ZAW-FA: kiedy używać i jak wypełnić zawiadomienie o uprawnieniach do KSeF

Zawiadomienie ZAW-FA to oficjalny formularz służący do nadania lub odebrania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Składa się go do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w formie papierowej lub elektronicznej - przez e-Urząd Skarbowy albo e-Doręczenia. Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje aktualna wersja formularza - ZAW-FA(3).

ZAW-FA wyznacza jedną, pierwszą osobę fizyczną (tzw. superadministratora), która otrzymuje pełne uprawnienia do zarządzania kontem podmiotu w KSeF, w tym do nadawania uprawnień kolejnym użytkownikom już drogą elektroniczną.

🎯 e‑Faktury KSeF - przygotuj się na KSeF już teraz

firmly

Dla przedsiębiorców, którzy chcą:

✅ Samodzielnie księgować
✅ Oszczędzić czas i pieniądze
✅ Mieć dostęp z telefonu i komputera
✅ Fakturować za darmo z KSeF

Wystaw darmową fakturę

fillup

Dla księgowych, którzy potrzebują:

✅ 7 000+ formularzy w tym KSeF
✅ e-Deklaracji, JPK, e-ZUS
✅ Obsługi wielu firm
✅ Narzędzia do formalności

Wystaw darmową fakturę

fillup | k24

Dla biur rachunkowych, które chcą:

✅ System do współpracy z klientami
✅ Dać klientom darmowe faktury
✅ Obsługi KSeF bez instalacji
✅ Rozliczać KPiR lub Ryczałt

Zaproś pierwszego klienta

Wybierz program KSeF dopasowany do Twoich potrzeb - porównanie

ZAW-FA muszą złożyć podmioty niebędące osobami fizycznymi, które nie posiadają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z numerem NIP. Dotyczy to spółek z o.o., spółek cywilnych, spółek akcyjnych, fundacji, stowarzyszeń i jednostek samorządu terytorialnego. Formularz składa się po to, aby wskazać jedną osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF w imieniu tego podmiotu.

ZAW-FA należy również złożyć, gdy podpis kwalifikowany osoby fizycznej nie zawiera numeru NIP ani PESEL - dotyczy to przede wszystkim cudzoziemców, którzy chcą logować się do KSeF i wystawiać e-faktury ustrukturyzowane w KSeF.

ZAW-FA dla spółki z o.o.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest podmiotem niebędącym osobą fizyczną - nie posiada Profilu Zaufanego i nie może samodzielnie zalogować się do KSeF. Bez kwalifikowanej pieczęci elektronicznej jedyną ścieżką uzyskania dostępu jest zawiadomienie ZAW-FA.

W formularzu w polu 1 należy wpisać NIP spółki (nie NIP prezesa), a w polu 7 zaznaczyć „podmiot niebędący osobą fizyczną”. W sekcji C wskazuje się osobę uprawnioną - najczęściej prezesa zarządu, choć może to być dowolna osoba fizyczna (księgowa, pełnomocnik), nawet spoza KRS.

Formularz musi podpisać tyle osób, ile wymaga sposób reprezentacji spółki wpisany w KRS. Przy reprezentacji jednoosobowej wystarczy podpis prezesa. Przy reprezentacji łącznej (np. dwóch członków zarządu łącznie lub członek zarządu z prokurentem) konieczne są wszystkie wymagane podpisy - urząd skarbowy weryfikuje to na podstawie KRS.

ZAW-FA dla spółki cywilnej

Spółka cywilna ma specyficzny status prawny – nie jest podmiotem prawa, lecz umową między wspólnikami. Posiada jednak własny NIP do celów VAT i w kontekście KSeF jest traktowana jako „podmiot niebędący osobą fizyczną”.

W formularzu w polu 1 wpisuje się NIP spółki cywilnej (nie NIP wspólnika). W polu 7 zaznacza się „podmiot niebędący osobą fizyczną”. Formalnie wystarczy podpis jednego wspólnika uprawnionego do reprezentacji zgodnie z umową spółki, jednak w praktyce zaleca się złożenie podpisów wszystkich wspólników, aby zminimalizować ryzyko wezwania do uzupełnienia przez urząd.

