UWAGA! Minister Finansów ogłosił 19 stycznia 2024 przesunięcie wprowadzenia obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF), nie podając nowej daty. Informacje w naszym serwisie o obowiązku wejścia KSeF z dniem 1 lipca 2024, będą aktualizowane zgodnie z nadchodzącymi zmianami legislacyjnymi.
Więcej informacji o zmianie terminu KSeF »

System KSeF pozwala na wystawienie faktury korygującej. Faktura ustrukturyzowana może zostać skorygowana przez fakturę korygującą wystawioną w KSeF. Taka faktura powinna zawierać numer identyfikacyjny faktury pierwotnej wystawionej w KSeF. Faktura korygująca powinna zawierać również własny numer identyfikacyjny oraz datę jej wystawienia.

Na chwilę obecną, ustawa o podatku od towarów i usług (art. 106j ust. 1) obliguje do wystawienia faktury korygującej w sytuacji, gdy podatnik stwierdził pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury. KSeF nie zmienia tegoż założenia.

Jeśli chcemy dokonać korekty daty sprzedaży, oznaczeń FP,TP, GTU czy MMP w KSeF bez problemów można wystawić fakturę korygującą. W przypadku korekt, które nie zmieniają wartości podstawy opodatkowania i kwoty podatku (np. data sprzedaży, oznaczenie FP, TP, adnotacja MPP, symbole GTU) w fakturze korygującej należy wskazać prawidłową treść korygowanych pozycji. Istnieje również możliwość wystawienia w tym zakresie noty korygującej przez nabywcę (poza KSeF).

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Ważną informacją jest fakt, że KSeF umożliwia wystawianie korekt faktury in minus, jak również zmniejsza ilość niezbędnej dokumentacji potrzebnej do obniżenia podstawy opodatkowania. Obecnie, aby wystawić fakturę in minus, zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o podatku od towarów i usług, niezbędne jest posiadanie przez podatnika dokumentacji z której jednoznacznie wynika, że uzgodnił warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług, które zostały wskazane w fakturze korygującej, oraz warunki te zostały spełnione. Faktura korygująca musi być zgodna z posiadaną dokumentacją. Dotychczasowe zasady będą obowiązywały dalej tylko dla tych transakcji, których fakturowanie nie zostało objęte systemem KSeF. Dla pozostałych transakcji wystawca faktury korygującej dokona obniżenia podstawy opodatkowania za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę ustrukturyzowaną.

System KSeF nie zmienia natomiast sposobu rozliczeń faktur korygujących in plus, gdzie istotna jest przyczyna wystawienia takiej faktury.

Krajowy System E-Faktur nie limituje liczby wystawianych faktur korygujących. W systemie KSeF możemy wystawić tyle faktur korygujących ile potrzebujemy, gdyż system nie przewiduje ograniczeń pod kątem liczby faktur korygujących wystawionych do jednej faktury sprzedaży.

Wypróbuj wystawianie korekt e-faktur bez konsekwencji w KSeF DEMO
Sprawdź działanie Krajowego Systemu e-Faktur wystawiając próbną e- fakturę korektę w programie fillup KSeF DEMO. Zdobądź dostęp do KSeF demo i wystaw e-fakturę korektę bez konsekwencji prawnych i sprawdź działanie systemu KSeF.
Wystaw próbną e-fakturę korektę w systemie KSeF DEMO już teraz »

W fakturze online KSeF niemożliwe jest poprawienie błędnie wprowadzonego numeru NIP nabywcy, tak jak to robiono do tej pory. Nie wynika to jednak z ustawy, a z uwarunkowa systemowych KSeF. Jeśli wprowadzimy błędny numer NIP, wówczas wystawiona przez nas faktura trafi do podatnika, który jest posiadaczem takiego numeru NIP (chyba, że taki numer nie istnieje), zamiast do nabywcy. Jeśli zatem wprowadzimy do KSeF błędny numer NIP, musimy do faktury z tymże numerem wystawić fakturę korygującą, która będzie obniżała wartość podstawy opodatkowania do zera. Następnie wystawiamy kolejną pierwotną fakturę wprowadzając poprawne dane nabywcy. Wówczas dopiero, faktura trafi do podmiotu faktycznie związanego z transakcją.

Sprawdź NIP w białej liście VAT

W systemie KSeF jedną z ważniejszych danych dotyczących nabywcy jest numer NIP. Zatem pomyłka przy wprowadzaniu tegoż numeru do systemu jest bardzo kłopotliwa jeśli chodzi o jej sprostowanie.

W przypadku niepoprawnego wprowadzenia nabywcy (np. błędny NIP) w celu skorygowania błędu należy wystawić fakturę korygującą “do zera’ z tym samym, błędnym NIP nabywcy, a następnie wystawić kolejną, odrębną fakturę (pierwotną) z poprawnymi danymi nabywcy.

Powyższa zasada nie wynika wprost z prawa podatkowego, jednak jest uzależniona od uwarunkowań systemowych. Wprowadzając do KSeF błędny numer NIP, faktura z wprowadzonym numerem NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP, który nie był stroną transakcji.

Należy zwrócić uwagę, że w takiej sytuacji nie powinno się wystawiać faktury korygującej jedynie błędny numer NIP na inny prawidłowy, tak jak to odbywało się do tej pory.

Powyższy sposób postępowania wynika z faktu, że system KSeF nie doręczy pierwotnej faktury do podmiotu, który jest faktyczną stroną transakcji, lecz fakturę tą otrzyma podmiot, który nie ma z danym zdarzeniem nic wspólnego, poza tym że jego NIP został błędnie wskazany na fakturze.

Niewątpliwie zatem podmioty wystawiające faktury muszą bardzo uważnie wprowadzać dane do e-faktur, gdyż poprawa błędów będzie o wiele bardziej skomplikowana.

Obowiązki i kary w KSeF