Oznaczenia NrKSeF, OFF, BFK i DI w JPK_V7(3)

W strukturze JPK_V7(3) każda pozycja ewidencji ma albo numer KSeF, albo jedno z trzech oznaczeń wyjaśniających jego brak: OFF, BFK lub DI.

O wyborze oznaczenia rozstrzyga jedno pytanie: czy numer KSeF dla danego dokumentu kiedykolwiek powstanie.

Oznaczenia opisane niżej dotyczą wyłącznie części ewidencyjnej. Zakres samej struktury i obowiązek jej złożenia opisuje strona JPK_V7 – co to jest i kto go składa, a przegląd wszystkich zmian w raportowaniu od 2026 r. - strona zasady raportowania JPK od 2026 r.

Struktury JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3) obowiązują za okresy rozliczeniowe od 1 lutego 2026 r. Podstawą jest rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1800), wydane w związku z ustawą z dnia 5 sierpnia 2025 r. (Dz. U. poz. 1203). Zasady stosowania oznaczeń opisuje broszura informacyjna Ministerstwa Finansów „JPK_VAT z deklaracją” w wersji obowiązującej od 1 lutego 2026 r.

🎯 e‑Faktury KSeF - przygotuj się na KSeF już teraz

firmly

Dla przedsiębiorców, którzy chcą:

✅ Samodzielnie księgować
✅ Oszczędzić czas i pieniądze
✅ Mieć dostęp z telefonu i komputera
✅ Fakturować za darmo z KSeF

Wystaw darmową fakturę

fillup

Dla księgowych, którzy potrzebują:

✅ 7 000+ formularzy w tym KSeF
✅ e-Deklaracji, JPK, e-ZUS
✅ Obsługi wielu firm
✅ Narzędzia do formalności

Wystaw darmową fakturę

fillup | k24

Dla biur rachunkowych, które chcą:

✅ System do współpracy z klientami
✅ Dać klientom darmowe faktury
✅ Obsługi KSeF bez instalacji
✅ Rozliczać KPiR lub Ryczałt

Zaproś pierwszego klienta

Wybierz program KSeF dopasowany do Twoich potrzeb - porównanie

Oznaczenie wybiera się według jednego kryterium: czy numer KSeF dla danego dokumentu już istnieje, powstanie później, czy nie powstanie nigdy.

Poniższa sekwencja prowadzi do właściwego oznaczenia w czterech krokach.

1. Czy faktura ma nadany numer KSeF na dzień złożenia JPK_VAT? Jeżeli tak, w ewidencji wpisuje się ten numer. Dotyczy to każdego trybu wystawienia - również offline24, awarii i niedostępności systemu.
2. Czy numer KSeF kiedykolwiek powstanie? Jeżeli nie, stosuje się oznaczenie BFK.
3. Czy brak numeru wynika z awarii KSeF ogłoszonej w Biuletynie Informacji Publicznej? Jeżeli tak, stosuje się oznaczenie OFF.
4. W pozostałych przypadkach - tryb offline24, niedostępność systemu oraz dowody inne niż faktury - stosuje się oznaczenie DI.

Poniższa tabela zestawia wszystkie cztery oznaczenia wraz z podstawą prawną, terminem przesłania faktury do KSeF oraz skutkiem po nadaniu numeru.

Pole NrKSeF wypełnia się, gdy na dzień złożenia JPK_VAT faktura ma nadany numer identyfikujący ją w Krajowym Systemie e-Faktur.

Ministerstwo Finansów wskazuje, że podanie numeru KSeF dotyczy wszystkich trybów wystawiania faktur - offline24, awarii oraz niedostępności systemu - jeżeli w chwili złożenia JPK_VAT z deklaracją faktura została już przesłana do KSeF i numer został nadany.

Tryb wystawienia nie ma zatem znaczenia dla wyboru oznaczenia. Znaczenie ma wyłącznie stan na dzień złożenia ewidencji.