Jeśli wspólnik prowadzi równolegle jednoosobową działalność gospodarczą, do KSeF swojej JDG loguje się Profilem Zaufanym bez ZAW-FA. Zawiadomienie składa wyłącznie dla spółki cywilnej.

ZAW-FA dla fundacji, stowarzyszenia i JST

Fundacje i stowarzyszenia to osoby prawne wpisane w KRS - podpisują ZAW-FA zgodnie z zasadami reprezentacji ujawnionymi w rejestrze. Jako osobę uprawnioną wskazuje się zazwyczaj głównego księgowego, dyrektora finansowego lub inną osobę odpowiedzialną za fakturowanie.

W przypadku jednostek samorządu terytorialnego (gmin, powiatów, województw) formularz ZAW-FA podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji JST - wójt, burmistrz lub prezydent (sekcja E). Jako osobę uprawnioną do korzystania z KSeF (sekcja C) wskazuje się natomiast pracownika, który będzie faktycznie obsługiwał system - najczęściej skarbnika, głównego księgowego lub naczelnika wydziału finansowego. Należy pamiętać, że ZAW-FA nie ma zastosowania do samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych - te podmioty mają odrębną procedurę nadawania uprawnień.

ZAW-FA a jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG)

Osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą zasadniczo nie muszą składać ZAW-FA. Mają automatyczne uprawnienia właścicielskie w KSeF i mogą zalogować się bezpośrednio za pomocą Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego, o ile zawiera on numer NIP lub PESEL.

Jedyny wyjątek: ZAW-FA jest wymagane, gdy osoba fizyczna posiada kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający numeru NIP ani PESEL (np. zagraniczny podpis). Wówczas składa zawiadomienie w celu zarejestrowania odcisku palca (hash SHA-256) tego podpisu w systemie KSeF. Warto wiedzieć, że KSeF ma szczególne zasady przy fakturach wystawianych dla kontrahentów zagranicznych.

Jesteś osobą fizyczną prowadzącą JDG - masz automatyczny dostęp do KSeF przez Profil Zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny z NIP/PESEL. Możesz od razu uwierzytelnić się w KSeF i nadawać uprawnienia innym osobom elektronicznie.

Twoja firma posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z numerem NIP - zalogowanie się pieczęcią elektroniczną automatycznie nadaje uprawnienia właścicielskie. To szybsza alternatywa dla ZAW-FA, choć wiąże się z kosztem zakupu pieczęci (ok. 1000–3000 zł rocznie).

Termin złożenia ZAW-FA zależy od tego, kiedy Twoja firma jest objęta obowiązkiem korzystania z KSeF. Obowiązkowy KSeF wchodzi etapowo:

Od 1 lutego 2026 r. - obowiązek wystawiania e-faktur dla dużych firm (obrót powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r.). Od tego dnia obowiązek odbierania faktur z KSeF dotyczy wszystkich przedsiębiorców - niezależnie od wielkości firmy.

Od 1 kwietnia 2026 r. - obowiązek wystawiania e-faktur dla pozostałych przedsiębiorców (MŚP, JDG, podatnicy VAT czynni i zwolnieni). Numery KSeF będą wymagane w ewidencji JPK_VAT z oznaczeniami KSeF.

Od 1 stycznia 2027 r. - obowiązek dla najmniejszych firm (sprzedaż dokumentowana fakturami nieprzekraczająca 10 tys. zł brutto miesięcznie).

W 2026 r. obowiązuje okres przejściowy - Ministerstwo Finansów nie nakłada kar za błędy techniczne w KSeF. Natomiast brak złożonego ZAW-FA to nie błąd techniczny - to brak dostępu do systemu, który uniemożliwia wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Warto zapoznać się z karami za fakturowanie poza KSeF i nie zwlekać ze złożeniem zawiadomienia.

