KPiR koszty wynagrodzeń

Rodzaje kosztów

Zapisów dotyczących kosztów podatkowych dokonuje się w kolumnach od 10 do 16 księgi. Wynagrodzenia w gotówce i w naturze zapisuje się w kolumnie 12. Dotyczy to wynagrodzeń wypłacanych na podstawie wszelkich tytułów, tzn. na podstawie umowy o pracę, umów cywilnoprawnych czy innych kontraktów. Zgodnie z treścią objaśnień do księgi wynagrodzenia w tej kolumnie wpisuje się w kwocie brutto. W przypadku, gdy wynagrodzenie wypłacane jest w naturze, jego wartość ustala się w zależności od przedmiotu świadczenia. Jeśli jest to np. towar lub usługa mieszcząca się w zakresie działalności gospodarczej pracodawcy, jej wartość należy ustalić wg cen stosowanych wobec klientów. W pozostałych przypadkach stosuje się ceny rynkowe.

Dokumenty dotyczące księgowania wynagrodzeń

Podstawowymi dowodami księgowymi, na podstawie których wpisuje się wynagrodzenia jest lista płac. Jeśli wynagrodzenie wypłacane jest w gotówce lub naturze może to być też inny dokument, na którym pracownik potwierdza otrzymanie wynagrodzenia.

Moment poniesienia kosztów

Wynagrodzenia i składki ZUS płacone przez pracodawcę to specyficzny rodzaj kosztów, dla których określono szczególny moment potrącalności dla celów podatkowych.

Zasadniczo, wynagrodzenia z umowy o pracę powinny być ujęte w księdze już w miesiącu, za który są należne, tj. przed datą wypłaty. Warunkiem jest jednak to, aby zostały wypłacone w terminie przewidzianym w umowie i nie później niż w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy. W praktyce więc, jeśli wynagrodzenie należne np. za kwiecień zostanie wypłacone do 10 maja, powinno być ujęte w rozliczeniu kwietnia. Jeśli zostanie wypłacone po tej dacie, może być ujęte w kosztach podatkowych dopiero pod datą zapłaty. Pamiętajmy także o zasadach wynikających z prawa pracy, jeśli 10 dzień mca przypada na dzień wolny od pracy, załóżmy niedzielę, a jest to dzień określony jako data wypłaty, wypłata powinna nastąpić w taki sposób, aby zapewnić pracownikowi otrzymanie pieniędzy przed tym dniem, czyli w praktyce najpóźniej w piątek. Tylko w takim przypadku wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę będą wypłacone w terminie, a ich koszt dla celów podatkowych powstanie w mcu, za który są należne (w omawianym przypadku w kwietniu).

Te same zasady dotyczą zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy, wynagrodzenia członków spółdzielni produkcyjnych oraz kwot finansowanych przez pracodawcę w ramach pracowniczych planów kapitałowych.

Pobierz fillup - przygotuj i wyślij JPK tak łatwo, jak e‑maila!
W JPKomacie fillup kompleksowo pomożemy Ci w całym procesie - od wystawienia faktury JPK w fillup, przez import do arkusza sprzedaży, weryfikację i wysyłkę online plików JPK do urzędu skarbowego. 
Pobierz program fillup na komputer i sprawdź 30 dni za darmo »

Ze zleceniem inaczej

Przepisy nie przewidują szczególnego momentu potrącenia dla wypłat i świadczeń dokonywanych na podstawie umowy zlecenia i o dzieło, czy też przychodów z tytułu osobiście wykonywanej działalności artystycznej. Tego typu koszty ujmowane są w dacie zapłaty lub postawienia do dyspozycji.

Uwaga na składki

Szczególną uwagę należy zwrócić na zasady dotyczące rozliczania kosztów składek na ubezpieczenie społeczne finansowane przez pracodawcę, Fundusz pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Tego typu wydatki stanowią koszty podatkowe w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem dochowania specyficznych terminów zapłaty, uzależnionych od terminu wypłaty wynagrodzenia uzgodnionego pomiędzy pracodawcą a pracownikami. Jeśli wynagrodzenia wypłacane są w miesiącu, za który są należne (czyli np. wynagrodzenia za kwiecień wypłacane 30 kwietnia), wskazane składki są kosztami podatkowymi w tym samym miesiącu pod warunkiem, że zostaną zapłacone w odpowiednich terminach przewidzianych w regulujących je przepisach (czyli w praktyce do 15 dnia kolejnego miesiąca). W przypadku wynagrodzeń wypłacanych w miesiącu następnym w stosunku do miesiąca, za który są należne, składki powinny być zapłacone najpóźniej 15 dnia tego miesiąca. Oznacza to więc, iż w przypadku wynagrodzeń za kwiecień wypłacanych 10 maja, składki powinny być zapłacone do 15 maja, czyli w praktyce o miesiąc wcześniej w stosunku do terminu ustawowego.

Jeśli pracodawca nie dochowa wskazanych terminów, powinien ująć koszty składek w dacie zapłaty.