KPiR księgowanie kosztów

Zasady ujmowania kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

Księgując koszty w podatkowej księdze przychodów i rozchodów należy kierować się zarówno zasadami wynikającymi z przepisów ustawy o PIT jak i przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR.

Rozporządzenie reguluje ogólne zasady dokonywania wpisów w księdze w zakresie terminów, dowodów księgowych będących podstawą zapisów oraz formularza księgi. Moment powstania kosztów określony jest natomiast w samej ustawie. Stąd, w celu dokładnego określenia jakie wydatki mogą stanowić koszty podatkowe, oraz w jakim okresie powinny zostać ujęte, należy odnieść się do przepisów ustawy.

Konieczny związek z przychodami

Zgodnie z ogólną zasadą, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Zasadniczo więc podstawą uznania wydatku za koszt podatkowy jest uzasadnienie jego poniesienia w świetle związku z przychodami z działalności. Należy także pamiętać, iż, podobnie jak w przypadku przychodów przepisy ustawowe zawierają wyłączenia i zwolnienia, tak w przypadku kosztów istotny jest katalog kosztów niestanowiących kosztów podatkowych. Ten katalog wyłączeń zawarty jest w art. 23 ustawy o PIT i dotyczy takich kosztów jak np. kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów czy wykonanych robót i usług, kwot pożyczek czy kredytów, kosztów reprezentacji, naliczonych a niezapłaconych odsetek.

Rodzaje kosztów

Zapisów dotyczących kosztów podatkowych dokonuje się w kolumnach od 10 do 16 księgi. Zasadniczo podatkowa księga przychodów i rozchodów dzieli koszty na koszty zakupu towarów handlowych i materiałów (kolumna 10), koszty uboczne zakupu takie jak np. koszty dotyczące transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze (kolumna 11), wynagrodzenia w gotówce i w naturze (kolumna 12) i pozostałe wydatki, gdzie wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia, to jest rzeczowych składników majątku, związanych z wykonywaną działalnością, niezaliczonych, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, do środków trwałych (kolumna 13). Odrębnie w księdze ujmuje się koszty działalności badawczo-rozwojowej (kolumna 16).

Pobierz fillup - przygotuj i wyślij JPK tak łatwo, jak e‑maila!
W JPKomacie fillup kompleksowo pomożemy Ci w całym procesie - od wystawienia faktury JPK w fillup, przez import do arkusza sprzedaży, weryfikację i wysyłkę online plików JPK do urzędu skarbowego. 
Pobierz program fillup na komputer i sprawdź 30 dni za darmo »

Moment poniesienia kosztów

Podatnicy, którzy prowadzą podatkową księgę mają możliwość wyboru między dwiema metodami ujmowania kosztów, tj. mogą stosować metodę uproszczoną lub metodę memoriałową. Zgodnie z metodą uproszczoną koszty są potrącane w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Metoda memoriałowa wymaga uzgodnienia, czy poniesione koszty stanowią koszty bezpośrednio czy pośrednio związane z przychodami. Te pierwsze przypisuje się do roku, w którym zostały uzyskane odpowiadające im przychody. Koszty pośrednie ujmowane są w dacie poniesienia, przy czym za dzień poniesienia kosztu w przypadku podatników prowadzących księgę uznaje się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. W przypadku, gdy koszty pośrednie dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, koszty te ujmuje się proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Warto wskazać, iż podatnicy prowadzący KPiR mogą stosować metodę memoriałową pod warunkiem, że stale w każdym roku podatkowym księga będzie prowadzona w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego. Ważne także, iż nie ma obowiązku zawiadamiania urzędu skarbowego.

Stosowanie wybranej metody powinno być ciągłe w trakcie roku podatkowego a ewentualna zmiana powinna następować od kolejnego roku.

Dowody księgowe

Zgodnie z przepisami rozporządzenia zapisów w księdze w zakresie kosztów podatnicy dokonują na podstawie dowodów księgowych.

Co do zasady, podstawowymi dowodami w tym zakresie są faktury VAT, rachunki i dokumenty celne. Przepisy dopuszczają jednak także inne dowody, na podstawie których możliwe jest dokonywanie zapisów. Są to w szczególności dowody wewnętrzne sporządzane przez podatnika w związku z podróżami służbowymi czy poniesionymi opłatami sądowymi.

Na temat dowodów księgowych będących podstawą dokonywania wpisów do księgi pisaliśmy także [TUTAJ].

Terminy dokonywania wpisów

Podstawową zasadą jest, że wpisów w księdze dokonuje się raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.

Przepisy jednak dopuszczają szereg wyjątków od tej zasady, w praktyce bowiem stosowanie codziennych wpisów mogłoby być bardzo trudne np. w sytuacji, gdy księgi prowadzone są przez biuro rachunkowe. Wówczas, wszystkie wpisy w księdze powinny być dokonywane w taki sposób, aby zapewnić zapłatę podatku w prawidłowej wysokości i terminie, najpóźniej zaś do 20 dnia każdego miesiąca za poprzedni miesiąc. W praktyce więc podatnicy powinni dostarczać do biur rachunkowych stosowne dokumenty niezwłocznie, aby mogły zostać prawidłowo zaksięgowane, a wszelkie wątpliwości wyjaśnione jeszcze przed terminem zapłaty zaliczki na podatek.