Numer NIP i NIP-UE (VAT-UE) na fakturze

Jednym z najistotniejszych elementów faktury jest numer NIP sprzedawcy i nabywcy. Informuje on o podmiotach uczestniczących w transakcji i pozwala ustalić, na czyją rzecz dokonano transakcji i kto ma prawo potraktować podatek VAT z tej transakcji jako naliczony. 

Elementem obligatoryjnym każdej faktury pozostaje:

  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi. 

Powoduje to, że dokument pozbawiony numeru nip którejś ze stron transakcji, traci status faktury i nie daje prawa odliczenia VAT. Tak samo jest w sytuacji, gdy podawany numer jest numerem wadliwym, błędnym, innego podatnika niż stroną transakcji.

Pobierz fillup - wystawiaj faktury i wysyłaj nowy JPK_V7M lub JPK_V7K!
W JPKomacie fillup pomożemy Ci w całym procesie - od wystawienia faktury JPK w fillup, przez automatyczny import do arkusza sprzedaży, weryfikację i wysyłkę online plików JPK_V7 do urzędu skarbowego. JPKomat pozwala także na wpisania faktur kosztowych oraz automatyczne tworzenie Książki Przychodów i Rozchodów na podstawie wpisów do ewidencji VAT i plików JPK. Przygotuj i wyślij nowe pliki JPK_V7M lub JPK_V7K . Program fillup daje także możliwość konwersji z starego pliku JPK_VAT na plik JPK_V7M lub JPK_V7K. 
Pobierz program fillup na komputer i wystawiaj faktury oraz JPK_V7 »

 

Posługiwać należy się numerem NIP aktualnym na dzień wystawienia faktury. Niedopuszczalnym jest wystawienie faktury przez podmiot nieistniejący, nie posiadający numeru NIP. Natomiast nabywca towaru lub usługi przy odliczeniu podatku kontrolować musi  aktualność numeru NIP na dzień powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy (a nie na dzień sporządzania JPK_V7 lub nie na okres dokonywania odliczenia VAT). Możliwe jest odliczenie podatku VAT w okresie, w którym sprzedawca został już zlikwidowany, a faktura dotyczy okresów poprzednich czynności.  

Kontrola numeru NIP powinna odbywać się na podstawie:

Jeżeli po stronie nabywcy występuje kilka podmiotów (np. współwłaściciele), wóczas nie ma obowiązku wystawiania dwóch faktur rozdzielających łączny zakup na części. Dokument musi natomiast zawierać numery NIP i dane wszystkich uczestników transakcji. Wystawić przy tym należy zawsze tyle egzemplarzy faktur, by każdy z podających swoje dane nabywców, otrzymał własny egzemplarz faktury 

Inna zasada dotyczy sprzedawców będących współwłaścicielami - każdy z nich wystawia własną fakturę podając po stronie wystawcy wyłącznie własne dane z własnym NIP i wpisując wyłącznie sprzedawany udział towaru czy usługi.  

Numeru NIP nie trzeba podawać w przypadku kontrahentów, którzy nie są podatnikami podatku od towarów i usług oraz podatku od wartości dodanej w innym kraju. Innymi słowy, w przypadku gdy nabywcą jest konsument, nie ma konieczności podawania na fakturze ani jego numeru NIP, ani PESEL.

Numer NIP na fakturze o wartości nie przekraczającej 450 zł brutto

Numer NIP nabywcy będącego podatnikiem powinien pojawić się także jako element paragonu wystawianego czy to do kwoty 450 zł brutto, czy też na kwotę wyższą. W tych przypadkach:

  • jeśli kwota brutto nie przekracza 450 zł podanie nip powoduje, że dokument staje się fakturą uproszczoną (pod warunkiem posiadania wszystkich innych danych koniecznych do tego, aby była to faktura),
  • jeśli kwota brutto przekracza 450 zł podanie nip powoduje, że nabywca może wystąpić o wystawienie faktury; dokument o tej wartości ale bez nip nabywcy nie stanowi podstawy do wystawienia faktury i nie może zostać na jego podstawie odliczony podatek VAT.

Korekta numeru NIP

Korekta numeru NIP możliwa jest wyłącznie w sytuacji, gdy wszystkie pozostałe dane podatnika się zgadzają. Nie można natomiast dokonywać korekty łącznie wszystkich danych strony uczestniczącej w transakcji (jest to działanie niedopuszczalne). W przypadku gdyby okazało się, że niewłaściwymi są wszystkie dane - konieczne jest przeprowadzenie storna transakcji - zwrot towaru przez stronę pierwotnie nabywającą towar i nabycie go przez właściwego kontrahenta (z prawidłowymi danymi). Niedopuszczalne jest również korygowanie faktury w ten sposób, że pierwotnie numer nip nie był podany, a następnie doszło do jego wstawienia w całości.

Numer NIP w części ewidencyjnej pliku JPK_V7 

Numer NIP kontrahenta podawać należy z rozbiciem na numer TIN (jeśli jest potrzebny) oraz właściwą część numeru NIP (cyfry). W polu numeru nip kontrahenta, w przypadku transakcji wewnętrznych, dokumentowania transakcji na rzecz konsumentów, wpisać należy BRAK. 