Poniższa tabela porównuje zawiadomienie ZAW-FA z alternatywnymi metodami uwierzytelnienia w KSeF.

e-faktury fillup – KSeF kolejna formalność, to samo narzędzie w cenie abonamentu
Wystawiaj i wysyłaj e-faktury KSeF dla wszystkich swoich klientów w filup. KSeF to kolejny obowiązek – jak JPK czy e-deklaracja. Tam, gdzie wystawiasz wszystkie inne formularze swoich klientów.
Rozliczaj wiele NIP-ów wysyłaj i pobieraj z KSeF - weryfikuj i archiwizuj dokumenty dla każdego klienta bez przełączania się między systemami. Generuj pliki JPK_VAT i wysyłaj je przez JPKomat - od importu po weryfikację i wysyłkę JPK_V7M i JPK_V7K. Jedno miejsce, wszystkie NIP-y, jeden abonament.
Wystawiaj faktury KSeF online w fillup

Przed przystąpieniem do wypełniania formularza ZAW-FA przygotuj następujące informacje i dokumenty:

1. NIP podmiotu (spółki, fundacji, stowarzyszenia) - wpisywany w pole 1 formularza. To NIP firmy, nie NIP osoby fizycznej.
2. Dane osoby uprawnionej (superadministratora KSeF): imię, nazwisko, numer PESEL lub NIP, adres zamieszkania oraz obowiązkowy adres e-mail.
3. Adres e-mail podmiotu (sekcja B formularza) - na ten adres urząd wyśle potwierdzenie nadania uprawnień.
4. Numer właściwego urzędu skarbowego - według siedziby podmiotu (nie według zamieszkania osoby fizycznej).
5. Odpis KRS lub umowa spółki - aby zweryfikować sposób reprezentacji (jednoosobowa czy łączna).
6. Podpis kwalifikowany lub Profil Zaufany - do podpisania wersji elektronicznej składanej przez e-Urząd Skarbowy.
7. Odcisk palca certyfikatu SHA-256 - wymagany tylko wtedy, gdy podpis kwalifikowany nie zawiera NIP ani PESEL.
8. Formularz ZAW-FA(3) - aktualna wersja obowiązująca od 1 lutego 2026. Dostępny w e-Urzędzie Skarbowym lub do pobrania w PDF z podatki.gov.pl.

Uwaga: Poniższa instrukcja dotyczy wersji ZAW-FA(3), obowiązującej od 1 lutego 2026 r. Przed wypełnieniem zweryfikuj numerację pól na aktualnym druku pobranym z podatki.gov.pl - numeracja pól zmieniła się względem poprzedniej wersji ZAW-FA(2).

Wypełnienie formularza ZAW-FA obejmuje 5 sekcji (od A do E).

Pole 1 - NIP podmiotu

W pole nr 1 należy wpisać NIP podmiotu lub podatnika składającego zawiadomienie - czyli NIP spółki, fundacji, stowarzyszenia lub JST. Jeżeli jednocześnie składane jest więcej niż jedno zawiadomienie ZAW-FA (np. przy reprezentacji wieloosobowej powyżej 4 osób), w polu nr 4 określa się ich łączną liczbę i kolejny numer zawiadomienia.

Najczęstszy błąd: Wpisanie prywatnego NIP prezesa zarządu zamiast NIP spółki. Skutkuje to nadaniem uprawnień do prywatnej działalności prezesa (jeśli ją prowadzi) lub odrzuceniem formularza przez urząd.

Sekcja A - miejsce i cel składania

W pozycji nr 5 wskazuje się właściwego naczelnika urzędu skarbowego (według siedziby podmiotu). W pozycji nr 6 określa się cel składania zawiadomienia - do wyboru są 4 opcje:

1. Nadanie uprawnień - wskazanie pierwszej osoby uprawnionej do korzystania z KSeF
2. Odebranie uprawnień - odebranie uprawnień konkretnej osobie
3. Odebranie wszelkich nadanych uprawnień - odebranie uprawnień wszystkim osobom (bez wypełniania sekcji C)
4. Zgłoszenie danych unikalnych - rejestracja odcisku palca SHA-256 podpisu/pieczęci bez NIP i PESEL (bez wypełniania sekcji C)

Sekcja B - dane podatnika lub podmiotu

W polu 7 wskazuje się, kto składa zawiadomienie: podmiot niebędący osobą fizyczną, organ egzekucyjny lub osoba fizyczna. W polu 8 podaje się pełną nazwę podmiotu (lub nazwisko i imię osoby fizycznej). Pole 9 (telefon) jest opcjonalne, natomiast pole 10 (adres e-mail) jest obowiązkowe - na ten adres urząd wyśle informację o nadaniu lub odebraniu uprawnień.

