Faktura zaliczkowa i końcowa

W praktyce biznesowej regularnie zdarzają się sytuacje, gdy nabywca płaci część należności za towar bądź usługę przed dostawą tego towaru lub realizacją tej usługi. Taką płatność co do zasady należy udokumentować, wystawiając - nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy - fakturę zaliczkową. Płatność ta nie musi być zaliczką w sensie prawnym - w identyczny sposób należy udokumentować zaliczkę, zadatek, przedpłatę i każdą inną płatność otrzymaną przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi.

Kiedy nie wystawiać faktury zaliczkowej

Przepisy przewidują pewne wyjątki od tej zasady. Faktur zaliczkowych nie trzeba wystawiać zaliczkowych osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej (konsumentom). Obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych nie mają podatnicy zwolnieni z VAT - oprócz sytuacji, gdy takiego dokumentu zażąda nabywca.

Faktur zaliczkowych nie wystawia się też w sytuacji, gdy otrzymanie zaliczki nie powoduje obowiązku podatkowego. Dotyczy to szczególnej grupy transakcji, dotyczących:

  • dostawy energii cieplnej, elektrycznej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
  • usług telekomunikacyjnych,
  • usług związanych z dostarczaniem bądź uzdatnianie wody za pośrednictwem sieci wodociągowych,
  • usług dzierżawy, najmu i leasingu,
  • usług ochrony osób oraz ochrony, przechowywania i dozoru mienia,
  • usług świadczenia obsługi biurowej bądź prawnej,
  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Od 1 września 2023 r. obowiązuje też nowelizacja ustawy o VAT, która wprost mówi, że sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej w sytuacji, gdy zapłatę zaliczki otrzymał w tym samym miesiącu, w którym dokonano czynności związanych z tą zapłatą (a więc nastąpiła dostawa towaru lub realizacja usługi), jeśli termin wystawienia faktury jest określany na zasadach ogólnych - wystarczy, że wystawi fakturę końcową. Przed wejściem w życie nowelizacji ta kwestia nie była jednoznacznie uregulowana, jednak organy podatkowe zezwalały na taką praktykę. Mówi o tym np. indywidualna interpretacja 0113-KDIPT1-2.4012.221.2021.1.SM z 31 maja 2021 r.

Podstawowe różnice między fakturą zaliczkową a końcową

Fakturę zaliczkową wystawia się, aby udokumentować otrzymanie całości bądź części zapłaty za towar lub usługę przed dostawą towaru lub realizacją usługi. Możliwe jest też wystawienie więcej niż jednej takiej faktury, gdy sprzedawca otrzyma więcej zaliczek. Faktura końcowa służy natomiast ostatecznemu rozliczeniu transakcji.

Etapy wystawiania faktury zaliczkowej

Zasady wystawiania faktur zaliczkowych (faktur dokumentujących otrzymanie zapłaty lub jej części przed dokonaniem czynności) reguluje art. 106f ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, na takiej fakturze obowiązkowo muszą się znaleźć:

  • data wystawienia faktury,
  • numer, który ją jednoznacznie identyfikuje,
  • dane podatnika i nabywcy: ich imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy,
  • numer identyfikujący podatnika na potrzeby podatku VAT,
  • numer identyfikujący nabywcę na potrzeby podatku VAT lub podatku od wartości dodanej,
  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o ile jest inna od daty wystawienia faktury.

Kolejne obowiązkowe elementy faktury zaliczkowej to otrzymana kwota zapłaty oraz wyliczona kwota podatku. Wreszcie na fakturze muszą się znaleźć dane dotyczące zamówienia lub umowy, w szczególności takie, jak:

  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
  • ilość zamówionych towarów
  • wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku
  • stawki podatku
  • kwoty podatku
  • wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.
Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę VAT w programie fillup
W programie fillup prosto wystawisz, wyślesz darmową e-fakturę VAT. Zaznacz funkcję szybkiej płatności by szybko otrzymać swoje pieniądze. Wygeneruj plik JPK_V7 i wczytaj go do JPKomatu fillup w którym kompleksowo pomożemy w całym procesie przez import do arkusza sprzedaży, weryfikację, wysyłkę i korektę online nowych plików JPK ewidencji VAT: JPK_V7M i JPK_V7K.
Sprawdź, jak szybko można wystawić darmową e-fakturę VAT »