Jeżeli faktura ma numer KSeF, nie stosuje się do niej żadnego z pozostałych trzech oznaczeń.

Budowę i zasady nadawania samego numeru opisuje strona numer faktury w KSeF

Oznaczenie OFF dotyczy faktury wystawionej w trybie awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT, jeżeli na dzień złożenia ewidencji nie ma ona jeszcze nadanego numeru KSeF.

Awarię ogłasza Ministerstwo Finansów w Biuletynie Informacji Publicznej. Bez takiego komunikatu tryb awaryjny nie ma zastosowania, a faktura wystawiona poza systemem podlega zasadom trybu offline24.

Fakturę wystawioną w trybie awarii przesyła się do KSeF w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.

Po uzyskaniu numeru KSeF podatnik nie ma obowiązku korygowania ewidencji JPK_VAT. Wskazuje na to wprost broszura informacyjna Ministerstwa Finansów obowiązująca od 1 lutego 2026 r.

Oznaczenie OFF nie ma zastosowania do faktur wystawionych poza KSeF z przyczyn innych niż ogłoszona awaria. Nie jest to oznaczenie uniwersalne dla wszystkich dokumentów bez numeru.

Oznaczenie BFK dotyczy faktury elektronicznej oraz faktury w postaci papierowej wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, w tym faktury wystawionej w trakcie awarii całkowitej KSeF.

Ministerstwo Finansów wymienia dwa typowe przypadki: fakturę wystawioną na rzecz konsumenta oraz fakturę wystawioną przed objęciem podatnika obowiązkiem fakturowania za pośrednictwem KSeF.

Awarię całkowitą reguluje art. 106ng ustawy o VAT. Ministerstwo Finansów wskazuje ten przypadek wprost jako objęty oznaczeniem BFK.

Przy awarii całkowitej faktury nie przesyła się do KSeF w ogóle. Numer KSeF dla takiego dokumentu nigdy nie powstanie, dlatego jego brak jest stanem docelowym - tak samo jak przy fakturze konsumenckiej.

To odróżnia awarię całkowitą od awarii zwykłej z art. 106nf ust. 1, przy której faktura trafia do KSeF po zakończeniu awarii i stosuje się oznaczenie OFF. Dwa podobnie brzmiące stany prowadzą zatem do dwóch różnych oznaczeń.

Zakres podmiotów objętych obowiązkiem fakturowania w KSeF opisuje strona KSeF – dla kogo obowiązek

Oznaczenie DI dotyczy dowodu innego niż faktura, a także faktury wystawionej w trybie offline24 albo w okresie niedostępności systemu, jeżeli na dzień złożenia ewidencji nie ma ona numeru KSeF.

DI obejmuje dokumenty nieobjęte oznaczeniami OFF i BFK. Należą do nich dokumenty wewnętrzne (WEW), zbiorcze dowody sprzedaży w postaci raportów okresowych z kas rejestrujących (RO) oraz dokumenty celne i inne dowody importowe.

Tryb offline24 reguluje art. 106nda ustawy o VAT, a niedostępność systemu - art. 106nh ust. 1. Oba przypadki prowadzą do tego samego oznaczenia, ponieważ w obu numer KSeF powstaje dopiero po przesłaniu faktury.

Fakturę z trybu offline24 przesyła się do KSeF niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu. Fakturę wystawioną w okresie niedostępności systemu - najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu tej niedostępności.

Oznaczenia DI i typu dokumentu mogą wystąpić jednocześnie. Raport okresowy z kasy rejestrującej otrzymuje w ewidencji zarówno oznaczenie DI, jak i typ dokumentu RO.

Obowiązek korekty powstaje w jednym przypadku: gdy faktura wystawiona w trybie offline24 albo w okresie niedostępności systemu, ujęta w ewidencji z oznaczeniem DI, uzyska numer KSeF już po złożeniu JPK_VAT.