Sekcja C - dane osoby uprawnionej

Sekcja C służy wskazaniu osoby, której nadawane lub odbierane są uprawnienia do korzystania z KSeF. Nie wypełnia się jej, jeżeli zawiadomienie dotyczy wyłącznie zgłoszenia danych podpisu elektronicznego (opcja 4 w polu 6) lub odebrania wszelkich uprawnień (opcja 3).

W odpowiednich polach podaje się rodzaj identyfikatora (NIP lub PESEL), numer identyfikatora, imię i nazwisko osoby uprawnionej. W przypadku nierezydenta bez identyfikatora podatkowego - datę urodzenia i dane dokumentu tożsamości. Adres e-mail osoby uprawnionej jest obowiązkowy.

Osobą uprawnioną może być dowolna osoba fizyczna wskazana przez podatnika - nie musi to być osoba figurująca w KRS jako członek zarządu.

Sekcja D - zgłoszenie danych SHA-256 podpisu lub pieczęci

Sekcję D wypełnia się w trzech przypadkach: gdy w polu 6 zaznaczono opcję 4, gdy osoba wskazana w sekcji C nie posiada NIP ani PESEL i ma wyłącznie podpis kwalifikowany bez tych danych, lub gdy podmiot chce zarejestrować pieczęć elektroniczną niezawierającą NIP.

W odpowiednim polu podaje się dane unikalne identyfikujące kwalifikowany podpis lub pieczęć elektroniczną - jest to hash SHA-256 (64-znakowy ciąg). Każdą zmianę certyfikatu trzeba ponownie zgłaszać nowym zawiadomieniem ZAW-FA.

Jak uzyskać odcisk palca SHA-256: Uruchom aplikację dostawcy podpisu (np. Szafir SDK, proCertum CardManager, SimplySign). Wejdź w szczegóły certyfikatu i znajdź zakładkę „Dane do KSeF” lub „Odcisk palca”. Wybierz algorytm SHA-256 (nie SHA-1). Skopiuj wygenerowany ciąg 64 znaków i wklej go do formularza - nie przepisuj ręcznie.

Sekcja E - podpis

W sekcji E umieszcza się nazwisko, imię, stanowisko/funkcję i podpis osoby składającej zawiadomienie. Formularz przewiduje miejsce na dane i podpisy maksymalnie czterech osób.

Reprezentacja jednoosobowa: Podpisuje jedna osoba uprawniona do reprezentacji (np. prezes zarządu).

Reprezentacja łączna: Podpisują wszystkie osoby wymagane zgodnie z KRS - np. dwóch członków zarządu lub członek zarządu łącznie z prokurentem.

Reprezentacja wieloosobowa (powyżej 4 osób): Pozostałych uprawnionych wymienia się w dodatkowym formularzu ZAW-FA, zaznaczając odpowiednio pole 4.

Pełnomocnictwo ogólne (PPO-1) nie upoważnia do podpisania ZAW-FA - PPO-1 dotyczy postępowań podatkowych, a ZAW-FA jest zawiadomieniem techniczno-administracyjnym.

Poniżej 6 najczęstszych błędów, które powodują odrzucenie formularza lub opóźnienie w przetwarzaniu:

1. NIP osoby fizycznej zamiast NIP podmiotu (pole 1)
   W polu 1 trzeba wpisać NIP spółki, fundacji lub innego podmiotu - nie NIP prezesa ani księgowej. Wpisanie prywatnego NIP prezesa nadaje uprawnienia do jego ewentualnej działalności gospodarczej, a nie do KSeF spółki.
2. Niewłaściwy urząd skarbowy (pole 5)
   Formularz składa się do urzędu skarbowego właściwego dla siedziby podmiotu (spółki), a nie dla miejsca zamieszkania osoby podpisującej.
3. Niekompletna reprezentacja (sekcja E)
   Przy reprezentacji łącznej brak jednego z wymaganych podpisów skutkuje wezwaniem do uzupełnienia lub odrzuceniem. Przed wypełnieniem sprawdź aktualny wpis w KRS lub treść umowy spółki cywilnej.
4. Algorytm SHA-1 zamiast SHA-256 (sekcja D)
   System KSeF akceptuje wyłącznie hash SHA-256 (64 znaki). Podanie skrótu SHA-1 (40 znaków) powoduje, że KSeF nie rozpozna podpisu.
5. Wysłanie ZAW-FA przez ePUAP
   Od 1 stycznia 2026 r. zawiadomienia składane przez ePUAP do urzędów skarbowych nie są uznawane za skutecznie doręczone. Korzystaj wyłącznie z e-Urzędu Skarbowego, e-Doręczeń lub formy papierowej.
6. Brak obowiązkowego adresu e-mail
   Adresy e-mail w sekcji B i sekcji C są obowiązkowe. Na te adresy system KSeF wysyła potwierdzenie nadania uprawnień. Pominięcie tych pól skutkuje wezwaniem do uzupełnienia.

