Archiwizacja dokumentacji księgowej

Rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych to nie tylko prawidłowa dekretacja i wprowadzanie danych, ale również należyte przechowywanie dokumentacji księgowej. Dokumentacja księgowa jest niezbędnym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Nie tylko stanowi podstawę do rozliczeń podatkowych, ale także dowód w razie ewentualnych kontroli lub sporów. Zatem istotne jest, aby przechowywać ją w sposób prawidłowy i bezpieczny.

Pod pojęciem dokumentacji księgowej rozumiemy wszelkie dokumenty związane z prowadzeniem księgowości, takie jak:

• księgi podatkowe (księga rachunkowa lub księga przychodów i rozchodów),
• ewidencje podatkowe (np. ewidencja środków trwałych, ewidencja przychodów, ewidencja ryczałtu),
• rejestry VAT,
• dowody księgowe (np. faktury, paragony, rachunki, umowy, protokoły, noty księgowe),
• dokumenty inwentaryzacyjne (np. spis z natury, arkusz spisu z natury),
• sprawozdania finansowe (np. bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych),
• deklaracje podatkowe i ich potwierdzenia (np. deklaracje VAT, PIT, CIT, UPO).

Pliki JPK

Dokumenty te należy przechowywać w oryginale, chyba że przepisy dopuszczają ich przechowywanie w formie elektronicznej. Przy przechowywaniu dokumentacji księgowej należy zapewnić jej integralność, czytelność i dostępność, jak również możliwość odtworzenia w formie pisemnej.

Archiwizacja dokumentacji księgowej polega na ich uporządkowaniu, oznaczeniu i przeniesieniu do miejsca przeznaczonego do jej przechowywania. Dokumenty powinno się archiwizować systematycznie, uwzględniając przy tym ich rodzaj, okres sprawozdawczy i rok obrotowego. Należy również oznaczyć je w sposób, który pozwoli na ich łatwe zidentyfikowanie i odnalezienie.

Dokumenty księgowe powinno się przechowywać w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo i ochronę przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zagubieniem lub nieuprawnionym dostępem. Istotne jest, aby miejsce przechowywania zapewniało dokumentacji, aby nie została zabrudzona, zalana lub zniszczona w jakikolwiek inny sposób. Zatem ważne jest zabezpieczenie dokumentów przed takimi czynnikami zewnętrznymi, jak wilgoć, światło, kurz, temperatura, owady, gryzonie, ogień, zalanie wodą itp.

Dokumentacja powinna być również chroniona przed niedozwolonymi zmianami, rozpowszechnianiem wśród osób nieupoważnionych do tego, zniszczeniem lub uszkodzeniem.

Przy elektronicznym archiwizowaniu dokumentacji ochrona polega na zastosowaniu nośników danych, które są odporne na zagrożenia, jak również systematyczne tworzenie kopii danych. Powinniśmy również stosować odpowiednie oprogramowanie antywirusowe, które zapewnia ochronę treści na urządzeniu przeznaczonym do prowadzenia ksiąg rachunkowych i ich archiwizowania.

Jeśli powierzamy prowadzenie ksiąg rachunkowych innemu podmiotowi, poza siedzibą danej jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, należy dokonać stosownego zgłoszenia do urzędu skarbowego w terminie 15 dni od dnia rozpoczęcia prowadzenia ksiąg rachunkowych w danym miejscu, za pomocą umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jeśli miejsce przechowywania ulegnie zmianie, należy złożyć nowe zgłoszenie w tym samym terminie.

Zawiadomienie o prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, dokumenty księgowe należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin składania zeznania podatkowego. Przykładowo, dokumenty za rok 2023 należy przechowywać do końca 2028 roku.

Jednak niektóre dokumenty należy przechowywać dłużej, np.:

• dokumenty dotyczące środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych - do czasu zakończenia ich amortyzacji lub wycofania z użytkowania,
• dokumenty dotyczące nieruchomości - do czasu zbycia lub zniszczenia nieruchomości,
• dokumenty dotyczące pracowników - do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu stosunku pracy,
• dokumenty dotyczące umów emerytalnych i rentowych - do czasu zakończenia wypłaty świadczeń.

Warto również pamiętać, że organy skarbowe mogą wydłużyć okres przechowywania dokumentów, jeśli jest to uzasadnione przeprowadzaną kontrolą podatkową lub postępowaniem podatkowym. Dokumenty księgowe należy również zachować, kiedy został zawieszony lub przedłużony bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Nieprawidłowa archiwizacja lub przechowywanie dokumentów księgowych może skutkować negatywnymi konsekwencjami dla przedsiębiorcy, takimi jak:

• utrata dowodów transakcji i rozliczeń podatkowych,
• uniemożliwienie lub utrudnienie przeprowadzenia kontroli podatkowej lub innych kontroli,
• nałożenie grzywny lub kary pieniężnej za nieprzestrzeganie przepisów podatkowych lub rachunkowych,
• unieważnienie sprawozdań finansowych,
• odpowiedzialność cywilna lub karna za szkody wynikające z niedbalstwa.

Dlatego ważne jest, aby archiwizować dokumenty księgowe zgodnie z obowiązującymi zasadami i terminami, a także o to, aby chronić je przed utratą lub zniszczeniem. Dzięki takim działaniom, możemy zapewnić prawidłowe i bezpieczne prowadzenie księgowości i uniknąć niepotrzebnych problemów.