W pozostałych przypadkach korekta nie jest wymagana. Ministerstwo Finansów wskazało w raporcie z konsultacji publicznych, że rozporządzenie nie zakłada wymogu korygowania ewidencji sprzedaży i zakupu o uzupełnienie numeru KSeF faktur, którym na dzień przesłania ewidencji numer nie został nadany.

Przy oznaczeniu OFF numer KSeF powstanie później, a mimo to korekta nie jest wymagana. Przy oznaczeniu DI numer powstaje szybciej, a korekta jest wymagana.

Krótszy termin przesłania faktury przy oznaczeniu DI sprawia, że przypadki wymagające korekty są rzadkie. Zbieg terminu złożenia JPK_VAT do 25. dnia miesiąca z brakiem numeru KSeF dla faktury wystawionej w trybie offline24 zdarza się sporadycznie.

Korekta polega na zastąpieniu oznaczenia DI nadanym numerem KSeF. Zasady przygotowania korekty pliku opisuje strona korekta pliku JPK

Ten sam tryb wystawienia faktury prowadzi do różnych oznaczeń w zależności od stanu na dzień złożenia ewidencji.

Poniższe przykłady obejmują pięć najczęstszych sytuacji:

• Mikrofirma wystawia fakturę w trybie offline24 dnia 28 lutego i przesyła ją do KSeF 2 marca. JPK_V7M za luty składa 25 marca. Numer KSeF już istnieje, więc w ewidencji wpisuje NrKSeF, a nie DI.
• Ministerstwo Finansów ogłasza w BIP awarię KSeF w dniach 25–30 marca. Faktura wystawiona 29 marca trafia do KSeF w terminie 7 dni roboczych od zakończenia awarii, ale już po złożeniu JPK za marzec. W ewidencji za marzec: OFF. Po nadaniu numeru korekta nie jest wymagana.
• Sklep wystawia fakturę na rzecz konsumenta w kwietniu. Dokument nie trafia do KSeF w ogóle. W ewidencji: BFK, bez terminu i bez korekty.
• Biuro rachunkowe ujmuje raport okresowy z kasy rejestrującej klienta za marzec. Dokument nie jest fakturą i nie trafia do KSeF. W ewidencji: DI oraz typ dokumentu RO, bez korekty.
• Klient biura wystawia fakturę w trybie offline24 dnia 31 marca i przesyła ją 1 kwietnia, ale numer zostaje nadany po złożeniu JPK za marzec. W ewidencji za marzec: DI. Po nadaniu numeru biuro koryguje oznaczenie na NrKSeF.

Pierwszy plik w strukturze JPK_V7M(3) obejmuje luty 2026 r. i jest składany do 25 marca 2026 r.

Poniższa tabela zestawia terminy przejścia ze struktury (2) na strukturę (3).

Zasady rozliczenia miesięcznego opisuje strona JPK_V7M – deklaracja miesięczna, a kwartalnego - strona JPK_V7K – deklaracja kwartalna

Zmiana wariantu formularza na wartość „3” pociąga za sobą aktualizację kodu systemowego, dodanie typu danych dla numeru KSeF oraz rozszerzenie limitu długości pól znakowych.

Struktury JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3) zachowują format XML. Nowa wersja wprowadza typ danych TNumerKSeF, przeznaczony na identyfikator faktury ustrukturyzowanej, oraz rozszerza definicję typu TZnakowy, co pozwala ująć nazwy kontrahentów o długości do 512 znaków.

Zmiany objęły również węzeł Deklaracja. Atrybut kodSystemowy dla elementu KodFormularzaDekl przyjmuje wartość „VAT-7 (23)” dla rozliczeń miesięcznych oraz „VAT-7K (17)” dla kwartalnych. Błąd w atrybutach nagłówka skutkuje odrzuceniem dokumentu ze statusem 401, czyli nieprawidłowym formatem dokumentu, co może prowadzić do uchybienia terminowi.