Wykorzystaj KSeF do automatyzacji biura dzięki aplikacji fillup k24
Wykorzystaj nowy obowiązek KSeF do automatyzacji procesów w Twoim biurze. Dzięki fillup k24 sprawnie zarządzasz obiegiem dokumentów bezpośrednio z systemu ministerstwa, co eliminuje ręczne przepisywanie faktur i błędy. Funkcje księgowania w K24 oraz błyskawicznego eksportu danych do Twojego programu księgowego pozwalają skrócić czas pracy do minimum. Zyskaj narzędzie do sprawnej komunikacji z Klientami i optymalizacji Twojej pracy.
Zaproś Klientów do współpracy w fillup k24 i przejdź na wyższy standard obsługi już dziś »

Zawiadomienie ZAW-FA można złożyć na trzy sposoby - papierowo, elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy lub przez e-Doręczenia.

Złożenie papierowe (osobiście lub pocztą)

Wypełniony i podpisany formularz ZAW-FA składasz osobiście w biurze podawczym właściwego urzędu skarbowego lub wysyłasz pocztą tradycyjną. W obu przypadkach zachowaj potwierdzenie złożenia.

Złożenie elektroniczne przez e-Urząd Skarbowy

Od wersji ZAW-FA(3) w e-Urzędzie Skarbowym dostępny jest dedykowany interaktywny formularz. Nie trzeba już składać zawiadomienia jako załącznik do Pisma Ogólnego - wystarczy przejść do zakładki Dokumenty → Złóż dokument → Zawiadomienie ZAW-FA.

Krok po kroku:

1. Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego (e-urzadskarbowy.gov.pl) za pomocą Profilu Zaufanego, bankowości elektronicznej lub podpisu kwalifikowanego.
2. Przejdź do zakładki Dokumenty w menu bocznym.
3. Wybierz Złóż dokument, a następnie z listy wybierz Zawiadomienie ZAW-FA.
4. Wypełnij interaktywny formularz bezpośrednio w systemie.
5. Podpisz formularz profilem zaufanym, bankowością elektroniczną lub podpisem kwalifikowanym.
6. Wyślij - formularz zostanie skierowany do właściwego urzędu skarbowego.

Przy reprezentacji wieloosobowej wersja elektroniczna wymaga wielokrotnego podpisu elektronicznego - wszystkie osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu muszą podpisać formularz.

Złożenie przez e-Doręczenia

Alternatywnie formularz ZAW-FA można złożyć przez system e-Doręczeń. Dokument musi być podpisany elektronicznie przez wszystkie osoby uprawnione do reprezentacji.

Ile trwa przetworzenie ZAW-FA przez urząd?

Urząd skarbowy przetwarza zawiadomienie ZAW-FA niezwłocznie po jego otrzymaniu i pozytywnej weryfikacji formalnej. Pracownik urzędu sprawdza przede wszystkim, czy dokument został podpisany przez wymaganą liczbę osób zgodnie z KRS. W razie błędów lub wątpliwości urząd kontaktuje się z podatnikiem.

Po pozytywnej weryfikacji dane z ZAW-FA są wprowadzane do systemu KSeF, a na adresy e-mail wskazane w sekcjach B i C wysyłany jest automatyczny e-mail potwierdzający nadanie uprawnień. Czas przetwarzania zależy od formy złożenia i obciążenia urzędu - złożenie elektroniczne jest przetwarzane szybciej niż papierowe.

