane są za zwyczajowo przyjęte i zostaną dostosowane do charakteru spotkania - nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Odnotować należy nieco inne spojrzenie na zakup alkoholu wykorzystanego w ramach wigilii firmowej prezentowane w orzecznictwie na gruncie podatku VAT. W wyroku z dnia 27 czerwca 2023 r., I SA/Po 20/23 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu stwierdził, że sporadyczne wydatki ponoszone na organizację dla pracowników zwyczajowo przyjętych świąt wykazują pośredni związek z czynnościami opodatkowanymi sprzyjając integracji zespołu ludzi w oparciu, o który to realizowane są następnie czynności podlegające opodatkowaniu.

Prezenty w kosztach

Zgodnie z pismem DKIS z dnia 5 kwietnia 2023 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.103.2023.2.KW, aby prezenty nie zostały uznane za koszty reprezentacji powinny być opatrzone logo podatnika, posiadać znikomą wartość i być wręczane “masowo”, tj. wszystkim klientom. Jeżeli prezent jest droższy i przekazywany tylko wybranym kontrahentom, to podatnik nie zalicza wydatku do swoich kosztów firmowych. Stanowisko to pozostaje w zgodzie z wcześniejszym wyrokiem NSA z dnia 9 listopada 2016 r., II FSK 2293/16, zgodnie z którym drobne prezenty wręczane kontrahentom lub potencjalnym kontrahentom, o ile opatrzone są logo firmy, winny być traktowane jako przedmioty reklamowe, a wydatki na ich nabycie winny być uważane za wydatki na reklamę, a nie za wydatki na reprezentację. Ubocznie warto odnotować, że kontrahent, który otrzymał prezent, powinien rozpoznać po swojej stronie przychód i uwzględnić go przy rozliczeniu z podatku dochodowego, chyba że otrzyma upominki reklamowe, których wartość nie przekracza 200 zł.

Natomiast w podatku VAT istotne jest tylko to, czy wydatek jest związany w sposób bezpośredni lub pośredni z czynnościami opodatkowanymi. Istnienie takiego związku pozwala odliczyć podatek VAT w związku z nabyciem towaru. Z drugiej jednak strony wręczenie prezentu traktowane jest jako opodatkowana VATem dostawa towaru. Ostatecznie zatem transakcja staje się neutralna dla podatnika, bowiem wykazuje on taką samą wartość podatku naliczonego i należnego. Rozliczenia VAT nie wymagają prezenty o małej wartości, czyli wręczane w sytuacji, gdy:

• łączna wartość wszystkich prezentów przekazana jednej osobie nie przekracza w roku 100 zł. Konieczne jest wówczas prowadzenie szczegółowej ewidencji pozwalającej na zidentyfikowanie odbiorcy;
• jednostkowa wartość prezentu nie przekracza 20 zł. Nie ma wtedy konieczności prowadzenia ewidencji.

Podstawa prawna:
- ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
- ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych,
- ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.