Znaczenie poszczególnych statusów wyjaśnia strona UPO i statusy wysyłanych plików JPK

Poprawne wypełnienie sekcji identyfikacyjnych warunkuje przyjęcie pliku przez bramkę JPK.

Sekcja Nagłówek

Nagłówek zawiera informacje o celu złożenia, okresie oraz urzędzie skarbowym. Zmiany w wariancie 3 objęły cztery pola:

• KodFormularza - dla rozliczeń miesięcznych atrybuty kodSystemowy="JPK_V7M (3)" oraz wersjaSchemy="1-0E"; dla kwartalnych kodSystemowy="JPK_V7K (3)".
• WariantFormularza - stała wartość „3”.
• Rok i Miesiąc - oznaczenie okresu rozliczeniowego. W wersji 3 najwcześniejszy dopuszczalny okres to luty 2026 r.
• KodFormularzaDekl i WariantFormularzaDekl - wypełniane tylko wtedy, gdy plik zawiera część deklaracyjną. Dla JPK_V7M(3) są to „VAT-7” i „23”, dla JPK_V7K(3) - „VAT-7K” i „17”.

Sekcja Podmiot1

W sekcji Podmiot1 podaje się dane zgodne z rejestracją podatkową. Pole PelnaNazwa wypełniają osoby prawne i jednostki organizacyjne, a pola ImiePierwsze i Nazwisko - osoby fizyczne. W wariancie 3 pole nazwy zostało rozszerzone do 512 znaków.

Każdy wiersz ewidencji sprzedaży zawiera numer dowodu, datę wystawienia, dane nabywcy oraz kody klasyfikacyjne, a od struktury (3) także numer KSeF albo jedno z oznaczeń węzła KSeF.

Pole NrKSeF nie zastępuje numeru własnego faktury. Oba pola wypełnia się równolegle.

W ewidencji zakupów istotne jest przypisanie numeru KSeF faktury otrzymanej od dostawcy. Ministerstwo Finansów wskazuje, że oprogramowanie może zasilać ewidencję automatycznie fakturami odebranymi w KSeF wraz z nadanym numerem, co eliminuje ręczne przenoszenie danych.

Oznaczenia grup towarów i usług opisuje strona kody GTU w JPK_V7, a oznaczenia sposobu rozliczenia transakcji - strona oznaczenia procedur podatkowych

Jak oznacza się faktury do paragonu (FP) w 2026 r.?

W okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r. oznaczenie FP obejmuje fakturę, o której mowa w art. 106h ust. 1 ustawy o VAT, oraz fakturę elektroniczną i fakturę w postaci papierowej wystawione przy użyciu kas rejestrujących.

Faktury oznaczone FP ujmuje się w ewidencji w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione, niezależnie od tego, w jakim okresie sprzedaż trafiła do raportu fiskalnego. Zasada ta pozwala uniknąć korekt JPK_VAT za okresy wcześniejsze.

Faktury oznaczone FP nie zwiększają wartości sprzedaży ani podatku należnego za okres, w którym zostały ujęte. W sumach kontrolnych ewidencji w zakresie podatku należnego nie uwzględnia się podstawy opodatkowania ani podatku z faktur oznaczonych FP.

Zasady ujmowania sprzedaży zaewidencjonowanej kasą rejestrującą opisuje strona faktury do paragonu w JPK_V7

Jakie są zasady składania korekt?

Podatnik ma 14 dni na przesłanie korekty od dnia stwierdzenia błędu w złożonym pliku.

Korekta polega na ponownym przesłaniu całego pliku - ewidencji i deklaracji albo samej ewidencji - z celem złożenia oznaczonym wartością „2”. Przy korekcie samej części ewidencyjnej, na przykład przy uzupełnieniu numeru KSeF bez zmiany kwot, nie wypełnia się pól części deklaracyjnej. Zapobiega to dublowaniu danych w systemach urzędu.

Jakie sankcje grożą za błędy w JPK_V7(3)?

Naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę pieniężną w wysokości 500 zł za każdy błąd wskazany w wezwaniu, na podstawie art. 109 ust. 3h ustawy o VAT.

