Numer KSeF w KPiR: co wpisać w kolumnie 3 nowego wzoru księgi [2026]

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje nowy wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) z 19 kolumnami zamiast dotychczasowych 17. Kluczowa zmiana: kolumna 3 służy teraz do wpisywania numeru identyfikującego fakturę w KSeF, a dotychczasowy „numer dowodu księgowego” przeszedł do kolumny 4.

Zmiany wynikają z rozporządzenia Ministra Finansów z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia KPiR, które dostosowuje księgę do struktury JPK_PKPIR i obowiązku korzystania z KSeF. Podatnicy PIT zobowiązani do przesyłania JPK_V7M muszą od 2026 r. prowadzić KPiR elektronicznie i przesyłać ją jako JPK_PKPIR do naczelnika urzędu skarbowego w terminie złożenia zeznania podatkowego.

Numer KSeF nie zastępuje numeru faktury nadawanego przez podatnika - oba numery są wymagane jednocześnie. Numer KSeF wpisuje się bez daty nadania - sama data nie jest wymagana ani w księdze, ani w strukturze JPK_PKPIR.

Co się zmieniło w KPiR od 1 stycznia 2026 r.?

Od 1 stycznia 2026 r. wzór KPiR został rozszerzony z 17 do 19 kolumn - dodano 2 nowe kolumny związane z KSeF i identyfikacją kontrahentów:

Pozostałe kolumny (6–19) odpowiadają dotychczasowym kolumnom 4–17 w starym wzorze. Układ księgi, zasady ujmowania przychodów i kosztów oraz sposób prowadzenia ewidencji nie uległy istotnym zmianom. Struktura danych na fakturze w KSeF określona schematem FA(3) zawiera pole z numerem faktury KSeF (35-znakowy identyfikator) - ten sam numer trafia do kolumny 3 KPiR.

Czy w KPiR musi być numer KSeF?

Tak, od 1 stycznia 2026 r. numer KSeF musi być wpisywany w kolumnie 3 KPiR dla każdej faktury wystawionej lub otrzymanej za pośrednictwem KSeF.

Obowiązek dotyczy zarówno faktur sprzedażowych, jak i zakupowych - wbrew częstym wątpliwościom, nie ogranicza się wyłącznie do sprzedaży. Przepisy rozporządzenia odnoszą się do każdego dowodu księgowego, który posiada numer KSeF.

Jeśli faktura nie została wystawiona w KSeF (np. faktura sprzed 2026 r., dokument zwolniony z KSeF, faktura zagraniczna), kolumna 3 pozostaje pusta.

e-faktury fillup – KSeF kolejna formalność, to samo narzędzie w cenie abonamentu
Wystawiaj i wysyłaj e-faktury KSeF dla wszystkich swoich klientów w filup. KSeF to kolejny obowiązek – jak JPK czy e-deklaracja. Tam, gdzie wystawiasz wszystkie inne formularze swoich klientów.
Rozliczaj wiele NIP-ów wysyłaj i pobieraj z KSeF - weryfikuj i archiwizuj dokumenty dla każdego klienta bez przełączania się między systemami. Generuj pliki JPK_VAT i wysyłaj je przez JPKomat - od importu po weryfikację i wysyłkę JPK_V7M i JPK_V7K. Jedno miejsce, wszystkie NIP-y, jeden abonament.
Wystawiaj faktury KSeF online w fillup

Od kiedy wpisywać numer KSeF w KPiR? (sprzedaż vs. zakupy)

Terminy różnią się w zależności od rodzaju faktury - kolumny 3 i 5 są wymagane od różnych dat:

Pełny harmonogram wdrożenia KSeF obejmuje 3 etapy (1.02.2026, 1.04.2026, 1.01.2027) - data objęcia obowiązkiem zależy od wielkości podatnika. Informacje o tym, kogo obejmuje obowiązek KSeF (JDG, ryczałt, zwolnieni, mikroprzedsiębiorcy) obejmuje dedykowany przewodnik.

Czy numer KSeF zastępuje numer faktury?

Nie, numer KSeF nie zastępuje numeru faktury nadawanego przez podatnika - oba numery są wymagane jednocześnie i pełnią różne funkcje.

Numer faktury (pole P_2 w schemacie FA(3)) to kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który jednoznacznie identyfikuje fakturę w dokumentacji księgowej podatnika (np. FV/001/06/2026). Numer KSeF to 35-znakowy identyfikator nadawany przez system, który identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.

W KPiR oba numery wpisuje się w osobnych kolumnach: numer KSeF w kolumnie 3, numer faktury podatnika w kolumnie 4. Dotychczasowy schemat numeracji (np. FV/001/06/2026) można kontynuować bez zmian - numer KSeF nie ma wpływu na tę numerację.

Czym różni się numer KSeF od numeru faktury w KPiR?

Numer KSeF to 35-znakowy identyfikator systemowy nadawany automatycznie przez KSeF, natomiast numer faktury to numer nadawany przez podatnika w ramach jego własnej numeracji.

Za niestosowanie KSeF od 1.01.2027 grozą kary do 100% kwoty VAT - zasady obowiązkowego korzystania z KSeF obejmują sankcje administracyjne. Błędy w treści faktury koryguje się przez korygowanie faktur w KSeF - korekta również otrzymuje własny numer KSeF.

Najczęstsze błędy przy wpisywaniu numeru KSeF do KPiR

Najczęstszym błędem jest wpisywanie numeru KSeF w kolumnie 4 zamiast w kolumnie 3 - kolumna 3 w nowym wzorze KPiR (od 1.01.2026) jest przeznaczona wyłącznie na numer KSeF.

• Numer KSeF w kolumnie 4 zamiast 3. Stary wzór KPiR miał kolumnę 3 jako „Numer dowodu księgowego”. Nowy wzór przesunął tę kolumnę na pozycję 4. Kolumna 3 = numer KSeF.
• Wpisywanie daty nadania numeru KSeF. W KPiR wpisuje się wyłącznie sam numer KSeF (35 znaków) - data nadania nie jest wymagana.
• Pomijanie numeru KSeF dla faktur zakupowych. Obowiązek dotyczy zarówno sprzedaży, jak i zakupów - każda faktura z numerem KSeF wymaga wpisu w kolumnie 3.
• Używanie starego wzoru KPiR po 1.01.2026. Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje wzór z 19 kolumnami. Zapisy od stycznia 2026 muszą być prowadzone według nowego formatu.
• Brak NIP kontrahenta w kolumnie 5. Kolumna 5 (identyfikator podatkowy kontrahenta z kodem kraju) jest wymagana od 1.01.2026 bez wyjątków.

Pierwsze logowanie do KSeF wymaga Profilu Zaufanego (JDG) lub pieczęci kwalifikowanej / ZAW-FA (spółki)..