Podatkowa księga przychodów i rozchodów - zasady ogólne cz. 1

Zasady prowadzenia KPiR zostały ujęte w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Dwa wzory księgi

Rozporządzenie KPiR przewiduje dwa wzory księgi, każdy przeznaczony dla innej grupy podatników.

Pierwszy, określony w Załączniku nr 1 do tego rozporządzenia, dotyczy osób fizycznych, przedsiębiorstw w spadku, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich.

Wzór uproszczony, zamieszczony w Załączniku nr 2 do rozporządzenia, przewidziany jest dla rolników prowadzących gospodarstwo rolne bez zatrudnienia w nim pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych, wykonujący działalność gospodarczą, osobiście lub z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, jeżeli łączny przychód z tej działalności gospodarczej nie przekracza 10 000 zł w roku podatkowym.

Dla każdej z wymienionych wyżej grup podatników rozporządzenie przewiduje także inne zasady prowadzenia księgi.

Możliwa ulga

Na mocy przepisów rozporządzenia, w szczególnych sytuacjach możliwe jest uzgodnienie z urzędem, iż księga nie będzie prowadzona w ustalonym z organem zakresie. Taki wyjątek musi być uzasadniony szczególnymi okolicznościami, związanymi z rodzajem i rozmiarem działalności wykonywanej przez podatnika, i, jak wskazują przepisy, jego wiekiem i stanem zdrowia.

Podatnik chcąc skorzystać z takiej ulgi musi złożyć wniosek do naczelnika urzędu skarbowego właściwego wg jego miejsca zamieszkania co najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego przepisy rozporządzenia miałyby nie być stosowane, a w razie rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi w ciągu roku podatkowego - w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.

Od kiedy zacząć

Księgę zakłada się za dany rok podatkowy na dzień 1 stycznia roku podatkowego, lub, w przypadku podatników rozpoczynających działalność, na dzień rozpoczęcia działalności. Ta sama data obowiązuje dla dodatkowych ewidencji, których prowadzenie jest wymagane rozporządzeniem.

Dodatkowe ewidencje

Zgodnie z zapisami rozporządzenia, w zależności od rodzaju prowadzonej działalności podatnicy mogą być zobowiązani do prowadzenia także innych, dodatkowych ewidencji.

I tak, podmioty prowadzące działalność kantorową, poza KPiR mają obowiązek prowadzenia dodatkowo ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

W sytuacji, gdy prowadzenie księgi zostało przekazane biuru rachunkowemu, rozporządzenie dodatkowo wymaga prowadzenia w miejscu wykonywania działalności ewidencji sprzedaży. Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży nie dotyczy podatników VAT rejestrujących sprzedaż na kasach fiskalnych.

Pobierz fillup - przygotuj i wyślij JPK tak łatwo, jak e‑maila!
W JPKomacie fillup kompleksowo pomożemy Ci w całym procesie - od wystawienia faktury JPK w fillup, przez import do arkusza sprzedaży, weryfikację i wysyłkę online plików JPK do urzędu skarbowego. 
Pobierz program fillup na komputer i sprawdź 30 dni za darmo »

Miejsce przechowywania

Księga oraz dowody, na których podstawie są dokonywane w niej zapisy, mają znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu - w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez to biuro. U podatników prowadzących działalność w zakresie handlu obnośnego i obwoźnego księga ma znajdować się w miejscu wykonywania działalności, zaś jeśli taki podatnik prowadzi księgę poprzez biuro rachunkowe – w miejscu wykonywania działalności ma przechowywać jedynie ewidencję sprzedaży.

Podobnie, w przypadku przedsiębiorstw wielozakładowych księgi mają znajdować się w każdym zakładzie. Podatnicy mogą jednak prowadzić jedną księgę w miejscu siedziby, pod warunkiem że w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży, a w przypadku działalności kantorowej - także ewidencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

W przypadku przedsiębiorstw wielozakładowych, ewidencja sprzedaży ma być przechowywana w każdym zakładzie [na temat zasad dotyczących przedsiębiorstw wielozakładowych piszemy więcej tutaj].

W jakiej formie

Jakkolwiek dziś ta forma może wydawać się już przestarzała i nie stosowana w praktyce, przepisy dopuszczają prowadzenie KPiR w formie papierowej. Podatnicy prowadzący księgę w tej formie są zobowiązani ją zbroszurować i ponumerować odpowiednio jej strony. W praktyce dostępne są druki akcydensowe, które zawierają gotowe wzory księgi, aktualizowane zgodnie ze zmieniającymi się przepisami.

W przypadku prowadzenia księgi w za pomocą programu komputerowego, podatnicy powinni posiadać szczegółową instrukcję jego obsługi, sporządzoną na piśmie. Dodatkowo, podatnicy powinni zapewnić przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.

Co ważne, przepisy rozporządzenia określające zasady prowadzenia księgi w programie komputerowym wskazują także, iż podatnicy powinni zapewnić bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz mieć możliwość wydruku wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi opublikowanym w rozporządzeniu. Niezapewnienie spełnienia tego warunku może być kłopotliwe w praktyce. Zgodnie bowiem z przepisami rozporządzenia w przypadku, gry program komputerowy, za pomocą którego prowadzona jest księga, nie zapewnia jej wydrukowania, podatnik ma obowiązek założenia księgi w formie papierowej, i po zakończeniu miesiąca sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i wpisać do odpowiednich kolumn księgi sumy miesięczne wynikające z tego wydruku.

Warto wskazać, iż od 1 lipca 2018 r. wszyscy podatnicy prowadzący księgę w formie elektronicznej mają obowiązek przekazywania na żądanie organów podatkowych struktury JPK_PKPiR. Obowiązek ten nie dotyczy podatników prowadzących księgę w formie papierowej.