Kara może zostać nałożona, jeżeli organ wezwie podatnika do usunięcia błędów, na przykład błędnego numeru NIP, braku kodu GTU albo braku numeru KSeF, a podatnik w terminie 14 dni nie prześle korekty ani nie złoży wyjaśnień wykazujących, że dane są poprawne.

Ministerstwo Finansów podkreśla, że kary za błędnie wypełnione pliki nie mają charakteru automatycznego i mogą zostać nałożone dopiero wtedy, gdy podatnik nie skoryguje ich po uprzednim wezwaniu.

Warunki złożenia zawiadomienia o popełnieniu czynu zabronionego opisuje strona czynny żal przy JPK_V7

Struktura JPK_V7(3) zawiera dwa dedykowane pola dla systemu kaucyjnego: K_360 w części ewidencyjnej oraz P_360 w części deklaracyjnej.

W polu K_360 podatnik wykazuje zsumowaną wartość podatku należnego od opakowań niezwróconych. Jako numer dowodu wpisuje się „SYSTEM KAUCYJNY”, jako dane kontrahenta - dane podmiotu reprezentującego, czyli operatora systemu, a typ dokumentu oznacza się jako WEW.

Suma podatku z pola K_360 trafia do pola P_360 w części deklaracyjnej. Kwota wykazana w P_360 pomniejsza wartość zobowiązania podatkowego w polu P_38, ponieważ obowiązek wpłaty tego podatku spoczywa na podmiocie reprezentującym, a nie na wprowadzającym produkty.

Rozliczenie kaucji odbywa się w cyklu rocznym, w deklaracji za pierwszy miesiąc roku następnego. Wyjątkiem jest rozliczenie za rok 2025, które podatnicy rozliczający VAT miesięcznie wykazują w pliku za luty 2026 r.

Przejście na strukturę (3) wymaga aktualizacji oprogramowania finansowo-księgowego oraz przygotowania procedur na wypadek braku numeru KSeF przy zamykaniu miesiąca.

Oprogramowanie powinno spełniać trzy warunki:

• automatycznie pobierać numer KSeF do rejestrów sprzedaży i zakupów,
• obsługiwać limit 512 znaków w polach znakowych oraz generować atrybuty nagłówka właściwe dla wariantu 3,
• rozpoznawać sytuacje, w których zamiast numeru KSeF należy wstawić oznaczenie OFF, BFK albo DI.

Po stronie organizacyjnej potrzebne są procedury na wypadek awarii oraz rejestr faktur wystawionych w trybie offline24, pozwalający zweryfikować przed kolejną wysyłką, którym dokumentom nadano już numer KSeF.

e-faktury fillup – KSeF kolejna formalność, to samo narzędzie w cenie abonamentu
Wystawiaj i wysyłaj e-faktury KSeF dla wszystkich swoich klientów w filup. KSeF to kolejny obowiązek – jak JPK czy e-deklaracja. Tam, gdzie wystawiasz wszystkie inne formularze swoich klientów.
Rozliczaj wiele NIP-ów wysyłaj i pobieraj z KSeF - weryfikuj i archiwizuj dokumenty dla każdego klienta bez przełączania się między systemami. Generuj pliki JPK_VAT i wysyłaj je przez JPKomat - od importu po weryfikację i wysyłkę JPK_V7M i JPK_V7K. Jedno miejsce, wszystkie NIP-y, jeden abonament.
Wystawiaj faktury KSeF online w fillup

W strukturze JPK_V7(3) każda pozycja ewidencji zawiera numer KSeF albo jedno z trzech oznaczeń wyjaśniających jego brak. O wyborze rozstrzyga to, czy numer kiedykolwiek powstanie: OFF przy awarii ogłoszonej w BIP, DI przy trybie offline24, niedostępności systemu i dowodach innych niż faktury, BFK wtedy, gdy numer nie powstanie nigdy.