UWAGA! Minister Finansów ogłosił ostateczny termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur na 1.02.2026 r. (podatnicy o obrocie ponad 200 mln zł) oraz na 1.04.2026 r. (pozostali podatnicy VAT). Obligatoryjny system e-faktur KSEF działać będzie zatem dopiero w 2026 r. Obecnie podatnicy korzystać mogą z niego w ramach dotychczasowych struktur i narzędzi na zasadzie dobrowolności (decyzji podatnika).
Więcej informacji o zmianie terminu KSeF »

Z dniem 1 lipca 2024 r. w życie wchodzą przepisy podatkowe, które nakładają obowiązek wystawiania ustrukturyzowanych faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Warto pamiętać, że KSeF będzie obsługiwał również faktury wystawiane w ramach samofakturowania. Zgodnie z wytycznymi, wymagane będą do tego celu odpowiednie uprawnienia.

Kiedy możliwe jest samofakturowanie?

Transakcje między kontrahentami najczęściej udokumentowane są fakturami. Zazwyczaj wystawcą faktury jest sprzedawca, bywają jednak sytuacje w których to nabywca wystawia fakturę dokumentującą transakcję. Dzieje się to po spełnieniu określonych warunków przewidzianych w ustawie o VAT. Zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT odbiorca usługi lub towaru może wystawiać w  imieniu i na  rzecz sprzedawcy faktury:

• dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu, 
• o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, czyli faktury zaliczkowe,
• dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 lit. b ustawy o VAT, czyli w sytuacji, gdy miejscem świadczenia usług jest terytorium kraju trzeciego.

Warunkiem jest jednak, aby ten podmiot i ten podatnik wcześniej zawarli umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika, w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Samofakturowanie a wprowadzenie KSeF 

Wprowadzenie KSeF nie zmienia zasad samofakturowania, wymagać jednak ono będzie dodatkowych czynności zarówno od nabywcy jak i od sprzedawcy. Faktury w procesie samofakturowania są wystawiane przez nabywcę i udostępniane sprzedawcy. Faktury takie będą musiały zawierać odpowiednią adnotację w polu P_17, a  dane nabywcy należy uwzględnić w elemencie Podmiot2. Trzeba jednak zwrócić uwagę, że w procedurze samofakturowania  sposób pozyskiwania faktur przez sprzedawcę może budzić wątpliwości. Faktury w procesie samofakturowania wysyłane do KSeF przez nabywcę, nie zostaną pobrane z KSeF jako faktury zakupowe. Nabywca zatem będzie musiał pamiętać, aby pobrać odrębnie faktury wystawione przez odbiorców w ramach niniejszej procedury.

Zagraniczne firmy wystawią faktury bez KSeF

Po wejściu w życie przepisów KSeF, zagraniczne firmy nadal będą mogły wystawiać faktury w imieniu polskiego podatnika bez użycia KSeF.

Według ustawy o VAT w brzmieniu od lipca 2024 r., obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych nie dotyczy wystawiania faktur przez podmiot, który nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. Mając na względzie wykładnię językową, Ustawodawca użył sformułowania "wystawiane faktury”, a nie odniósł się do czynności udokumentowanej fakturą np. sprzedaży podmiotowi zagranicznemu.

Odmienną sytuacją jest wystawienie w procedurze samofakturowania faktury przez polskiego podatnika nabywcę w transakcji z zagranicznym dostawcą. Po 1 lipca 2024 r. polski podatnik będzie wystawiał faktury w KSeF za podmiot zagraniczny, choć w założeniu, KSeF nie służy do raportowania faktur od zagranicznych dostawców. Trzeba jednak pamiętać, że aby polski nabywca mógł wystawić taką fakturę ustrukturyzowaną, podmiot zagraniczny musi mu udzielić uprawnień w KSeF. Powyższa czynność jest związana z tym, że zagraniczny podmiot musiałby wystąpić o polski NIP, aby dokonać czynności w KSeF. Ministerstwo Finansów odpowiada, że zauważyło ten problem i pracuje nad rozwiązaniami w tym zakresie.