W przypadku transakcji dokumentowanych fakturą na rzecz kilku podmiotów jednocześnie, jeśli znany jest udział (współwłasność ułamkowa z oznaczeniem udziałów) w niej konkretnego nabywcy należy podać w osobnych wierszach części ewidencyjnej transakcję z oznaczeniem danego (pojedynczego kontrahenta) i jego danymi co do kwot przypadających na niego. W ten sam sposó postąpić należy z każdym z tych kontrahentów podając w danym wierszu ich indywidualny (pojedynczy) numer NIP i jednocześnie dla wszystkich - ten sam numer faktury.  Jeśli brak jest informacji co do udziałów (współwłasność ułamkowa bez oznaczenia, współwłasność łączna) sprzedawca dzieli transakcję w równy sposób na każdego z nabywców z faktury i rozdziela transakcję na tyle wierszy w JPK_V7, ilu jest nabywców.

W przypadku transakcji łącznej sprzedaży każdy ze sprzedawców wystawia fakturę na własny udział w transakcji, obowiązkowym jest wiedza o udziale i odpowiedniej kwocie, która staje się obrotem podmiotu wypełniającego JPK_V7. Dane pozostałych sprzedawców nie trafią zatem do JPK_V7 jednego z nich - tj. podmiotu rozliczającego się z podatku VAT.

Natomiast w zakresie otrzymanych faktur z podatkiem naliczonym, odliczenie VAT możliwe jest wyłącznie w stopniu odpowiadającym współwłasności nabywanego na podstawie faktury składnika majątku. Nie może wystąpić sytuacja, w której kilku nabywców dzieli się własnością inaczej, a odliczenia VAT dokonują na innej zasadzie. Podstawą będzie umowa o współwłasności. 

Transakcje wewnątrzwspólnotowe a NIP

W przypadku dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz przy świadczeniu tzw. eksportu usług na terytorium UE (tj usług świadczonych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, innych niż zwolnionych od podatku od wartości dodanej lub opodatkowanych stawką 0%, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca dla podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej) obowiązkowymi elementami faktury są nie tylko numer NIP, ale również numer NIP-UE, tj. podawać należy: 

  1. numer, za pomocą którego podatnik (świadczący) jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
  2. numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.

Bez podawania tych danych transakcji nie można kwalifikować do międzynarodowych - naliczona powinna być wówczas polska stawka podatku VAT, a w pliku JPK_V7 transakcja powinna zostać ujęta jako transakcja krajowa. 

Dodatkowo w przypadku zastosowania stawki 0% w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów, obowiązkiem takiej transakcji jest że: 

  • nabywca towarów jest (poniższe warunki są warunkami uznania transakcji za WDT):
    • podatnikiem podatku od wartości dodanej zidentyfikowanym na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;
    • osobą prawną niebędącą podatnikiem podatku od wartości dodanej, która jest zidentyfikowana na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;
    • jeżeli przedmiotem dostawy są wyroby akcyzowe, które, zgodnie z przepisami o podatku akcyzowym, są objęte procedurą zawieszenia poboru akcyzy lub procedurą przemieszczania wyrobów akcyzowych z zapłaconą akcyzą albo jeżeli przedmiotem dostawy są nowe środki transportu - warunków tych nie trzeba stosować,
  • podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, który nabywca podał podatnikowi (warunek uznania transakcji za opodatkowaną 0% VAT).

Numer TIN a numer NIP i NIP-UE

W części ewidencyjnej JPK_V7 obowiązkowym jest podawanie numeru TIN, o ile tylko został on użyty w ramach danej transakcji. Numer TIN (tax identifucation number) to kod kraju zagranicznych kontrahentów - podatników podatku od towarów i usług lub podatku od wartości dodanej. Podawany jest on wyłącznie w transakcjach wewnątrzwspólnotowych, w których przepisy wymagają takiego numeru na dokumentach nabycia lub sprzedaży, tzn. w przypadku:

  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz
  • w przypadku eksportu usług na terytorium UE.

 Nie ma obowiązku wskazywania w tym polu kodu jeśli nabywca nie jest zidentyfikowany dla celów transakcji (tzn. gdy nie jest to obowiązkowy element, pozwalający klasyfikować transakcję w ramach danego systemu rozliczeń), tzn. w przypadku:

  • WNT (wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów),
  • świadczenia usług, dla których podatnikiem jest nabywca (dla których miejscem opodatkowania podatkiem VAT jest Polska),
  • eksportu usług poza terytorium UE,
  • sprzedaży wysyłkowej z lub na terytorium kraju,
  • importu towarów,
  • eksportu towarów,
  • dostawy towarów do RP, dla których podatnikiem jest nabywca (dla której miejscem opodatkowania podatkiem VAT jest Polska).

W tych wszystkich czynnościach wykazujemy w JPK_V7 odpowiednią stawkę krajową (np. WNT, import, import usług, sprzedaż na terytorium kraju) lub właściwą dla danej czynności zagranicznej (eksport towarów, usług poza UE). We wszystkich tych przypadkach stosować należy natomiast numery identyfikacji podatkowej podatnika i (jeśli posiada je) nabywcy bez wskazywania numeru TIN.