Duplikat faktury

Duplikat jest dokumentem zgodnym z pierwotnie wystawioną fakturą. Wystawia się go, gdy faktura pierwotna ulegnie zniszczeniu lub zaginie. Duplikat w zależności od tego, u którego z podmiotów zaginie lub zostanie zniszczona faktura pierwotna, wystawia druga strona transakcji - może to być zatem albo nabywca, albo sprzedawca albo organ egzekucyjny lub komornik sądowy - jeśli to on wystawiał fakturę pierwotną.
Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia. Pozostałe dane na duplikacie powinny zostać takie, jak pierwotnej faktury.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę VAT w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury prosto wystawisz, wyślesz darmową e-fakturę VAT. Zaznacz funkcję szybkiej płatności by szybko otrzymać swoje pieniądze. Wygeneruj plik JPK_V7 i wczytaj go do JPKomatu fillup w którym kompleksowo pomożemy w całym procesie przez import do arkusza sprzedaży, weryfikację, wysyłkę i korektę online nowych plików JPK ewidencji VAT: JPK_V7M i JPK_V7K
Sprawdź, jak szybko można wystawić darmową e-fakturę VAT »

Jak ująć duplikat faktury w pliku JPK_V7? 

Duplikat będzie podstawą ujęcia w JPK_V7 w zależności od tego, czy faktura pierwotna była już ujęta w pliku czy nie doszło do jej ujęcia.

Duplikat faktury u nabywcy:

• jeśli egzemplarz faktury ulegnie zniszczeniu lub zaginie zanim zostanie otrzymany przez nabywcę, wówczas otrzymanie duplikatu wywołuje takie same skutki jak otrzymanie faktury pierwotnej, a więc najczęściej skutkuje powstaniem prawa do odliczenia (powstaje prawo odliczenia VAT w dacie otrzymania i prawo ujęcia otrzymanego duplikatu w okresie jego otrzymania, a jeśli minął termin na ujęcie go na bieżąco w JPK_V7 - można go ująć i odliczyć VAT poprzez korektę pliku i ujęcie go wstecz); ująć należy w JPK_V7 dane z duplikatu faktury, numer faktury i datę wystawienia tego duplikatu.
• jeśli egzemplarz ulegnie zniszczeniu lub zaginie po otrzymaniu lecz przed ujęciem go w JPK_V7, to otrzymanie duplikatu nie wpływa na okres rozliczeniowy powstania prawa do odliczenia – okresem tym pozostaje okres rozliczeniowy otrzymania przez nabywcę pierwotnego egzemplarza faktury. Zarówno gdy otrzymanej faktury nie zaksięgowano, jak i gdy egzemplarz ulegnie zniszczeniu lub zaginie po zaewidencjonowaniu faktury pierwotnej w JPK_V7, to podatnik powinien pozostawić (zaksięgować) w pliku dane z faktury pierwotnej (duplikat będzie wyłącznie dowodem występowania transakcji z danymi pierwotnej faktury).

Duplikat faktury u sprzedawcy:

• duplikat wystawiony przez nabywcę na rzecz sprzedawcy wynika z wcześniej otrzymanego dokumentu; w założeniu jego wystawienie i przekazanie sprzedawcy nie wpłynie na JPK_V7 sprzedawcy, gdyż faktura już została w ujęta w tym JPK_V7; duplikat będzie wyłącznie dołączony do dokumentów;
• w sytuacji gdyby faktura zaginęła przed ujęciem w JPK_V7, sprzedawca naliczać będzie VAT na podstawie danych zaewidencjonowanych w duplikacie (tzn. zgodnie ze wskazanymi na niej datą wystawienia lub datą obowiązku podatkowego z faktury pierwotnej; jeśli obowiązek podatkowy powstaje w dacie wystawienia faktury - to ten obowiązek nie zmienia się - tzn. powstaje w dacie wystawienia faktury pierwotnej a nie duplikatu, co może powodować konieczność skorygowania pliku JPK_V7 wstecz (zgodnie z datą obowiązku podatkowego); Transakcję ewidencjonuje się pod numerem faktury pierwotnie wystawionej, a duplikat podpina się jedynie do okresu, w którym tę fakturę zaewidencjonowano w JPK_V7; Ten duplikat po stronie nabywcy nie zostaje dodatkowo ujęty w pliku JPK_V7 - nabywca odlicza VAT na podstawie faktury pierwotnej, którą wcześniej otrzymał. 

Duplikat faktury w KSeF

W systemie KSeF nie będzie konieczności wystawiania duplikatu faktury. Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w systemie i nie będzie możliwości ich zniszczenia lub zaginięcia. Od 1 lipca 2024 roku Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. Podatnicy zwolnieni podmiotowo i/lub przedmiotowo z VAT będą zobowiązani do uczestnictwa w systemie KSeF od 1 stycznia 2025 roku.