Nowe e-faktury usktruktryzowane - szereg przywilejów i uproszczeń

Oprócz faktur elektronicznych oraz tradycyjnych faktur papierowych, podatnicy już 1 października 2021 r. zyskają nową formę dokumentowania transakcji opodatkowanych VAT. Faktury ustrukturyzowane (tzw. E-faktury) w stosunku do dwóch pierwszych form dadzą dodatkowy przywilej podatkowy podatnikom, którzy zdecydują się z nich w pełni korzystać – pozwolą skrócić do 40 dni termin zwrotu nadpłaconego VAT.

Faktury ustrukturyzowana będą rodzajem faktur elektronicznych. I choć większość zasad wystawiania i obrotu będzie wspólna, to będą one wystawiane i otrzymywane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj.: Krajowego Systemu
e-Faktur (KSeF), który traktować będzie można jako zbiór dokumentów i faktur i z którego będzie można je pobierać, transferować lub po prostu zarządzać nimi.

 czytaj poradnik: e faktura ustrukturyzowana w Krajowym Systemie e-Faktur >

Pobierz fillup - przygotuj i wyślij JPK_V7M lub JPK_V7K tak łatwo, jak e‑maila!
W JPKomacie fillup kompleksowo pomożemy Ci w całym procesie - od wystawienia faktury JPK w fillup, przez import do arkusza sprzedaży, weryfikację i wysyłkę online plików JPK_VAT do urzędu skarbowego.
Przygotuj i wyślij nowe pliki JPK ewidencji VAT: JPK_V7M i JPK_V7K . Program fillup daje także możliwość konwersji z starego pliku JPK_VAT na plik JPK_V7M lub JPK_V7K. 
Pobierz program fillup na komputer i sprawdź »

Do wystawiania nowych e-faktur nie będzie trzeba korzystać z programów Ministerstwa Finansów – stosowane przez podatników programy księgowe będą mogły posiadać API służące do zaadaptowania faktur strukturyzowanych w tych systemach. Nie będzie zatem konieczne stosowania innego oprogramowania niż do tej pory.

W celu wystawienia faktury i jej przekazania do KSeF, wystawca będzie musiał dokonać autoryzacji, tzn. logowania w związku z jej wystawieniem. Preferowany będzie elektroniczny system uwierzytelniania podatnika przez e-podpis.

Dodatkowo aby wystawić nową e-fakturę obowiązkowym będzie uzyskanie zgody kontrahenta na wystawienie mu faktury ustrukturyzowanej. Dla stosowania faktury ustrukturyzowanej będącej fakturą elektroniczną, nie jest wystarczająca uprzednio wyrażona akceptacja odbiorcy faktury dla stosowania faktur elektronicznych – obowiązkowa będzie dodatkowa zgoda w tym zakresie. Akceptacja ta niesie korzyści zarówno dla wystawcy, jak i dla odbiorcy faktury.

Faktura wystawiona = otrzymana

W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego tę fakturę, będzie ona uznawana za wystawioną i jednocześnie za otrzymaną. Będzie to miało swoje znaczenie w zakresie odliczenia VAT – już w okresie wystawienia faktury co do zasady przysługiwać będzie prawo odliczenia podatku naliczonego. Nie będzie trzeba zatem udowadniać daty otrzymania faktury i wiązania tej daty z okresem odliczenia VAT.

druk: faktura vat netto

Korygowanie faktur strukturyzowanych

Korygowanie faktur przekazanych do zbioru faktur strukturyzowanych odbywać będzie się w sposób dotychczasowy albo poprzez wystawianie faktur korygujących ustrukturyzowanych. W przypadku korekt tradycyjnych obowiązkowe będzie uzyskanie dokumentacji potwierdzającej warunki przeprowadzonej korekty, tzn. korekta podstawy opodatkowania i podatku należnego będzie odbywać się zgodnie z zasadami określonymi w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT.

W przy faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej, czyli wystawionej za pośrednictwem KSeF żadna dodatkowa dokumentacja transakcji nie będzie potrzebna. Podatnik będzie mógł pomniejszyć podstawę opodatkowania oraz kwotę należnego VAT już w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej. system KSeF będzie wyposażony w funkcjonalność, która umożliwi otrzymanie automatycznej informacji o odebraniu faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej przez podatnika.