Formularz ZAW-FA(3) możesz wypełnić i złożyć na kilka sposobów:

Interaktywny formularz w e-Urzędzie Skarbowym - wypełniasz online, podpisujesz i wysyłasz bezpośrednio w systemie. Zakładka: Dokumenty → Złóż dokument → ZAW-FA.

Druk PDF z podatki.gov.pl - pobierasz formularz, wypełniasz na komputerze lub ręcznie, drukujesz i składasz papierowo lub podpisujesz elektronicznie.

Druk ZAW-FA w fillup - wypełnij zawiadomienie ZAW-FA online i wydrukuj przez platformę fillup®.

Rozliczaj małą firmę w firmly – od faktury KSeF po automatyczne podatki i ZUS
Firmly prowadzi Cię przez cały proces: od szybkiego wystawienia darmowej e-faktury VAT (zgodnej z KSeF), aż po automatyczne wyliczenie podatków i składek ZUS. Niezależnie czy prowadzisz KPiR, czy Ryczałt, intuicyjna aplikacja zmienia wystawione dokumenty w gotowe rozliczenie. Obsługujemy wszystkie rodzaje faktur, przygotowane na obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Aplikacja mobilna firmly daje Ci dostęp do pełnej funkcjonalności z każdego miejsca.

Uruchom firmly

Ile osób można wskazać w jednym formularzu ZAW-FA?

Tylko jedną. ZAW-FA służy do wyznaczenia jednej osoby fizycznej (superadministratora), która następnie nadaje uprawnienia kolejnym użytkownikom elektronicznie w interfejsie KSeF. Jeśli potrzebujesz uprawnień dla wielu osób, wystarczy złożyć jedno ZAW-FA - wskazana osoba doda pozostałych z poziomu systemu.

Czy ZAW-FA trzeba odnawiać lub składać ponownie?

Nie. ZAW-FA składa się jednorazowo. Uprawnienia nadane tym formularzem obowiązują bezterminowo i nie wymagają odnowienia. Nowe ZAW-FA jest potrzebne tylko w przypadku zmiany osoby uprawnionej, odebrania uprawnień lub zmiany certyfikatu podpisu (nowy hash SHA-256).

Jak nadać uprawnienia kolejnym osobom po złożeniu ZAW-FA?

Po przetworzeniu ZAW-FA osoba wskazana jako superadministrator loguje się do KSeF i w zakładce zarządzania uprawnieniami nadaje uprawnienia kolejnym pracownikom, biurom rachunkowym lub pełnomocnikom. Odbywa się to elektronicznie - kolejne osoby nie muszą składać ZAW-FA.

Czy ZAW-FA nadaje uprawnienia biuru rachunkowemu?

Nie bezpośrednio. ZAW-FA wyznacza tylko pierwszą osobę fizyczną z pełnymi uprawnieniami. Dopiero ta osoba może nadać uprawnienia o charakterze organizacyjnym biuru rachunkowemu (poprzez NIP biura) lub bezpośrednio konkretnej księgowej lub poszczególnym pracownikom z poziomu interfejsu KSeF.

Czy spółka jawna lub komandytowa składa ZAW-FA?

Tak. Spółka jawna i komandytowa są podmiotami niebędącymi osobami fizycznymi - bez pieczęci elektronicznej muszą złożyć ZAW-FA, aby uzyskać dostęp do KSeF. W polu 7 zaznaczają „podmiot niebędący osobą fizyczną”. Podpisują wspólnicy uprawnieni do reprezentacji zgodnie z KRS.

Czy potrzebuję osobnego ZAW-FA dla każdego NIP?

Tak. Każdy podmiot (każdy NIP) wymaga odrębnego zawiadomienia ZAW-FA. Jeśli np. wspólnik spółki cywilnej prowadzi jednocześnie JDG, to dla JDG loguje się Profilem Zaufanym (bez ZAW-FA), a osobne ZAW-FA składa wyłącznie dla spółki cywilnej.

Czy ZAW-FA jest potrzebne do odbierania faktur z KSeF?

