UWAGA! Minister Finansów ogłosił 19 stycznia 2024 przesunięcie wprowadzenia obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF), nie podając nowej daty. Informacje w naszym serwisie o obowiązku wejścia KSeF z dniem 1 lipca 2024, będą aktualizowane zgodnie z nadchodzącymi zmianami legislacyjnymi. Więcej informacji o zmianie terminu KSeF >

Uprawnienia do korzystania z KSeF - zawiadomienie ZAW-FA

Z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) można korzystać na mocy uprawnień właścicielskich lub dzięki uprawnieniom nadanym przez inną osobę lub podmiot. Takie uprawnienia zazwyczaj nadaje się elektronicznie, ale w niektórych sytuacjach wymagane jest złożenie w urzędzie skarbowym papierowego zawiadomienia ZAW-FA o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Kto składa zawiadomienie ZAW-FA

Podatnik, który jest osobą fizyczną, ma automatycznie przypisane pierwotne uprawnienia do korzystania z KSeF o charakterze właścicielskim. Taki podatnik może drogą elektroniczną upoważnić inne osoby lub podmioty do wystawiania faktur w jego imieniu. Udzielenie uprawnień będzie możliwe za pomocą komercyjnego programu lub aplikacji przygotowanej przez Ministerstwo Finansów, po uwierzytelnieniu się w systemie.

Osoba fizyczna składa papierowe zawiadomienie ZAW-FA tylko w rzadkiej sytuacji: gdy posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL. Wtedy możliwe jest zgłoszenie, przy użyciu papierowego zawiadomienia ZAW-FA, tzw. odcisku palca podpisu, by przypisać ten podpis do danego podatnika.

Jeżeli podatnik niebędący osobą fizyczną posiada elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, to również może korzystać z KSeF na mocy pierwotnych uprawnień właścicielskich, bez zgłaszania tego faktu w urzędzie skarbowym. Może też elektronicznie zgłaszać dalszych uprawnionych. Jeśli nie posiada elektronicznej pieczęci kwalifikowanej z NIP, musi złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienie o nadaniu wskazanej osobie fizycznej uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Takie zgłoszenie jest dokonywane w formie papierowej, na druku ZAW-FA.

Zawiadomieniem ZAW-FA można zgłosić tylko pierwszą osobę uprawnioną do korzystania z KSeF. Kolejne osoby są już zgłaszane drogą elektroniczną przez osobę uprawnioną do nadawania uprawnień.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Jak wypełnić druk ZAW-FA

W pole nr 1 ZAW-FA należy wpisać NIP podmiotu lub podatnika składającego zawiadomienie. Jeżeli równocześnie składane jest więcej niż jedno zawiadomienie ZAW-FA, w polu nr 4 ZAW-FA określa się ich łączną liczbę i kolejny numer zawiadomienia.

Sekcja A - miejsce i cel składania

Tu należy wskazać właściwego naczelnika urzędu skarbowego (pozycja nr 5 ZAW-FA) oraz cel składania zawiadomienia (pozycja nr 6 ZAW-FA). Tym celem może być:

  • wskazanie osoby uprawnionej do korzystania z KSeF
  • odebranie uprawnień do korzystania z KSeF
  • zgłoszenie danych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny bez NIP i PESEL, którym będzie się posługiwała osoba fizyczna wskazana w sekcji B.

Sekcja B - dane podatnika lub podmiotu nadającego uprawnienia

Pole 7 ZAW-FA służy wskazaniu, czy zawiadomienie składa:

  • podmiot niebędący osobą fizyczną
  • organ egzekucyjny
  • osoba fizyczna.

W pozycji nr 8 ZAW-FA wskazuje się nazwisko i imię tej osoby fizycznej lub pełną nazwę podmiotu. W pola od 9 do 17 ZAW-FA wpisuje się adres zamieszkania (osoba fizyczna) lub siedziby (inny podatnik) zgłaszającego. W pole nr 18 ZAW-FA można wpisać numer telefonu do kontaktu, zaś w pole 19 obowiązkowo należy wpisać adres e-mail. Na ten adres wysłana będzie informacja o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF.

Sekcja C - dane osoby uprawnionej

Sekcja C służy wskazaniu osoby, której nadawane lub odbierane są uprawnienia do korzystania z KSeF. Nie wypełnia się jej, jeżeli zawiadomienie dotyczy danych podpisu elektronicznego.

W polu nr 20 ZAW-FA należy wskazać rodzaj identyfikatora osoby, której dotyczy zawiadomienie, w pozycji nr 21 ZAW-FA podać ten identyfikator, zaś w pola nr 22 i 23 ZAW-FA wpisać nazwisko i imię tej osoby. W przypadku nierezydenta, który nie posiada identyfikatora podatkowego, w polu 24 ZAW-FA należy podać jego datę urodzenia, a w polach 25-27 ZAW-FA - dane dokumentu potwierdzającego jego tożsamość. Pozycje 28-36 ZAW-FA służą podaniu adresu zamieszkania osoby wskazanej w zawiadomieniu, w pole 37 ZAW-FA można wpisać numer telefonu tej osoby, zaś w pozycji 38 ZAW-FA należy obowiązkowo umieścić jej adres e-mail. Także na ten adres zostanie przesłana informacja o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF.

Sekcja D - zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierających NIP i PESEL

Tę sekcję wypełnia się, gdy:

  • celem złożenia zawiadomienia jest zgłoszenie danych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny bez NIP i PESEL, którym będzie się posługiwała osoba fizyczna wskazana w sekcji B
  • celem złożenia zawiadomienia jest nadanie uprawnień, osoba wymieniona w części C nie posiada numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL, posiada natomiast wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny bez tych identyfikatorów,
  • celem złożenia zawiadomienia jest nadanie uprawnień, a osoba wymieniona w części C posiada natomiast wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny bez NIP i PESEL.

W polu 39 ZAW-FA należy podać dane unikalne identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny (SHA-256), czyli tzw. odcisk palca podpisu.

Sekcja E - podpis podatnika, podmiotu lub osoby reprezentującej

W kolejnych pozycjach tej sekcji umieszcza się nazwisko, imię, stanowisko/funkcję i podpis osoby składającej zawiadomienie.

W pojedynczym formularzu przewidziano miejsce na dane i podpisy maksymalnie sześciu osób; w przypadku reprezentacji wieloosobowej powyżej 6 osób, pozostałych uprawnionych do reprezentowania i do ustanowienia osoby uprawnionej do korzystania z KSeF należy wymienić w dodatkowym formularzu ZAW-FA.

Gdzie mogę pobrać druk ZAW-FA

Druk ZAW-FA uprawniający do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur możesz wypełnić online i wydrukować, bądź pobrać na swój dysk przez platformę fillup® - link poniżej:

Druk zawiadomienie ZAW-FA