Również po stronie nabywcy towarów i usług, faktury otrzymane w systemie KSeF obniżające wartość podatku będą korygowane na bieżąco, bez cofania się z przyczyną korekty do okresu, w którym ta przyczyna nastąpiła. Zgodnie z nowymi przepisami nabywca towarów lub usług, który otrzymuje fakturę korygującą zmniejszającą podstawę opodatkowania w postaci faktury ustrukturyzowanej, ma obowiązek dokonania pomniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał tę fakturę korygującą.

E-faktura wyłącznie po jej akceptacji

Stosowanie faktur ustrukturyzowanych będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury, np. poprzez zaakceptowanie stosownego komunikatu w aplikacji e-Mikrofirma lub samego poboru faktur z systemu przez API (zbiór reguł ściśle opisujących, w jaki sposób programy lub podprogramy komunikują się ze sobą).

Bez duplikatów i not korygujących

W związku z tym, że faktury nie mogą zaginąć ani na etapie wystawienia, ani na etapie odbioru, wyłączone zostaje w systemie KSeF prawo do żądania duplikatu faktury. Przestaną one w ogóle funkcjonować w obrocie.

Z kolei w systemie KSeF nie będzie można wystawić noty korygującej. Będzie natomiast można ją przekazać na dotychczasowych warunkach kontrahentowi w formie elektronicznej lub papierowej i to zarówno do faktury wystawionej tradycyjnie, jak i ustrukturyzowanej.

Dla korzystających z nowych rozwiązań – skrócony okres zwrotu VAT

Dla uzyskania zwrotu w terminie 40 dni konieczne podatnik korzystający z nowych rozwiąząń przy wystawianiu faktu spełnić będzie musiał łącznie wszystkie wymienione warunki, tj.:

• podatnik wystawia wyłącznie faktury ustrukturyzowane z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur w okresie rozliczeniowym, w odniesieniu do którego ubiega się o zwrot VAT, w związku z wykonywaniem czynności, dla których występował obowiązek wystawienia faktur, uwzględnionych w rozliczeniu.

Oznacza to, że uzyskanie zwrotu w terminie 40 dni będzie możliwe tylko w przypadku podatników wystawiających w całym okresie rozliczeniowym wyłącznie faktury ustrukturyzowane.

• podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który została wykazana różnica podatku do zwrotu, był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny oraz składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje, o których mowa w art. 99 ust. 1-3.

Oznacza to, że uprawnienie do zwrotu w terminie 40 dni nie będzie przysługiwało m.in. nowym podmiotom zarejestrowanym jako podatnicy VAT czynni, przez okres pierwszych 12 miesięcy funkcjonowania.

• podatnik w okresie 12 miesięcy poprzedzających okres wykazania różnicy podatku do zwrotu posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej zawarte w wykazie, o którym mowa w art. 96b ust. 1.
• kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w analizowanym okresie nie przekracza 3000 zł.

Podatnik dla uzyskania zwrotu w terminie 40 dni, podobnie jak przy innych zwrotach z ustawy o VAT, będzie zaznaczał odpowiedni znacznik w składanym rozliczeniu (JPK_VAT deklaracja + ewidencja) ze wskazaniem, że występuje z wnioskiem o zwrot VAT w terminie 40 dni.

 więcej informacji o fakturach VAT i rodzajach faktur >

Pobierz fillup - przygotuj i wyślij JPK_V7M lub JPK_V7K tak łatwo, jak e‑maila!
W JPKomacie fillup kompleksowo pomożemy Ci w całym procesie - od wystawienia faktury JPK w fillup, przez import do arkusza sprzedaży, weryfikację i wysyłkę online plików JPK_VAT do urzędu skarbowego.
Przygotuj i wyślij nowe pliki JPK ewidencji VAT: JPK_V7M i JPK_V7K . Program fillup daje także możliwość konwersji z starego pliku JPK_VAT na plik JPK_V7M lub JPK_V7K. 
Pobierz program fillup na komputer i sprawdź »