Tak - pośrednio. Od 1 lutego 2026 r. wszystkie podmioty muszą odbierać faktury zakupowe z Krajowego Systemu e-Faktur. Bez złożonego ZAW-FA (lub pieczęci elektronicznej) podmiot nie ma dostępu do systemu i nie może pobierać faktur. Alternatywą jest anonimowy dostęp do pojedynczej faktury przez numer KSeF i dane nabywcy, ale nie zastępuje to pełnego dostępu.

Czy mogę złożyć ZAW-FA przed terminem obowiązkowego KSeF?

Tak, a nawet jest to zalecane. ZAW-FA można złożyć w dowolnym momencie, niezależnie od tego, czy obowiązek korzystania z KSeF już obowiązuje daną firmę. Wcześniejsze złożenie pozwala przetestować dostęp i uniknąć „zakorkowania” urzędów tuż przed terminami (1 lutego, 1 kwietnia).

Jakie dokładnie uprawnienia otrzymuje osoba wskazana w ZAW-FA?

Osoba wskazana w sekcji C otrzymuje pełne uprawnienia właścicielskie w KSeF: wystawianie faktur, pobieranie faktur zakupowych, nadawanie i odbieranie uprawnień innym użytkownikom, dostęp do pełnej historii dokumentów podmiotu. To najszerszy zakres uprawnień w systemie.

Czy pełnomocnictwo ogólne (PPO-1) upoważnia do podpisania ZAW-FA?

Nie. PPO-1 dotyczy postępowań podatkowych, a ZAW-FA jest zawiadomieniem techniczno-administracyjnym, które nie jest częścią żadnego postępowania. Formularz musi podpisać wyłącznie osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu zgodnie z KRS lub umową spółki.

Co zrobić, gdy uprawniona osoba odejdzie z firmy?

Należy niezwłocznie odebrać jej uprawnienia - albo elektronicznie w interfejsie KSeF (przez innego użytkownika z uprawnieniami właścicielskimi), albo składając nowe ZAW-FA z celem „odebranie uprawnień”. Kluczowe: zanim odbierzesz uprawnienia jedynej osobie, najpierw nadaj je komuś innemu - w przeciwnym razie stracisz dostęp do konta.

Czy można zmienić osobę uprawnioną bez odbierania starych uprawnień?

Tak. Złożenie nowego ZAW-FA z celem „nadanie uprawnień” dla nowej osoby nie odbiera automatycznie uprawnień poprzedniej osobie. Obie osoby będą miały aktywne uprawnienia. Jeśli chcesz odebrać uprawnienia poprzedniej osobie, musisz to zrobić osobnym krokiem - albo kolejnym ZAW-FA, albo elektronicznie w KSeF.

Czy są kary za niezłożenie ZAW-FA?

Samo niezłożenie ZAW-FA nie jest karane. Jednak brak ZAW-FA (i brak pieczęci elektronicznej) oznacza brak dostępu do KSeF, a bez dostępu podmiot nie może wystawiać ani odbierać faktur. W 2026 r. MF nie nakłada kar za błędy techniczne (okres przejściowy). Od 1 stycznia 2027 r. niewystawianie faktur w KSeF może skutkować karą do 100% kwoty podatku na fakturze.

Czy uprawnienia z KSeF 1.0 działają w KSeF 2.0?

Tak. Uprawnienia nadane przez ZAW-FA w KSeF 1.0 zostały automatycznie przeniesione do KSeF 2.0. Nie trzeba ponownie składać zawiadomienia po przejściu na nową wersję systemu.

Czy ZAW-FA można wycofać po złożeniu?

Nie - nie istnieje procedura „wycofania” złożonego ZAW-FA. Jeśli formularz zawiera błędy, jedynym rozwiązaniem jest złożenie nowego, poprawnego zawiadomienia. Jeśli uprawnienia zostały nadane niewłaściwej osobie, należy złożyć ZAW-FA z celem „odebranie uprawnień”.

Jak poprawić błędy w złożonym ZAW-FA?

Jeśli urząd stwierdzi braki formalne, skontaktuje się z podatnikiem w celu wyjaśnienia. W przypadku poważnych błędów (zły NIP, niekompletne podpisy, błędny SHA-256) trzeba złożyć nowe, poprawione zawiadomienie. Złożenie kolejnego ZAW-FA z celem „nadanie uprawnień” zastępuje poprzednie dane dla wskazanej osoby.

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. 2025, poz. 1815).