Obliczanie kwoty na fakturze zaliczkowej

Na fakturze zaliczkowej wykazuje się otrzymaną kwotę zaliczki (zapłaty). Podatek VAT oblicza się proporcjonalnie, a więc jeśli np. uzgodniona między stronami zaliczka odpowiada 30% końcowej ceny towaru lub usługi, to na fakturze zaliczkowej wykazuje się 30% podatku VAT należnego od całej transakcji. Zgodnie z art 106f pkt 1 ppkt 3 ustawy, kwotę podatku wykazywanego na fakturze zaliczkowej wylicza się według wzoru:

KP = (ZBxSP)/(100+SP)

którego poszczególne elementy oznaczają:

  • KP - kwotę podatku,
  • ZB - kwotę otrzymanej całości lub części zapłaty,
  • SP - stawkę podatku.

Programy do wystawiania faktur automatyzują to wyliczenie i obliczają kwotę podatku na podstawie kwoty otrzymanej zapłaty i stawki podatku wprowadzonych przez wystawcę faktury.

Wystawianie faktury końcowej po zaliczkowej

Fakturę końcową wystawia się na tę część wartości transakcji, która nie została wykazana na fakturach zaliczkowych. Wartość faktury końcowej pomniejsza się o wartość otrzymanych zaliczek, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanych w fakturach zaliczkowych. Faktura końcowa powinna zawierać numery faktur zaliczkowych wystawionych w związku z daną transakcją (w przypadku faktur ustrukturyzowanych - numery KSeF).

Zasady księgowe dotyczące faktur zaliczkowych

Faktury zaliczkowe inaczej rozlicza się w podatku dochodowym, a inaczej w VAT. I tak wystawienie bądź otrzymanie faktury zaliczkowej jest obojętne dla rozliczenia podatku dochodowego. Faktur potwierdzających otrzymanie bądź zapłacenie zaliczki nie ujmuje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów - ani jako przychód, ani jako koszt. Rozliczenia podatku dochodowego dokonuje się dopiero w momencie wystawienia lub otrzymania faktury końcowej, zaś zaliczka nie wywołuje jeszcze skutków podatkowych.

Ujęcie faktur zaliczkowych w deklaracjach podatkowych

Otrzymanie zaliczki wywołuje natomiast skutki na gruncie podatku VAT. Kwotę wykazaną na fakturze zaliczkowej należy uwzględnić w deklaracji VAT w okresie otrzymania tej płatności. Wynika to z treści art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, zgodnie z którym obowiązek podatkowy w odniesieniu do kwoty zapłaty otrzymanej przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi powstaje z chwilą otrzymania tej kwoty (z wyjątkiem wspomnianych już szczególnych transakcji, gdzie otrzymanie zaliczki nie powoduje obowiązku podatkowego).

Proces księgowania faktur końcowych

Pewna trudność pojawia się, gdy fakturą zaliczkową lub fakturami zaliczkowymi udokumentowano 100% wartości transakcji. Ustawa o VAT nie reguluje kwestii wystawiania zerowych faktur końcowych, część przedsiębiorców je wystawia, a część poprzestaje na fakturze zaliczkowej. W indywidualnej interpretacji 0114-KDIP1-3.4012.476.2020.3.PRM z 28 października 2020 r. wskazano, że jeśli przed wydaniem towarów lub realizacją usługi wystawiono fakturę zaliczkową na pełną kwotę płatności, uwzględniającą wszystkie podatki, to nie ma obowiązku wystawiania dodatkowej faktury końcowej. Takiego obowiązku nie ma również wtedy, gdy wystawiono kilka faktur zaliczkowych, łącznie na 100% płatności, a na ostatniej z nich znalazły się numery wszystkich poprzednich faktur dotyczących tej transakcji.

W praktyce przy braku faktury końcowej część przedsiębiorców nanosi na fakturę zaliczkową adnotację z datą dostawy bądź usługi i w tej dacie wykazują przychód.

Rozliczanie faktur zaliczkowych i końcowych w kontroli podatkowej

Zgodnie z art art. 281 par. 2 Ordynacji podatkowej, celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się ze swoich obowiązków podatkowych. Urząd skarbowy powinien zawiadomić podatnika o wszczęciu kontroli przynajmniej na niż 7 dni przed jej rozpoczęciem (odstępstwa od tej reguły są możliwe tylko w wyjątkowych sytuacjach) i określić jej zakres. Elementem takiej kontroli może też być sprawdzenie poprawności rozliczeń udokumentowanych fakturami zaliczkowymi i końcowymi.