Dokumentowanie kosztów dowodami wewnętrznymi

Zgodnie z przepisami rozporządzenia zapisów w księdze w zakresie kosztów podatnicy dokonują na podstawie dowodów księgowych.

Co do zasady, podstawowymi dowodami w tym zakresie są faktury VAT, rachunki i dokumenty celne. Dla niektórych rodzajów wydatków przepisy dopuszczają jednak także możliwość ich udokumentowania dowodami wewnętrznymi, sporządzanymi przez podatnika. Należy pamiętać, iż możliwość ta dotyczy wyłącznie wydatków wymienionych w rozporządzeniu, a więc:

• zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
• zakupu od osób fizycznych surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
• wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
• zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
• kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
• zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
• wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
• opłat sądowych i notarialnych;
• wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy dokumenty otrzymane przez podatnika nie zawierają wszystkich wymaganych danych. W tym przypadku wystawienie dowodu wewnętrznego jest możliwe pod warunkiem posiadania przez podatnika biletu z parkometru, kuponu, biletu jednorazowego i załączenie go do sporządzonego dowodu.

Pobierz fillup - przygotuj i wyślij JPK tak łatwo, jak e‑maila!
W JPKomacie fillup kompleksowo pomożemy Ci w całym procesie - od wystawienia faktury JPK w fillup, przez import do arkusza sprzedaży, weryfikację i wysyłkę online plików JPK do urzędu skarbowego. 
Pobierz program fillup na komputer i sprawdź 30 dni za darmo »

Elementy obowiązkowe

Dowody wewnętrzne sporządzane przez podatnika mają stwierdza fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawiera dokładne oznaczenie podatnika jako podmiotu wystawiającego taki dokument. W przypadku, gdy dowód wewnętrzny dotyczy transakcji z innym podmiotem powinien zawierać wskazanie obu stron, ich nazwy i adresy. Konieczne jest oczywiście także wskazanie daty wystawienia dokumentu i daty dokonania operacji, przy czym jeśli są tożsame wystarczy podanie jednej z nich. Dowód sporządzany przez podatnika powinien zawierać zwięzły opis, czego dotyczy wydatek oraz jego wartość, a także, jeśli dotyczy np. zakupu towarów możliwego do określenia w sztukach, jego ilość. Należy pamiętać o oznaczeniu dokumentu kolejnym numerem, na podstawie którego będzie zaksięgowany, oraz o złożeniu podpisów przez osoby upoważnione do jego wystawienia.

Sporządzając dokumenty należy pamiętać o ogólnych zasadach. Przepisy wymagają, aby stosowany był język polski, treść ma zawierać wszystkie wymagane elementy i ma być zapisana w sposób zrozumiały, przy czym można stosować ogólnie przyjęte skróty, np. oznaczenie „szt”, „zł”.