UWAGA! Minister Finansów ogłosił ostateczny termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur na 1.02.2026 r. (podatnicy o obrocie ponad 200 mln zł) oraz na 1.04.2026 r. (pozostali podatnicy VAT). Obligatoryjny system e-faktur KSEF działać będzie zatem dopiero w 2026 r. Obecnie podatnicy korzystać mogą z niego w ramach dotychczasowych struktur i narzędzi na zasadzie dobrowolności (decyzji podatnika).
Więcej informacji o zmianie terminu KSeF »

Wejście KSeF zmieni nie tylko proces wystawiania faktur, ale również ingeruje w płatności między kontrahentami. Sposób dokonywania zapłaty został szczegółowo opisany w nowo dodanym art. 108g ustawy VAT.  Choć przepis ten wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2024 r., trzeba pamiętać że zgodnie z przepisem przejściowym (art. 17 ustawy zmieniającej) przepis art. 108g ustawy stosuje się do płatności dokonanych od dnia 1 stycznia 2025 r.

Jednak powyższe odroczenie nie obejmuje wszystkich płatności. Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT art. 108a ust. 3 pkt 3 wprowadzającą obowiązkowy KSeF zamieszczenie numeru KSeF w przelewie będzie dotyczyło od 1 lipca 2024 r. wyłącznie faktur, których płatność regulowana jest w mechanizmie podzielonej płatności (kwoty VAT wpłacane na odrębny rachunek techniczny podatnika).

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Wraz z wejściem KSeF pojawią się nowe obowiązki w związku z opłacaniem faktur VAT. Podatnik w tytule przelewu powinien podać numer faktury nadany przez KSeF (35 znaków), natomiast w przypadku opłacania paczki przelewów wskazać należy zbiorczy identyfikator takiej paczki nadany przez KSeF. Obowiązek ten dotyczy również podatnika innego niż nabywca towaru lub usługi, dokonującego płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy.

Nie ma obowiązku stosowania opisanej wyżej metody, jeśli nabywca towaru lub usługi dokonuje płatności za faktury, które nie mogą być wprowadzone do Krajowego Systemu e-Faktur w związku z zamieszczonymi komunikatami o awarii KSeF, o których mowa w art. 106ne ust. 1 i 3. 

Dla przelewów za zamówienia, faktury proforma, jak również przy płatnościach kartą czy płatnościach elektronicznych w sytuacji gdy faktura VAT nie została jeszcze wystawiona i przesłana do KSeF nie ma obowiązku zastosowania wyżej opisanych zasad. 

Należy uważać, aby się nie pomylić przy wpisywaniu numeru takiej faktury – choć obecnie nie są znane sankcje za takie pomyłki.

Należy jednak pamiętać, że odroczenie wejścia w życie ww. przepisu nie dotyczy mechanizmu podzielonej płatności. Od 1 lipca 2024 numery faktur KSeF będą wymagane dla przelewów za faktury objęte obowiązkowym mechanizmem split payment.

Mechanizm podzielonej płatności (MPP), czyli split payment, polega na tym, że płatność za towar lub usługę, zrealizowana jest przez nabywcę specjalnym przelewem, który nie trafia w całości na rachunek odbiorcy, ale zostaje rozdzielona na kwotę netto i podatek VAT.

Kwota netto trafia na rachunek sprzedawcy, a kwota podatku VAT - na jego rachunek VAT, który jest tworzony przez bank automatycznie, jako dodatkowe konto, do każdego rachunku założonego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, czyli do twojego rachunku rozliczeniowego w banku lub w SKOK. W zależności od wartości transakcji i rodzaju towarów lub usług, których ta transakcja dotyczy, split payment może mieć charakter dobrowolny albo obowiązkowy.

Obowiązek stosowania mechanizmu podzielonej płatności mają podatnicy VAT, którzy:

• sprzedają lub nabywają towary lub usługi "wrażliwe", czyli towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o podatku od towarów i usług i jednocześnie np. dostawa płyt, arkuszy, folii i pasów z tworzyw sztucznych, wszelkiego rodzaju wyrobów ze stali, srebra, złota, aluminium, miedzi, elektronicznych układów scalonych, komputerów, dysków twardych, telefonów, telewizorów, aparatów fotograficznych i kamer cyfrowych, części do silników spalinowych, różnego rodzaju odpadów i surowców wtórnych, paliw, a także usługi budowlane i sprzedaż detaliczna części samochodowych.
• kwota należności ogółem z faktury, czyli wartość brutto całej faktury, przekracza 15 tys. zł.

Wyjątkiem od powyższej zasady,  kiedy nie stosujemy split payment są:

•  transakcje realizowane na podstawie umowy o partnerstwie publiczno-prywatnym, jeżeli sprzedawcą na dzień dokonania dostawy był podmiot prywatny (nie publiczny)
• w przypadku dokonania potrącenia, wierzytelności w zakresie, w jakim kwoty należności są potrącane.